ASSISTANTE DE DIRECTION / GESTIONNAIRE DES ASSEMBLEES
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O030240927001084
Publiée le 01/10/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Parc d'Activité de l'Arnède - B.P. 52027, Sommières (Gard)
Poste à pourvoir le
20/11/2024
Date limite de candidature
01/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Attaché
Attaché principal
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Attaché
Attaché principal
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Rémunération indicative
Statutaire (à partir de 2 200 € brut/mois selon profil et expérience) + CNAS + participation mutuelle labellisée
Descriptif de l'emploi
La Communauté de Communes du Pays de Sommières recrute, pour son Siège Administratif, un.e Assistant (e) de Direction / Gestionnaire des assemblées.
Rattaché.e à la Directrice Générale des Services, l’assistant.e de Direction apporte un appui administratif quotidien à l’équipe de Direction et assure la coordination administrative des services. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le Président et la Direction Générale (DGS/DGA/Directeur de Cabinet). En charge de la gestion des assemblées, il/elle pilote le processus de délibération et garantit le bon fonctionnement des instances.
Rattaché.e à la Directrice Générale des Services, l’assistant.e de Direction apporte un appui administratif quotidien à l’équipe de Direction et assure la coordination administrative des services. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le Président et la Direction Générale (DGS/DGA/Directeur de Cabinet). En charge de la gestion des assemblées, il/elle pilote le processus de délibération et garantit le bon fonctionnement des instances.
Missions / conditions d'exercice
Assistance de direction :
- Assiste les élus et la Direction sur le plan administratif
- Assure l’accueil téléphonique et physique des rendez-vous du Président, des élus et de la Direction
- Enregistre, suit et répond aux mails et courriers adressés à la Collectivité, à la Direction et au président et assure le suivi des réponses
- Assure le circuit des parapheurs
- Prépare, suit et diffuse les convocations et plannings des instances communautaires (Bureaux, Conseils, Commissions thématiques, CODIR, réunions de services…)
- Prépare le calendrier des instances et organise les réunions (réservation de salles, support de réunion …)
- Effectue un travail de recherche et d’information afin de constituer les fonds de dossiers
- Assure une veille juridique
Gestion des assemblées :
- Programme les instances et pilote le rétroplanning des services
- Assiste et accompagne les services dans l’élaboration des dossiers et la préparation des délibérations : collecte, corrections, formalisation, …)
- Assure la complétude des dossiers et le contrôle de cohérence
- Sécurise la rédaction de l’ensemble des actes de la collectivité (arrêtés, décisions, délibérations…), transmet les actes au contrôle de légalité et en assure le suivi (recueil…)
- Assure la tenue des registres des délibérations
MISSIONS PONCTUELLES :
- Assure le suivi des commandes de fournitures administratives des élus et de la Direction, prépare les bons de commandes
- Dans le cadre des élections communautaires, assure le pilotage, la bonne exécution de l’élection et la mise en œuvre de l’élection
- Assure l’organisation des cérémonies de départs à la retraite, de la cérémonie des vœux et des autres évènements de la collectivité, en relation avec les équipes en charge du protocole
PARTICULARITÉS DU POSTE :
- Interface avec les élus communautaires, la DGS, la DGA, le DIRCAB et les COMMUNES
- Interface avec l’ensemble des services, le public, les EPCI, la Préfecture et les Partenaires institutionnels et associatifs
- Horaires en soirée à raison d’une à deux fois par mois, dans le cadre de la participation aux instances communautaires
- Assiste les élus et la Direction sur le plan administratif
- Assure l’accueil téléphonique et physique des rendez-vous du Président, des élus et de la Direction
- Enregistre, suit et répond aux mails et courriers adressés à la Collectivité, à la Direction et au président et assure le suivi des réponses
- Assure le circuit des parapheurs
- Prépare, suit et diffuse les convocations et plannings des instances communautaires (Bureaux, Conseils, Commissions thématiques, CODIR, réunions de services…)
- Prépare le calendrier des instances et organise les réunions (réservation de salles, support de réunion …)
- Effectue un travail de recherche et d’information afin de constituer les fonds de dossiers
- Assure une veille juridique
Gestion des assemblées :
- Programme les instances et pilote le rétroplanning des services
- Assiste et accompagne les services dans l’élaboration des dossiers et la préparation des délibérations : collecte, corrections, formalisation, …)
- Assure la complétude des dossiers et le contrôle de cohérence
- Sécurise la rédaction de l’ensemble des actes de la collectivité (arrêtés, décisions, délibérations…), transmet les actes au contrôle de légalité et en assure le suivi (recueil…)
- Assure la tenue des registres des délibérations
MISSIONS PONCTUELLES :
- Assure le suivi des commandes de fournitures administratives des élus et de la Direction, prépare les bons de commandes
- Dans le cadre des élections communautaires, assure le pilotage, la bonne exécution de l’élection et la mise en œuvre de l’élection
- Assure l’organisation des cérémonies de départs à la retraite, de la cérémonie des vœux et des autres évènements de la collectivité, en relation avec les équipes en charge du protocole
PARTICULARITÉS DU POSTE :
- Interface avec les élus communautaires, la DGS, la DGA, le DIRCAB et les COMMUNES
- Interface avec l’ensemble des services, le public, les EPCI, la Préfecture et les Partenaires institutionnels et associatifs
- Horaires en soirée à raison d’une à deux fois par mois, dans le cadre de la participation aux instances communautaires
Profils recherchés
Bonne connaissance de l’environnement territorial
Connaissances juridiques
Maîtrise des outils informatiques et bureautique
Aisance rédactionnelle
Discrétion professionnelle
Méthode et rigueur dans l’application des procédures et des délais
Sens de l’organisation
Techniques de classement, d’archivage et de recherche documentaire
Techniques de recherche documentaire
Autres techniques de secrétariat (prises de notes, publipostage, …)
Techniques d’accueil et d’écoute
Maîtrise des règles de la communication orale, téléphonique et écrite
Maîtrise des règles en matière de transmission d’information aux usagers
Connaissances juridiques
Maîtrise des outils informatiques et bureautique
Aisance rédactionnelle
Discrétion professionnelle
Méthode et rigueur dans l’application des procédures et des délais
Sens de l’organisation
Techniques de classement, d’archivage et de recherche documentaire
Techniques de recherche documentaire
Autres techniques de secrétariat (prises de notes, publipostage, …)
Techniques d’accueil et d’écoute
Maîtrise des règles de la communication orale, téléphonique et écrite
Maîtrise des règles en matière de transmission d’information aux usagers
Contact et modalités de candidature
Contact
0466777039
Informations complémentaires
DOSSIER DE CANDIDATURE A ADRESSER AU PLUS TARD LE 2024 :
• Lettre de motivation + CV
• Diplôme le plus élevé
Pour les fonctionnaires :
• Dernier arrêté de situation administrative ou attestation d’inscription sur liste d’aptitude
• Dernière Compte Rendu d'Entretien Professionnel
• Lettre de motivation + CV
• Diplôme le plus élevé
Pour les fonctionnaires :
• Dernier arrêté de situation administrative ou attestation d’inscription sur liste d’aptitude
• Dernière Compte Rendu d'Entretien Professionnel
Adresse de l'employeur
COMMUNAUTE DE COMMUNES DU PAYS DE SOMMIERES
>Parc d'Activité de l'Arnède - B.P. 52027
30252 SOMMIERES
>Parc d'Activité de l'Arnède - B.P. 52027
30252 SOMMIERES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.