Assistant(e) des Vice-Présidents et des Présidents de Commissions
Offre n° O021240827000252
Publiée le 27/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Boulevard de Brosses, Dijon (Côte d'Or)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
10/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Apporte une aide permanente aux Vice-Présidents et aux Présidents de Commissions
en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers,
Participe à la coordination entre les Elus, le Cabinet du Président et la Direction Générale des Services.
en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers,
Participe à la coordination entre les Elus, le Cabinet du Président et la Direction Générale des Services.
Missions / conditions d'exercice
Apporte une aide permanente aux Vice-Présidents et aux Présidents de Commission
en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers :
- filtre les communications téléphoniques,
- assure le traitement du courrier/courriel et le transmet aux Elus en triant par
urgence/priorité, traite les réponses si besoin,
- gère en partie les emplois du temps (présence des Elus aux diverses réunions de l’Institution…),
- organise les rendez-vous, réserve les salles,
- interroge les services du domaine concerné, prépare les dossiers,
- demande des notes aux Directions et Services, via le Cabinet du Président ou la
Direction Générale des Services,
- participe à l’accueil des rendez-vous des Elus et du public,
- traite les informations venant de la Préfecture sur les mouvements d’élus,
- effectue la lecture des revues de presse et transmet les informations
susceptibles d’être utiles aux Elus,
- gère certains dossiers et la mise à jour de fichiers,
- effectue la réservation des billets de train ou des chauffeurs,
- gère les demandes de lots formulées par les Elus (en lien avec la Direction Communication),
- prend des initiatives nécessaires au bon fonctionnement quotidien.
Participe à la coordination entre les Elus, le Cabinet du Président et la Direction
Générale des Services :
- prépare, en liaison avec le Secrétariat Général, les dossiers de rapports pour les
réunions des Présidents de Commissions,
- envoie le calendrier mensuel des réunions de l’Institution aux Élus et gère les présences/absences
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Horaires adaptables pour répondre aux besoins des élus
en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers :
- filtre les communications téléphoniques,
- assure le traitement du courrier/courriel et le transmet aux Elus en triant par
urgence/priorité, traite les réponses si besoin,
- gère en partie les emplois du temps (présence des Elus aux diverses réunions de l’Institution…),
- organise les rendez-vous, réserve les salles,
- interroge les services du domaine concerné, prépare les dossiers,
- demande des notes aux Directions et Services, via le Cabinet du Président ou la
Direction Générale des Services,
- participe à l’accueil des rendez-vous des Elus et du public,
- traite les informations venant de la Préfecture sur les mouvements d’élus,
- effectue la lecture des revues de presse et transmet les informations
susceptibles d’être utiles aux Elus,
- gère certains dossiers et la mise à jour de fichiers,
- effectue la réservation des billets de train ou des chauffeurs,
- gère les demandes de lots formulées par les Elus (en lien avec la Direction Communication),
- prend des initiatives nécessaires au bon fonctionnement quotidien.
Participe à la coordination entre les Elus, le Cabinet du Président et la Direction
Générale des Services :
- prépare, en liaison avec le Secrétariat Général, les dossiers de rapports pour les
réunions des Présidents de Commissions,
- envoie le calendrier mensuel des réunions de l’Institution aux Élus et gère les présences/absences
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Horaires adaptables pour répondre aux besoins des élus
Profils recherchés
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.