La CCPAVR est à la recherche pour son pôle Animation de la Vie Citoyenne d'un assistant de direction pour venir renforcer son équipe dès que possible.

Missions principales :
Ÿ au niveau du Pôle :
- assurer le suivi administratif et comptable de la direction, produire et mettre à jour des documents et outils de gestion ;
- proposer et mettre en place des outils de suivi et des process optimisés ;
- participer aux réunions du Pôle ;
Ÿ au niveau des services du PAVS :
- renforcer les fonctions administratives des services (comptes rendus, tableaux de suivi, courriers...) ;
Ÿ en binôme avec l'assistante de direction du PAVS :
- accueil physique et téléphonique du public ;
- gestion de l'agenda du Directeur du Pôle ;
- assurer la gestion RH de proximité (congés, lien avec la DRH...) et le relais d'informations aux services ;
Ÿ en binôme avec le chargé de déploiement logiciel métier CIRIL NET enfance :
- être le référent - administrateur du logiciel CIRIL NET enfance (petite enfance, accueils périscolaires, accueils extrascolaires, restauration scolaire) : assurer le paramétrage et les mises à jour (retranscription des fonctionnements et délibérations des différents services), faire évoluer le logiciel pour répondre aux impératifs du service, former et accompagner les utilisateurs à l'échelle de l'intercommunalité, créer des fiches procédures sur le logiciel, être en soutien technique et pédagogique des équipes sur l'utilisation des tablettes de pointage, éditer les extractions statistiques ponctuelles et récurrentes ;
- assurer le recueil des demandes techniques auprès de CIRIL NET enfance ;
- assurer le processus de facturation avec le service Finances de la collectivité : facturation, régularisations et suivi (vérification et test), renseignements des familles et des usagers sur les factures et gérer les attestations fiscales (édition et envoi) ;
- renseigner et orienter les familles et les usagers ; analyser les demandes et apporter les réponses adaptées en prenant en compte le degré d'urgence ;
- assurer le lancement du portail familles, son paramétrage, en assurer le suivi quotidien, gérer les demandes familles et usagers, être le support technique sur le portail famille ;
- assurer la mise en ligne et le suivi des supports de communication en ligne (portail famille)

Intérêts, Contraintes et difficultés du poste :
- positionnement sous l'autorité hiérarchique du Directeur du PAVS mais aussi sous l'autorité fonctionnelle de plusieurs responsables de services ;
- connaissance du logiciel CIRIL NET enfance - niveau administrateur - ou formation assurée

SAVOIRS
- connaissance de l'environnement institutionnel de la petite enfance,
l'enfance et la jeunesse
- maitrise du logiciel CIRIL NET enfance
- maitrise de l'expression orale et écrite
- maitrise de l'outil informatique
- compréhension des fonctionnements des différents accueils proposés pour
décliner les paramétrages

Savoir-Faire :
- polyvalence et autonomie
- rigueur, esprit d'analyse et de synthèse
- savoir s'organiser et gérer les priorités
- savoir s'adapter à différents interlocuteurs
- capacité à mener de front plusieurs missions
- savoir transmettre et savoir rédiger des procédures

Savoir-Etre :
- qualités relationnelles avec le public et les collègues
- rigueur, précision, disponibilité
- aisance rédactionnelle
- sens du service public
- esprit d'équipe
- respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- écoute active, pédagogie, patience