Sous l'autorité du Directeur des Services Techniques et de son adjoint, vous gérez l'accueil téléphonique et physique, ainsi que le secrétariat du service.

Missions principales :
 Gestion du standard et du public: réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, premiers renseignements
 Gestion documentaire :
o Enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier
o Classement des documents (devis, factures, courriers, etc.), transmission aux services concernés (comptabilité, secrétariat général, DRH, etc) et archivage des dossiers (plan de classement, versement des dossiers au archives)
 Gestion et suivi des demandes d’interventions e-atal : enregistrement, édition, transmission aux services, saisie heures
 Gestion administrative et suivi des manifestations en lien avec l’espace associatif
 Saisie des heures de site

Missions secondaires :
 Saisie et mise en forme de documents (courriers, tableaux, comptes-rendus, rapports, suivi d’autorisations, …)
 Elaboration de fichiers-types, procédures
 Transmission mensuelle à la direction d’un état des lieux des demandes en attente, suivi des heures mensuelles d’étude sur les différents projets
 Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes de bureau (petites fournitures, agendas, encre, papier, etc.), réapprovisionnement
 Suivi des demandes d’absence, relance auprès des techniciens et des chefs d’équipe
 Edition des plannings mensuels prévisionnels des congés
 Saisie des fiches d’heures mensuelles du personnel (excel et Atal)
 Accueil des agents et formation (informatique, administrative, etc)

Relations fonctionnelles :
 Echanges quotidiens avec la direction des services techniques et les agents
 Echanges réguliers avec les fournisseurs et la Trésorerie et les administrés

Spécificités nécessaires à l'exercice de la fonction :
 Autonomie et capacité à organiser son travail dans le temps imparti.
 Discrétion.
 Remontée rigoureuse d’informations auprès de la hiérarchie et positionnement.
 Compétences rédactionnelles
 Diplomatie

Formation :
Bac à Bac +2
Expérience souhaitée

Compétences requises :
 Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
 Maîtrise des règles de classement
 Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
 Savoir travailler en équipe
 Savoir s’organiser et gérer les priorités
 Savoir comprendre une demande téléphonique, filtrer et orienter les correspondants
 Adaptabilité, amabilité et discrétion