Agent d'accueil et de gestion administrative - service état civil
Offre n° O024241114000886
Publiée le 14/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Av du général de gaulle, Coulounieix-Chamiers (Dordogne)
Poste à pourvoir le
06/01/2025
Date limite de candidature
14/12/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
6 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la Directrice du pôle Citoyenneté, vous êtes chargé(e) d'assurer l'accueil et la gestion administrative de l'état-civil.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES/ CONDITIONS D'EXERCICE :
État-civil :
- Recevoir les déclarations et établir des actes d’État-civil
- Tenir administrativement des registres d’état-civil
- Assurer la gestion des mentions à apposer en marge des actes d’état-civil
- Établir des dossiers de mariage et de Pacs
- Rechercher des actes demandés et les envoyer
- Assurer le recensement des jeunes à partir de 16 ans
- Assurer les inscriptions sur les listes électorales et en gérer les mouvements.
- Participer aux tâches administratives pour l’organisation des élections
- Délivrer des autorisations et des certificats en matière funéraire
- Faire les demandes et remises de titres sécurisés (cartes nationales d’identité/passeports)
- Traiter les recueils pour les titres sécurisés
- Saisir les dossiers de Parrainage civil
Polyvalence sur l’ensemble des missions du service :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Informer les usagers sur l’organisation des services de la Mairie
- Traiter les différentes demandes reçues par courrier, mail, téléphone
- Transmettre des informations à différentes structures et organismes (INSEE, ARS, Tribunal, Préfecture, Consulats…)
CONDITIONS :
- Poste à temps complet (35 heures hebdomadaires) basé à la mairie
- Contacts fréquents avec le public
État-civil :
- Recevoir les déclarations et établir des actes d’État-civil
- Tenir administrativement des registres d’état-civil
- Assurer la gestion des mentions à apposer en marge des actes d’état-civil
- Établir des dossiers de mariage et de Pacs
- Rechercher des actes demandés et les envoyer
- Assurer le recensement des jeunes à partir de 16 ans
- Assurer les inscriptions sur les listes électorales et en gérer les mouvements.
- Participer aux tâches administratives pour l’organisation des élections
- Délivrer des autorisations et des certificats en matière funéraire
- Faire les demandes et remises de titres sécurisés (cartes nationales d’identité/passeports)
- Traiter les recueils pour les titres sécurisés
- Saisir les dossiers de Parrainage civil
Polyvalence sur l’ensemble des missions du service :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Informer les usagers sur l’organisation des services de la Mairie
- Traiter les différentes demandes reçues par courrier, mail, téléphone
- Transmettre des informations à différentes structures et organismes (INSEE, ARS, Tribunal, Préfecture, Consulats…)
CONDITIONS :
- Poste à temps complet (35 heures hebdomadaires) basé à la mairie
- Contacts fréquents avec le public
Profils recherchés
COMPÉTENCES/EXIGENCES REQUISES/QUALIFICATIONS
Savoir :
- Réglementation et procédures relatives à la rédaction et à la délivrance des actes d’état- civil.
- Maîtrise de l’outil informatique (utilisation de logiciels métier : état-civil, recensement, élections, cimetière, dispositif de recueil pour les titres sécurisés).
- Techniques d’accueil et d’écoute.
Savoir-faire :
- Être en contact avec les usagers et répondre à leurs demandes
- Apprécier les demandes au regard des documents fournis et établir les différents actes d’état civil.
- Accueillir et renseigner les personnes sur les procédures administratives
- Adapter son intervention aux différents publics
Savoir-être :
- Sens du service public
- A l’écoute
- Esprit d’équipe
- Patience
- Sens de l’organisation
- Être dynamique, réactif et rigoureux
- Discrétion, devoir de confidentialité
- Sens du relationnel avec les usagers
Savoir :
- Réglementation et procédures relatives à la rédaction et à la délivrance des actes d’état- civil.
- Maîtrise de l’outil informatique (utilisation de logiciels métier : état-civil, recensement, élections, cimetière, dispositif de recueil pour les titres sécurisés).
- Techniques d’accueil et d’écoute.
Savoir-faire :
- Être en contact avec les usagers et répondre à leurs demandes
- Apprécier les demandes au regard des documents fournis et établir les différents actes d’état civil.
- Accueillir et renseigner les personnes sur les procédures administratives
- Adapter son intervention aux différents publics
Savoir-être :
- Sens du service public
- A l’écoute
- Esprit d’équipe
- Patience
- Sens de l’organisation
- Être dynamique, réactif et rigoureux
- Discrétion, devoir de confidentialité
- Sens du relationnel avec les usagers
Contact et modalités de candidature
Contact
0553355757
Informations complémentaires
Candidature (CV et Lettre de motivation) à adresser :
A Monsieur le Maire de Coulounieix-Chamiers
Par voie postale : Mairie de de Coulounieix-Chamiers – Service des Ressources Humaine-Avenue du Général de Gaulle- 24660 Coulounieix-Chamiers OU par mail : grh@coulounieix-chamiers.fr
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur cette annonce,
Informations techniques : Assétou TAJCHNER, responsable du pôle Citoyenneté : 05.53.35.57.12
A Monsieur le Maire de Coulounieix-Chamiers
Par voie postale : Mairie de de Coulounieix-Chamiers – Service des Ressources Humaine-Avenue du Général de Gaulle- 24660 Coulounieix-Chamiers OU par mail : grh@coulounieix-chamiers.fr
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur cette annonce,
Informations techniques : Assétou TAJCHNER, responsable du pôle Citoyenneté : 05.53.35.57.12
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.