Administratif - Secrétaire général de mairie/ Promotion interne
Offre n° O02A250101391659
Publiée le 13/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie, Sampolo (Corse du Sud)
Poste à pourvoir le
17/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé lors d'une promotion interne
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps non complet,
14h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
SERVICE Secrétariat
LIEN HIERARCHIQUE Le maire
RELATIONS FONCTIONNELLES
- Relations avec l'ensemble des services
- Relations avec le comptable public
- Relations permanentes avec le public
- Coopération avec d'autres collectivités (intercommunalité), le CDG, le CNFPT, L'Association des Maires, la Préfecture
- Relations avec les institutions ou entreprises privées et les
associations
CONDITIONS STATUTAIRES : (cadre d'emplois, temps de travail)
- Cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux
- Temps de travail hebdomadaire : temps non complet : 14/35
LIEN HIERARCHIQUE Le maire
RELATIONS FONCTIONNELLES
- Relations avec l'ensemble des services
- Relations avec le comptable public
- Relations permanentes avec le public
- Coopération avec d'autres collectivités (intercommunalité), le CDG, le CNFPT, L'Association des Maires, la Préfecture
- Relations avec les institutions ou entreprises privées et les
associations
CONDITIONS STATUTAIRES : (cadre d'emplois, temps de travail)
- Cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux
- Temps de travail hebdomadaire : temps non complet : 14/35
Missions / conditions d'exercice
MISSION DU POSTE :
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Accueil et renseignement de la population
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Suivi des projets et activités de la direction
- Elaboration des actes administratifs
- Préparation des actes budgétaires et comptable
- Gestion et affichage d'informations
- Gestion du personnel
- Secrétariat du conseil municipal
ACTIVITES PRINCIPALES :
Accueil téléphonique et physique du public :
- accueillir le public avec amabilité
-prendre des messages
-s'exprimer clairement et reformuler les demandes
-favoriser l'expression de la demande
- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
-traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
-mettre en relation les correspondants
-gérer les situations de stress et réguler les tensions
-réagir avec pertinence aux situations d'urgence
-Conserver neutralité et objectivité face aux situations
-s'adapter au public de cultures différentes
-adapter son intervention aux différents publics
-gérer des tableaux de bord de fréquentation
-faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurités liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.
Accueil et renseignement de la population :
- identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- gérer un planning de réservation (salles...°
- orienter vers les services et personnes compétents
- renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- aider à rédiger des documents administratifs
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Rédaction de courriers, de tableaux de bord
- Elaboration de rapport d'activités
- Préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire et les actes d'état-civil,
Suivi des projets et activités de la direction
- Réalisation de tableaux de bord,
- Rédaction de rapports
- Etablissement de statistiques
Gestion du personnel :
- Veiller à la tenue et à la mise à jour du dossier individuel de l'agent
- Assurer le suivi de carrière des agents
- Rédiger les arrêtés et les contrats
- Etablir la paie (calcul, la liquidation, échéancier de la paie, états de fin d'année...)
- Préparer les demandes de saisine de la CAP et du CT
- Assurer la gestion administrative du temps de travail (planning, congés annuels, gestion des absences, Compte-épargne temps...)
- Gérer les demandes d'aide sociale (CNAS ,....)
- Etablir des dossiers retraite
- Assurer le suivi des formations et des habilitations (élaboration du plan de formation)
- Conseiller et renseigner les agents sur la carrière
- Diffuser les informations auprès des agents
Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables :
- Réaliser des prévisions budgétaires (masse salariale, formations,
coût lié au personnel, montant des investissements...)
- Préparer et suivre l'exécution du budget
- Préparer et suivre les dossiers de subventions
- Rédiger et suivre les marchés publics
Gestion et affichage des informations :
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage
ou au sein des services
- Présenter des documents d'information et de communication
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Secrétariat du Conseil municipal :
- Etablir et adresser les convocations,
- Rédiger les délibérations, le compte-rendu et le procès-verbal,
Traitement de dossiers et saisie informatique
Archivage de documents
ACTIVITES ANNEXES :
- Gestion des régies
- Rédaction des baux locatifs
- Recensement de la population
- Revue de presse
- Collecte des données pour le bilan social
MODALITES D'EXERCICE : (Conditions de travail particulières)
Travail de bureau
Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public
Pics d'activités liés aux périodes électorales, de recensement, rentrées scolaires, aux projets de la collectivité
Technologies de l'information et de la communication, outils de bureautique, progiciel de gestion.
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Accueil et renseignement de la population
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Suivi des projets et activités de la direction
- Elaboration des actes administratifs
- Préparation des actes budgétaires et comptable
- Gestion et affichage d'informations
- Gestion du personnel
- Secrétariat du conseil municipal
ACTIVITES PRINCIPALES :
Accueil téléphonique et physique du public :
- accueillir le public avec amabilité
-prendre des messages
-s'exprimer clairement et reformuler les demandes
-favoriser l'expression de la demande
- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
-traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
-mettre en relation les correspondants
-gérer les situations de stress et réguler les tensions
-réagir avec pertinence aux situations d'urgence
-Conserver neutralité et objectivité face aux situations
-s'adapter au public de cultures différentes
-adapter son intervention aux différents publics
-gérer des tableaux de bord de fréquentation
-faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurités liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.
