Secretaire Assemblée
Offre n° O026240821001047
Publiée le 01/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
26 avenue du président herriot, Valence (Drôme)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
01/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
• Assurer le fonctionnement du Secrétariat de l’Assemblée : préparation et suivi des dossiers soumis à l’appréciation des Elus.
• Assurer le binôme de l’Assistante de Direction des Achats de la DAJAG
• Assurer le binôme de l’Assistante de Direction des Achats de la DAJAG
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
- Préparation des séances (convocation, tableau des votes, déroulé du Président, feuilles de présence, impression des recueils des rapports…)
- Elaboration et envoi du recueil des rapports à destination des élus
- Présence dans la salle des délibérations
- Elaboration des comptes rendus de commissions organiques
- Suivi des délibérations de l’Assemblée (enregistrement des votes, affichage, transmission au contrôle de légalité, publication sur le site internet du Département)
- Elaboration d’outils de contrôle (tableau de contrôle des votes) ou de documents liés au fonctionnement des assemblées (PV de séance)
- Transmission d'actes via la plateforme de l'Etat (S2Low)
- Conservation et recherche des délibérations
- Elaboration et mise à jour de procédures, en particulier concernant l’outil de rédaction des rapports (Webdelib)
- Mise à jour de tableaux de bords (activité assemblée, présence aux commission, conventions et avenants…)
- Suivi des représentations et désignations des élus
- Administration du logiciel de rédaction des rapports Webdelib (création et modification profils utilisateurs, circuits, thèmes, création des séances…)
- Aide technique aux utilisateurs de Webdelib
- Mise à jour de l’intranet
- Binôme de l’Assistante de la Direction
- Accueil téléphonique
- Classement et archivage
- Activités secondaires dans le cadre de la mutualisation des postes d'assistantes au sein de la DAJAG (notamment en cas d'absence des autres assistantes) :
- Accueil téléphonique et physique du public
- Gestion des agendas
- Gestion des congés
- Gestion du courrier (outil TEDDI) et notes : enregistrement, distribution, rédaction, envoi
- Gestion des parapheurs
- Gestion des frais de déplacement
- Toutes autres missions liées au poste occupé concernant le service public
- Préparation des séances (convocation, tableau des votes, déroulé du Président, feuilles de présence, impression des recueils des rapports…)
- Elaboration et envoi du recueil des rapports à destination des élus
- Présence dans la salle des délibérations
- Elaboration des comptes rendus de commissions organiques
- Suivi des délibérations de l’Assemblée (enregistrement des votes, affichage, transmission au contrôle de légalité, publication sur le site internet du Département)
- Elaboration d’outils de contrôle (tableau de contrôle des votes) ou de documents liés au fonctionnement des assemblées (PV de séance)
- Transmission d'actes via la plateforme de l'Etat (S2Low)
- Conservation et recherche des délibérations
- Elaboration et mise à jour de procédures, en particulier concernant l’outil de rédaction des rapports (Webdelib)
- Mise à jour de tableaux de bords (activité assemblée, présence aux commission, conventions et avenants…)
- Suivi des représentations et désignations des élus
- Administration du logiciel de rédaction des rapports Webdelib (création et modification profils utilisateurs, circuits, thèmes, création des séances…)
- Aide technique aux utilisateurs de Webdelib
- Mise à jour de l’intranet
- Binôme de l’Assistante de la Direction
- Accueil téléphonique
- Classement et archivage
- Activités secondaires dans le cadre de la mutualisation des postes d'assistantes au sein de la DAJAG (notamment en cas d'absence des autres assistantes) :
- Accueil téléphonique et physique du public
- Gestion des agendas
- Gestion des congés
- Gestion du courrier (outil TEDDI) et notes : enregistrement, distribution, rédaction, envoi
- Gestion des parapheurs
- Gestion des frais de déplacement
- Toutes autres missions liées au poste occupé concernant le service public
Profils recherchés
Vos connaissances et compétences :
Maîtriser l’outil informatique.
Connaître les missions, les activités, l’organisation, le fonctionnement et la localisation des services du Conseil départemental.
Connaître les circuits de prise de décision et les principales procédures mises en place.
Respecter la confidentialité des informations et des dossiers.
Organiser son travail.
Organiser et gérer un classement.
S’adapter à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques.
Élaborer, mettre en forme et éditer des documents.
Rédiger en la forme administrative.
Maîtriser l’orthographe et la grammaire.
Maîtriser les techniques de secrétariat.
Recevoir, filtrer, orienter et transmettre des communications téléphoniques.
Prendre et restituer un message.
Communiquer avec divers interlocuteurs.
Vous avez un diplôme en secrétariat ?
Une expérience de gestion administrative ?
La connaissance du fonctionnement d’une collectivité ?
Maîtriser l’outil informatique.
Connaître les missions, les activités, l’organisation, le fonctionnement et la localisation des services du Conseil départemental.
Connaître les circuits de prise de décision et les principales procédures mises en place.
Respecter la confidentialité des informations et des dossiers.
Organiser son travail.
Organiser et gérer un classement.
S’adapter à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques.
Élaborer, mettre en forme et éditer des documents.
Rédiger en la forme administrative.
Maîtriser l’orthographe et la grammaire.
Maîtriser les techniques de secrétariat.
Recevoir, filtrer, orienter et transmettre des communications téléphoniques.
Prendre et restituer un message.
Communiquer avec divers interlocuteurs.
Vous avez un diplôme en secrétariat ?
Une expérience de gestion administrative ?
La connaissance du fonctionnement d’une collectivité ?
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Veuillez adresser votre CV actualisé et votre lettre de motivation sur le site ladrome.fr / je m'informe / offres d'emplois/offre souhaitée.
Vos avantages en rejoignant notre collectivité :
Sur une base de travail hebdomadaire de 39 heures vous bénéficierez de 32 jours de congés et 17 jours de RTT.
Le télétravail est possible avec un forfait de 80 jours annuel selon les missions du poste.
Les agents de la collectivité peuvent bénéficier de nombreuses formations et de la préparation aux concours et examens professionnels de la Fonction Publique Territoriale.
Rémunération statutaire à laquelle s’ajoute une indemnité de sujétions et d’expertise (IFSE) et une prime de fin d’année.
Titres restaurant d’une valeur faciale de 7,50€ (participation à hauteur de 4,50€ par la collectivité).
Adhésion au CNAS permettant de bénéficier de nombreuses prestations culturelles, sportives, etc.
Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions).
Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables).
La collectivité offre à ses agents des accès gratuits aux stations de la Drôme et à des évènements au Château de Grignan.
Vos avantages en rejoignant notre collectivité :
Sur une base de travail hebdomadaire de 39 heures vous bénéficierez de 32 jours de congés et 17 jours de RTT.
Le télétravail est possible avec un forfait de 80 jours annuel selon les missions du poste.
Les agents de la collectivité peuvent bénéficier de nombreuses formations et de la préparation aux concours et examens professionnels de la Fonction Publique Territoriale.
Rémunération statutaire à laquelle s’ajoute une indemnité de sujétions et d’expertise (IFSE) et une prime de fin d’année.
Titres restaurant d’une valeur faciale de 7,50€ (participation à hauteur de 4,50€ par la collectivité).
Adhésion au CNAS permettant de bénéficier de nombreuses prestations culturelles, sportives, etc.
Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions).
Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables).
La collectivité offre à ses agents des accès gratuits aux stations de la Drôme et à des évènements au Château de Grignan.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.