Assistant d'élus (f/h)
Offre n° O029250128001364
Publiée le 28/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Département de 900 000 habitants, avec une nature préservée, une économie diversifiée, une culture riche et des établissements scolaires d'excellence, le Finistère est le département où tout peut (re) commencer pour vous !
Site web de l'employeur
Lieu de travail
32 boulevard dupleix, Quimper (Finistère)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
28/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Intégrer le Département du Finistère, c’est rejoindre une collectivité territoriale attractive qui œuvre quotidiennement pour offrir aux Finistériens des services publics de proximité et innovants.
Avec 4 000 agents exerçant plus de 100 métiers, le Département intervient sur l’action sociale (personnes âgées, personnes en situation de handicap, protection de l’enfance…), l’économie et l’attractivité de la pointe Finistère (routes, couverture numérique, appui aux communes et soutien aux secteurs clés de l’économie locale) et le cadre de vie (environnement, collèges, logement, culture et sport).
Avec 4 000 agents exerçant plus de 100 métiers, le Département intervient sur l’action sociale (personnes âgées, personnes en situation de handicap, protection de l’enfance…), l’économie et l’attractivité de la pointe Finistère (routes, couverture numérique, appui aux communes et soutien aux secteurs clés de l’économie locale) et le cadre de vie (environnement, collèges, logement, culture et sport).
Missions / conditions d'exercice
Au sein du Secrétariat général, sous la responsabilité du secrétaire général adjoint, vous serez en charge de la gestion des contacts internes et externes de plusieurs élus. A ce titre, vous assistez les élus et assurez leur secrétariat.
Vous avez en charge le suivi des dossiers transversaux en coordination avec les directions/services concernés par les thématiques portées par les élus, du courrier et des interventions des élus.
Missions
- Organiser et coordonner l’activité des élus
o Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes des élus
o Tenir les agendas des élus
o Organiser les rendez-vous, réunions avec des partenaires multiples et manifestations des élus (convocations réservations de salles, intendance), préparer les dossiers en sollicitant les directions concernées et rédiger les comptes rendus
o Suivre et diffuser le courrier des élus (tri, hiérarchisation selon leur importance, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents)
o Effectuer les activités et travaux de secrétariat : saisie, mise en forme de documents, préparer les réponses aux courriers simples.
o …etc.
- Contribuer à l’organisation du service
o Contribuer à la conception et l’évolution des procédures communes à l’ensemble de l’équipe du service.
o Assurer le remplacement des autres assistantes en leur absence en prenant en charge le secrétariat de plusieurs élus.
Vous avez en charge le suivi des dossiers transversaux en coordination avec les directions/services concernés par les thématiques portées par les élus, du courrier et des interventions des élus.
Missions
- Organiser et coordonner l’activité des élus
o Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes des élus
o Tenir les agendas des élus
o Organiser les rendez-vous, réunions avec des partenaires multiples et manifestations des élus (convocations réservations de salles, intendance), préparer les dossiers en sollicitant les directions concernées et rédiger les comptes rendus
o Suivre et diffuser le courrier des élus (tri, hiérarchisation selon leur importance, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents)
o Effectuer les activités et travaux de secrétariat : saisie, mise en forme de documents, préparer les réponses aux courriers simples.
o …etc.
- Contribuer à l’organisation du service
o Contribuer à la conception et l’évolution des procédures communes à l’ensemble de l’équipe du service.
o Assurer le remplacement des autres assistantes en leur absence en prenant en charge le secrétariat de plusieurs élus.
Profils recherchés
Formation en secrétariat (niveau 4, Bac) et/ou expérience significative dans ce domaine d’activités.
Compétences :
- Connaître le paysage politique et institutionnel ou avoir la volonté de l’acquérir, avoir une certaine connaissance et de l’intérêt pour le domaine de la commission concernée
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques : Word, Excel, Power point, Outlook, Internet et les outils partagés spécifiques au poste (partage des agendas, représentations du Département, base de sens…) AIRSDélib, Elise, Mobibook
- Discrétion et confidentialité
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
- Diplomatie et courtoisie pour accueillir tous types de publics.
- Capacité à identifier, évaluer l’urgence et l’importance de l’appel et gérer la demande
- Capacité à rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Savoir-être
- Autonomie, anticipation, réactivité, prise d’initiatives
- Capacité à organiser son travail de façon à pourvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées, et passer facilement d’un dossier à un autre, capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsqu’un tâche urgente le nécessite
- Aller vers les autres et être disponible dans son secteur, dans son service ou sa direction
- Savoir faire face aux aléas, aux imprévus
- Chercher l’information dont il/elle a besoin rapidement pour continuer son action
- Capacité à rendre compte et alerter
Compétences :
- Connaître le paysage politique et institutionnel ou avoir la volonté de l’acquérir, avoir une certaine connaissance et de l’intérêt pour le domaine de la commission concernée
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques : Word, Excel, Power point, Outlook, Internet et les outils partagés spécifiques au poste (partage des agendas, représentations du Département, base de sens…) AIRSDélib, Elise, Mobibook
- Discrétion et confidentialité
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
- Diplomatie et courtoisie pour accueillir tous types de publics.
- Capacité à identifier, évaluer l’urgence et l’importance de l’appel et gérer la demande
- Capacité à rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Savoir-être
- Autonomie, anticipation, réactivité, prise d’initiatives
- Capacité à organiser son travail de façon à pourvoir gérer efficacement plusieurs demandes simultanées, et passer facilement d’un dossier à un autre, capacité à identifier et hiérarchiser les priorités, à adapter son planning et son rythme de travail lorsqu’un tâche urgente le nécessite
- Aller vers les autres et être disponible dans son secteur, dans son service ou sa direction
- Savoir faire face aux aléas, aux imprévus
- Chercher l’information dont il/elle a besoin rapidement pour continuer son action
- Capacité à rendre compte et alerter
Contact et modalités de candidature
Contact
recrutement@finistere.fr
Informations complémentaires
Merci d’adresser votre candidature à l’attention de Monsieur le Président du Conseil Départemental du Finistère (lettre de motivation, CV, diplôme, dernier arrêté d’avancement d’échelon, liste d’aptitude, ou un justificatif de la reconnaissance en qualité de travailleur handicapé) en précisant la référence : 479 à l’adresse recrutement@finistere.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.