Dans le cadre du projet départemental et des compétences du Département, elle/il participe au sein d’une équipe territorialisée et pluridisciplinaire, à la mise en œuvre des missions de la Direction Territoriale des Solidarités Humaines de Besançon en matière d’action sociale générale, de prévention/protection de l’enfance/famille, d’insertion, de logement, de protection maternelle et infantile…

1/ Elle/Il anime et organise un espace d’accueil et d’information :
• Accueille, renseigne le public et les partenaires du CMS : assurer l’accueil physique et téléphonique (voire numérique), renseigner et informer sur l’offre de services dispensée par le CMS.
• Identifie les demandes sociales et oriente vers les services ou organismes compétents : comprendre et gérer la demande et son degré d’urgence (pré-diagnostic), évaluer si la demande relève des compétences du CMS ou d’un autre service.
Identifier le service compétent pour prendre en compte la demande et transmettre l’information.
S’assurer que les personnes orientées soient en mesure d’accéder au service identifié.
• Met en œuvre l’accueil inconditionnel de proximité en binôme avec un travailleur social
• Accompagne dans les démarches administratives initiales
Aider à l’ouverture ou à la complétude des dossiers administratifs (aide au remplissage de documents) et vérifier avant d’orienter les personnes que leur dossier, nécessaire à la démarche, soit complet.
Soutenir dans l’utilisation des outils numériques.
• Anime et organise l’espace d’accueil et d’information : actualiser l’affichage, les informations mises à la disposition du public ; créer les conditions d’un espace d’accueil chaleureux pour le public accueilli.

2/ Elle/Il gère l’activité administrative du CMS : une activité de secrétariat vient compléter la fonction première qui est l’accueil.
• Gère le courrier entrant et sortant (papier et numérique : enregistrement, acheminement et contrôle),
• Gère les dossiers sociaux de leur ouverture à leur clôture dans le respect des délais et des procédures (tenue de dossiers, classement selon les règles d’archivage définies)
• Gère les rendez-vous des professionnels (gestion de plannings sous Outlook),
• Assure le secrétariat des professionnels, des actions et projets du CMS dans un rôle de soutien technique et administratif (suites administratives : mise en forme de documents selon la charte graphique définie, relecture, saisie de données sous IODAS et/ou de documents, suivi du circuit de traitement…)
• Participe à des réunions de services ou groupes de travail liés à la réflexion institutionnelle ou inter institutionnelle en fonction des besoins liés au poste (prise de notes et rédaction de comptes rendus…)
• Contribue à l’actualisation des outils bureautiques et logistiques nécessaires à la continuité de l’intervention sociale (logiciels métiers dont IODAS, tableaux de bord, mise à jour de la base référents et partenaires, tenue à jour des fichiers, échéanciers et statistiques…)
• Organise la documentation à disposition de l’équipe et aide à la circulation de l’information (actualisation constante des connaissances réglementaires, des dispositifs et des savoir-faire (démarche personnelle et formations).
• Participe à la formation de ses pairs par l’accueil de stagiaires ou le tutorat de personnes en contrat d’insertion.

Par ailleurs, en qualité de suppléante de l’Assistant/e du responsable de pôle, il/elle assure l’interface entre les responsables de pôles, les équipes, les différents services internes (PMI, DEF, CRIP, DASLI…) et les partenaires extérieurs.

L’Assistant/e du responsable de pôle assure les tâches de secrétariat sur la mission enfance :

• Est chargé de l’accueil téléphonique des usagers, des travailleurs sociaux et des partenaires en matière d’enfance,
• Assure la gestion administrative :
- Des informations préoccupantes : gestion de la boîte générique enfance, organisation des régulations des unités enfance famille : préparation, participation, suites, lien avec la CRIP.
- Du circuit des écrits jusqu’à leur transmission (CRIP, Justice)
- Des synthèses : organisation et suivi
- Des commissions locales enfance famille : organisation et suivi
- Des évaluations adoption : transmission des écrits à la mission adoption
- Des procédures enfance (IP, TISF, AED, PPE, CAVA, assfam) : enregistrement dans IODAS, préparation des rendez-vous, suivi de la mesure contractualisée
- Du suivi des fiches gendarmerie/ police

SAVOIRS
- Gestion de l’information
- Bonne communication écrite et orale
- Capacités rédactionnelles
- Maîtrise de l’orthographe
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers (Word, Excel, Airs, Mercure, Outlook, IODAS…)

SAVOIR – FAIRE
- Sens de l’accueil et de l’écoute notamment auprès des publics en précarité : accueil attentif, courtois et confidentiel
- Capacité de compréhension générale, d’évaluation rapide et de gestion des situations urgentes, agressives ou hors normes,
- Polyvalence, disponibilité, rigueur et sens de l’organisation
- Mise en œuvre des orientations de la collectivité

SAVOIR – ETRE
- Sens de l’accueil et du service public : aptitudes relationnelles, capacité d’initiatives et de réaction dans la gestion des accueils en s’adaptant aux situations et aux profils des personnes accueillies. Prise de distance par rapport aux situations difficiles des usagers.
- Gestion adaptée des éventuelles situations de tension ou de crise. Réagir avec pertinence dans les situations relationnelles difficiles ou d’urgence. Mise en œuvre de mesures appropriées en situation d’urgence.
- Capacité à travailler en équipe et à s’adapter à un collectif de travail
- Aptitudes relationnelles : capacité à travailler en équipe et à initier des relations professionnelles harmonieuses,
- Faire preuve de discrétion, observer le devoir de réserve et la confidentialité.