ASSISTANT(E) de DIRECTION
Offre n° O029240930000173
Publiée le 30/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
« Quimper Bretagne Occidentale se situe dans le sud-Finistère, à 15 kilomètres des côtes de l'Atlantique.
Avec ses 100 000 habitants, Quimper Bretagne Occidentale s affirme comme la capitale du Pays de Cornouaille (340 000 habitants). Elle regroupe le pôle urbain de Quimper et treize communes de sa première couronne périurbaine : Briec, Edern, Ergué-Gabéric, Guengat, Landrévarzec, Landudal, Langolen, Locronan, Plogonnec, Plomelin, Plonéis, Pluguffan et Quéménéven. C est le 3ème pôle de population de la Région Bretagne »
Avec ses 100 000 habitants, Quimper Bretagne Occidentale s affirme comme la capitale du Pays de Cornouaille (340 000 habitants). Elle regroupe le pôle urbain de Quimper et treize communes de sa première couronne périurbaine : Briec, Edern, Ergué-Gabéric, Guengat, Landrévarzec, Landudal, Langolen, Locronan, Plogonnec, Plomelin, Plonéis, Pluguffan et Quéménéven. C est le 3ème pôle de population de la Région Bretagne »
Site web de l'employeur
Lieu de travail
44 place saint-corentin, Quimper (Finistère)
Poste à pourvoir le
07/11/2024
Date limite de candidature
30/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer le secrétariat de la DPEL, gestion administrative de salles associatives ; assister la cellule manifestations publiques
Missions / conditions d'exercice
1) Assister la cellule manifestations publiques :
- suivi des demandes à l'échelle de la collectivité et relais vers les services concernés,
- réponse aux réclamations des usagers
- prise des arrêtés de débit de boisson
- gestion du fléchage des évènements en lien avec la DIMEP
- alimentation de tableaux de suivi des manifestations
- organisation de réunions
2) Assurer le secrétariat de direction
- gestion administrative des locations de salles gérées par la DPEL
- être l'interlocuteur des associations
- vérifier la complétude des dossiers de location
- transmettre, faire signer, réceptionner les contrats de location
- assurer le relationnel avec les associations
- tenir l'ensemble des tableaux de bord en lien avec l'activité
3) Activités comptabilité-marchés publics :
- Gestion de tableaux de bord de suivi (mise à jour et uniformisation du tableau de bord, consommations et échéances sur les marchés accords-cadres, etc...) en lien avec la cellule marché/comptabilité
- Formalisation de pièces simples en matière de marchés et comptabilité, en appui aux services
4) Appui organisationnel et secrétariat à l'échelle de la direction en collaboration avec la collaboratrice administrative :
- Préparation des trames des rapports annuels des services
5) Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Rédaction de documents et actes administratifs : notes, convocations, décisions (location de salles, etc...)...
- Assurer les travaux de bureautique (mise en forme de courriers, rapports, compte-rendu...)
- Organiser des réunions et rédiger des comptes-rendus de réunions
- Mise à jour des plannings (commissions de sécurité, salles associatives…)
- Assurer le classement des dossiers
Assurer la suppléance d'autres secrétariats de la DGA en cas d'absence, selon les nécessités de service
- suivi des demandes à l'échelle de la collectivité et relais vers les services concernés,
- réponse aux réclamations des usagers
- prise des arrêtés de débit de boisson
- gestion du fléchage des évènements en lien avec la DIMEP
- alimentation de tableaux de suivi des manifestations
- organisation de réunions
2) Assurer le secrétariat de direction
- gestion administrative des locations de salles gérées par la DPEL
- être l'interlocuteur des associations
- vérifier la complétude des dossiers de location
- transmettre, faire signer, réceptionner les contrats de location
- assurer le relationnel avec les associations
- tenir l'ensemble des tableaux de bord en lien avec l'activité
3) Activités comptabilité-marchés publics :
- Gestion de tableaux de bord de suivi (mise à jour et uniformisation du tableau de bord, consommations et échéances sur les marchés accords-cadres, etc...) en lien avec la cellule marché/comptabilité
- Formalisation de pièces simples en matière de marchés et comptabilité, en appui aux services
4) Appui organisationnel et secrétariat à l'échelle de la direction en collaboration avec la collaboratrice administrative :
- Préparation des trames des rapports annuels des services
5) Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Rédaction de documents et actes administratifs : notes, convocations, décisions (location de salles, etc...)...
- Assurer les travaux de bureautique (mise en forme de courriers, rapports, compte-rendu...)
- Organiser des réunions et rédiger des comptes-rendus de réunions
- Mise à jour des plannings (commissions de sécurité, salles associatives…)
- Assurer le classement des dossiers
Assurer la suppléance d'autres secrétariats de la DGA en cas d'absence, selon les nécessités de service
Profils recherchés
Vous justifiez d’une première expérience significative en tant qu'Assistant(e) de Direction et êtes autonome, efficace et savez gérer les priorités et respecter les délais
Vous connaissez le fonctionnement des collectivités et avez des notions en matières de règles budgétaires et comptables et d'achat public
Vous êtes reconnu.e pour votre réactivité, votre sens de la rigueur, de l’organisation et votre écoute
Vous aimez travailler en équipe, avez le sens du service public et vos qualités relationnelles sont reconnues pour accueillir et renseigner ;
Vous savez respecter la confidentialité des informations auxquelles vous pourriez être exposé.e
N'hésitez pas à rejoindre l'équipe.
Vous connaissez le fonctionnement des collectivités et avez des notions en matières de règles budgétaires et comptables et d'achat public
Vous êtes reconnu.e pour votre réactivité, votre sens de la rigueur, de l’organisation et votre écoute
Vous aimez travailler en équipe, avez le sens du service public et vos qualités relationnelles sont reconnues pour accueillir et renseigner ;
Vous savez respecter la confidentialité des informations auxquelles vous pourriez être exposé.e
N'hésitez pas à rejoindre l'équipe.
Contact et modalités de candidature
Contact
0298988989
Informations complémentaires
Se rendre sur le site de Quimper Bretagne Occidentale (www.quimper-bretagne-occidentale.bzh) pour saisir en ligne votre candidature à cette offre (un AR vous sera transmis automatiquement) : joindre lettre de motivation + CV + copie des diplômes + dernier arrêté de situation administrative.
Vous pouvez également faire acte de candidature par courrier à l'attention de Madame la Présidente de Quimper Bretagne Occidentale - Hôtel de Ville et d’Agglomération - 44 place saint Corentin - CS 26004 - 29107 Quimper Cedex
www.quimper-bretagne-occidentale.bzh
Vous pouvez également faire acte de candidature par courrier à l'attention de Madame la Présidente de Quimper Bretagne Occidentale - Hôtel de Ville et d’Agglomération - 44 place saint Corentin - CS 26004 - 29107 Quimper Cedex
www.quimper-bretagne-occidentale.bzh
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.