Valence Romans Agglo est une Communauté d’agglomération regroupant 54 communes et 227 000 habitants.
Bienvenue dans un territoire doux à vivre, à taille humaine, qui cultive la création et l’esprit d’entreprendre.

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Missions :

En votre qualité de responsable de l’unité support au sein de la direction Commune des Bâtiments et Ateliers Généraux, vous :

- Managez, organisez et contrôlez la mise en œuvre des activités de l’unité support (3 à 4 assistants administratifs),

- Assurez le bon fonctionnement de l’unité par la réalisation de missions d’ordre administratives et d’accueil.

- Assurez des missions de supports auprès du chef de service et des responsables d’unités des ateliers généraux sur la rédaction (mise en forme administrative uniquement) des pièces (CCTP, DPGF, BPU ) et le suivi des dossiers de consultation des marchés utilisés par le service en lien avec la Direction Commune des Achats et Moyens Généraux.

- Assurez la gestion sécurisée des prises de carburant.


- Participez au bon fonctionnement de la Direction par la réalisation de missions d’ordre administratives et d’accueil.



Environnement du poste :

L’unité support est organisée par domaines d’intervention spécifiques, ses missions varient en fonction de la localisation CTM ou Brel :

- Missions Communes : Accueil physique et téléphonique/ Suivi et appui administratif des services et de la direction / rédaction de process / accompagnement des nouveaux arrivants / organisation de réunions/ Mise à jour des différentes bases de données / organisation des EPA/ en lien avec la DCRH : gestion des congés, la gestion des autorisations, des campagnes de télétravail, suivi des grévistes, des dossiers pour les médailles, l’organisation des formations et suivi du plan de formations aide à la rédaction/ gestion des fournitures et des abonnements / gestion des panneaux d’affichage/ gestion des photocopieurs et du petit matériel (appareils photos, tablettes…)/ gestion des messageries génériques / Rédaction et suivi de documents administratifs (rapports d’activité, Donut, bilan d’activité etc..) / Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers ou documents / diffusion ainsi que le classement et l’archivage de tout type de documents.



- Missions spécifiques CTM : saisie et suivi des demandes d’interventions urgentes/ /saisie des congés (de l’ensemble des agents) / gestion du prêt de véhicules en lien avec le garage / distribution et suivi des cartes carburant (de la commande à la facturation, imports + exports des données), des cartes de lavage, des badges d’accès / gestion des avis de contravention / assistance (téléphone rouge) pool de véhicules / valorisation des travaux en régie (extractions pour les finances) /suivi des refacturations dans le cadre des conventions /appui rédactionnel des marchés publics / Suivi et gestion des différentes taxes (à l’essieu ...) …


- Missions spécifiques BREL : gestion du courrier (enregistrement, distribution et gestion sous Acropolis) / constitution et suivi des parapheurs / organisation de la préparation budgétaire / aide à la gestion des agendas de la direction


Management de l’équipe Support :


- Former et informer les assistants de l’unité

- Organiser et suivre le travail de chacun

- Le responsable d’unité doit être en mesure de prendre le relai sur n’importe laquelle des missions de son unité.

- Organiser les plannings de congés pour assurer une continuité de service au sein de l’équipe support,

- Assurer la coordination des activités

- Donner les orientations et suivre l’activité de l’unité

- Contrôler et vérifier la bonne exécution des missions qui sont données à son équipe

- S’assurer de l’interface avec l’ensemble des interlocuteurs, internes, externes,

- S’assurer de la qualité de l’accueil physique et téléphonique

- Analyser les demandes, identifier les besoins, apporter une réponse adaptée

- S’assurer de la bonne planification des rendez-vous et faire le relais auprès des différents membres de la direction.

- Être le garant de la qualité du travail rendu

- Anime, dynamise, accompagne son équipe, veille à conforter un esprit et une cohésion d’équipe,

- Assure la gestion des ressources humaines de l’unité, en phase avec l’activité: recrutement, définition des besoins de formation, évaluation et promotion des agents,

- Organise et réalise les entretiens annuels de son équipe


Missions spécifiques :

Les missions spécifiques du responsable d’unité (autre que le management de l’unité) sont :

- rédaction et suivi des délibérations de la direction

- gestion et suivi des conventions en lien avec avec les différents partenaires

- rédaction de documents administratifs (rapports d’activité, Donut, bilan d’activité etc..)

- supports auprès du chef de service et des responsables d’unités des ateliers généraux sur la rédaction (mise en forme administrative uniquement) des pièces (CCTP, DPGF, BPU ) et le suivi des dossiers de consultation des marchés utilisés par le service en lien avec la Direction Commune des Achats et Moyens Généraux.

- Gérer la communication de la Direction vers l’extérieur

- Suivre les différentes taches :

o Tableaux de bord

o Planning

- Faire le lien avec le gestionnaire de la base patrimoniale pour la réalisation d’extractions de données.

- Préparer des dossiers d’aide à la décision (recherche d’informations, rédaction de notes etc..) en lien avec la direction ou les chefs de service

- Rédiger et suivre les process de la direction

- Organiser les données / documents sur les espaces réseaux

- Suivre les marchés à relancer

Techniques mises en œuvre :

- Connaissance de l’environnement du poste : direction Commune des bâtiments et Ateliers Généraux

- Techniques liées à l’accueil physique et téléphonique,

- Techniques liées à la gestion administrative : prise de rendez-vous, classement, archivage…

- Techniques et capacités rédactionnelles,

- Techniques informatiques, bureautiques et logiciels spécifiques (Astech, SA Systèmes, Pack Office, Outlook, Webdelib, Chronotime …),

- Techniques liées à la messagerie électronique et à Internet,

- Notions réglementaires dans le domaine d’activité de la direction

- Connaissances du code des marchés publics, procédures d’achats…

- Planification

- Management



Diplômes et/ ou certifications obligatoires :

- Bac/Bac+2 et/ou expérience de + de 3 ans sur des missions équivalentes