MISSIONS PRINCIPALES

Missions financières et comptables
• Préparer et assurer le suivi de l'exécution budgétaire (CA, primitif et DM) du budget principal et des budgets annexes, en collaboration avec la DGS ;
• Réceptionner, vérifier (validité des pièces justificatives, contrôle des factures après validation par le service concerné…), classer et archiver les pièces comptables ;
• Préparer les mandatements et les titres de recettes, saisir les factures et les mandats ;
• Assurer une veille sur les opérations comptables ;
• Etablir les documents nécessaires pour la perception et autres organismes ;
• Assurer le contrôle et le suivi des écritures comptables : contrôler les disponibilités de crédits, les pièces justificatives, les imputations dans le budget, l'exécution des commandes et des marchés…
• Valider après signature de l'ordonnateur les écritures dans le logiciel comptable ;
• Effectuer la déclaration trimestrielle de la TVA ;
• Préparer et suivre le dossier FCTVA ;
• Assurer la facturation de la restauration scolaire ;
• Gérer la comptabilité du CCAS : signature et envoi des devis, engagement et mandatement des factures, émission des titres de recettes …

Missions de gestion administrative des moyens humains
• Assurer la paye des agents communaux : collecter les informations nécessaires, veiller à l'application du contrat, calculer les cotisations sociales, mettre en paiement…;
• Effectuer l'ensemble des déclarations sociales et fiscales de la commune ;
• Diffuser les fiches de paie à l'ensemble des agents ;
• Assurer la gestion des dépenses sur les crédits relatifs aux frais de déplacement des agents ;
• Renseigner le personnel sur les questions liées au salaire ;
• Déclarer mensuellement et/ou annuellement les différents organismes pour les cotisations ou les demandes de remboursements (CNP, URSSAF, CNFPT,…) ;
• Réaliser les fiches DSN pour la mairie et le CCAS ;
• Réaliser les demandes de formations et de visites médicales (obligatoires et ponctuelles) ;
• Réaliser le suivi des absences pour maladie, accident du travail et formation ;
• Réaliser les déclarations d’accident du travail et assurer le suivi du dossier ;
• Gérer et tenir à jour les dossiers individuels des agents de la mairie.

Missions administratives
• Enregistrer les délibérations : signatures, impression sur le papier réglementaire, envoi à la préfecture (dématérialisé), transfert aux divers services après validation et classement ;
• Rédiger divers courriers.
• Recenser les différentes associations de la commune : établissement du dossier de demande de subvention, transmission aux associations, réception des dossiers complétés, établissement d’un suivi des réponses (mise en place d’un tableau de suivi pour aider les élus à prendre une décision) et information des subventions versées ;
• Déclarer et suivre les différents sinistres de la commune ;
• Répondre à toutes demandes effectuées par Monsieur le Maire, la DGS ou transmises par l’agent chargé du secrétariat du Maire.

MISSIONS SECONDAIRES OU DE REMPLACEMENT

Missions liées à la Maison France Services
• Accueillir et accompagner les usagers pour leurs démarches administratives avec les différents opérateurs nationaux (sur rendez-vous) ;
• Aider les usagers à s’installer pour les rendez-vous en visio-conférence avec les opérateurs ;
• Assurer le suivi de l’activité de la Maison France Services via les services et logiciels dédiés à la structure,
• Assurer une permanence pour la borne de téléconsultation en semaine : accompagner les usagers de la mairie à la borne, s’assurer du bon fonctionnement de celle-ci, les accompagner dans la création de leur compte Tessan et de leur adresse mail le cas échéant, mettre en place la connexion avec le médecin, nettoyer et désinfecter la borne et fermer le cabinet une fois la consultation terminée.

Missions liées aux demandes de titres d’identité
• Assurer la prise de rendez-vous pour les demandes de cartes d’identité et de passeport ;
• Renseigner les usagers sur la démarche : pièces justificatives, pré-demandes …
• Effectuer les demandes de titres d’identité ;
• Assurer le suivi des demandes (recueils complémentaires, remise de titres, tableau de suivi d’activités).

Missions de gestion administrative des moyens humains
• Suivre les congés et les heures supplémentaires ;
• Assurer la paye des agents du CCAS : collecter les informations nécessaires, veiller à l'application du contrat, calculer les cotisations sociales, mettre en paiement…