Accueil et renseignement de la population :
- identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- gérer un planning de réservation (salles...°
- orienter vers les services et personnes compétents
- renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- aider à rédiger des documents administratifs
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Rédaction de courriers, de tableaux de bord
- Elaboration de rapport d'activités
- Préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire et les actes d'état-civil,
Suivi des projets et activités de la direction
- Réalisation de tableaux de bord,
- Rédaction de rapports
- Etablissement de statistiques
Gestion du personnel :
- Veiller à la tenue et à la mise à jour du dossier individuel de l'agent
- Assurer le suivi de carrière des agents
- Rédiger les arrêtés et les contrats
- Etablir la paie (calcul, la liquidation, échéancier de la paie, états de fin d'année...)
- Préparer les demandes de saisine de la CAP et du CT
- Assurer la gestion administrative du temps de travail (planning, congés annuels, gestion des absences, Compte-épargne temps...)
- Gérer les demandes d'aide sociale (CNAS ,....)
- Etablir des dossiers retraite
- Assurer le suivi des formations et des habilitations (élaboration du plan de formation)
- Conseiller et renseigner les agents sur la carrière
- Diffuser les informations auprès des agents
Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables :
- Réaliser des prévisions budgétaires (masse salariale, formations,
coût lié au personnel, montant des investissements...)
- Préparer et suivre l'exécution du budget
- Préparer et suivre les dossiers de subventions
- Rédiger et suivre les marchés publics
Gestion et affichage des informations :
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage
ou au sein des services
- Présenter des documents d'information et de communication
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Secrétariat du Conseil municipal :
- Etablir et adresser les convocations,
- Rédiger les délibérations, le compte-rendu et le procès-verbal,
Traitement de dossiers et saisie informatique
Archivage de documents
ACTIVITES ANNEXES :
- Gestion des régies
- Rédaction des baux locatifs
- Recensement de la population
- Revue de presse
- Collecte des données pour le bilan social
MODALITES D'EXERCICE : (Conditions de travail particulières)
Travail de bureau
Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public
Pics d'activités liés aux périodes électorales, de recensement, rentrées scolaires, aux projets de la collectivité
Technologies de l'information et de la communication, outils de bureautique, progiciel de gestion.
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
Profils recherchés
FORMATIONS : (savoirs)
- Organisation et organigramme de la collectivité
- Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
- Procédure interne de transmission des demandes
- Droits et obligations des usagers
- Règlement intérieur
- Connaissances des domaines de compétences des communes et leur organisation
- Connaissances du statut de la Fonction publique territoriale
- Maîtrise des règles comptables et budgétaires de la comptabilité publique
- Connaissances des règles juridiques d'élaboration des actes
administratifs, Connaissance des règles des actes d'état-civil
- Connaissances bureautiques et des logiciels métier
COMPETENCES PROFESSIONNELLES ET TECHNIQUES : (savoir faire)
- Savoir planifier son travail et gérer les priorités
- Respecter les délais réglementaires
- Savoir suivre un budget, préparer les dossiers de mandatements, des dépenses et recettes,
- Qualités rédactionnelles requises
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel...) et des NTIC
- Fonctionnement du standard téléphonique, d'internet
- Techniques rédactionnelles administratives
- Technique d'accueil, de communication et de régulation
- Technique de médiation et de négociation
- Technique de secrétariat (prise de note...)
- Technique de recherche d'information
- Technique de gestion de planning
- Technique de classement
QUALITES REQUISES : (Savoirs être)
Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
Excellentes qualités relationnelles
Autonomie
Qualités organisationnelles
Etre force de proposition
Capacité d'adaptation
Réactivité
- Organisation et organigramme de la collectivité
- Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
- Procédure interne de transmission des demandes
- Droits et obligations des usagers
- Règlement intérieur
- Connaissances des domaines de compétences des communes et leur organisation
- Connaissances du statut de la Fonction publique territoriale
- Maîtrise des règles comptables et budgétaires de la comptabilité publique
- Connaissances des règles juridiques d'élaboration des actes
administratifs, Connaissance des règles des actes d'état-civil
- Connaissances bureautiques et des logiciels métier
COMPETENCES PROFESSIONNELLES ET TECHNIQUES : (savoir faire)
- Savoir planifier son travail et gérer les priorités
- Respecter les délais réglementaires
- Savoir suivre un budget, préparer les dossiers de mandatements, des dépenses et recettes,
- Qualités rédactionnelles requises
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel...) et des NTIC
- Fonctionnement du standard téléphonique, d'internet
- Techniques rédactionnelles administratives
- Technique d'accueil, de communication et de régulation
- Technique de médiation et de négociation
- Technique de secrétariat (prise de note...)
- Technique de recherche d'information
- Technique de gestion de planning
- Technique de classement
QUALITES REQUISES : (Savoirs être)
Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension
Excellentes qualités relationnelles
Autonomie
Qualités organisationnelles
Etre force de proposition
Capacité d'adaptation
Réactivité
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
MAIRIE DE SAMPOLO
20134 SAMPOLO
20134 SAMPOLO
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAMPOLO
>Mairie
20134 SAMPOLO
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20134 SAMPOLO
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.