Assistante du Directeur Partenariat local et Habitat
Offre n° O021240820000351
Publiée le 20/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
cité Jean Bouhey, Dijon (Côte d'Or)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
10/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assure les missions d’assistante administrative de la Direction,
Coordonne les tâches transversales des services (circuits internes et forme des courriers,
notes, rapports à la Commission Permanente et au Conseil Départemental, organisation
transversale des secrétariats),
Coordonne les tâches administratives de la Direction,
Centralise la gestion du personnel.
Coordonne les tâches transversales des services (circuits internes et forme des courriers,
notes, rapports à la Commission Permanente et au Conseil Départemental, organisation
transversale des secrétariats),
Coordonne les tâches administratives de la Direction,
Centralise la gestion du personnel.
Missions / conditions d'exercice
Assure les missions d’assistante administrative de la Direction :
- Réceptionne et oriente les appels téléphoniques de la Directrice et de son adjointe,
- Assure le suivi dynamique du courrier, des notes et rapports en arrivée et au départ,
- Vérifie la mise en forme, la cohérence et la syntaxe des écrits produits au sein de la
Direction (notes, courriers, rapports),
- Assure la distribution des tickets restaurant et des fiches de salaire.
Coordonne les tâches transversales des services et des secrétariats de service de la
DPlH (circuits internes et forme des courriers, notes, rapports à la Commission
Permanente et au Conseil Départemental, organisation transversale des
secrétariats) :
- Propose, élabore et organise l’établissement et l’évolution des circuits internes des
courriers arrivés et départs, des notes, des rapports et les rappelle si nécessaire,
- Impulse et organise les méthodes et logiques de classement informatique et papier
des écrits de la Direction,
- Alerte sur le respect des délais du calendrier des commissions et de la remise des
rapports et prépare les documents pour les réunions des commissions,
- Met en place et alimente les outils de suivi d’activité et des délais,
- Assure la coordination des activités transversales des secrétariats de service :
circuits, courriers, circuits notes, rapports etc,
- Organise, en cas de besoin, la suppléance des autres secrétariats de la Direction.
Coordonne les tâches administratives de la Direction :
- Gère l’arborescence informatique de la Direction (structure, classement),
- Met à jour le site internet pour les pages concernées par la Direction,
- Pilote l’archivage des dossiers papiers et informatiques de la Direction,
- Gère la distribution des tickets restaurants de l’ensemble des agents de la Direction,
- Gère les aménagements des locaux (demandes de travaux, déménagements),
- Gère l’équipement et les droits informatiques et bureautiques des agents,
spécifiquement les nouveaux arrivants,
- Gère les stocks de fournitures de bureau et d’EPI.
Centralise la gestion du personnel :
- Conseille, en tant que référente GTA, les agents sur les modalités d’utilisation du
logiciel et ses évolutions,
- Coordonne les plannings des absences des agents de la Direction (congés,
formations) et alerte sur les dysfonctionnements.
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Disponibilité horaire liée aux besoins de permanence
- Réceptionne et oriente les appels téléphoniques de la Directrice et de son adjointe,
- Assure le suivi dynamique du courrier, des notes et rapports en arrivée et au départ,
- Vérifie la mise en forme, la cohérence et la syntaxe des écrits produits au sein de la
Direction (notes, courriers, rapports),
- Assure la distribution des tickets restaurant et des fiches de salaire.
Coordonne les tâches transversales des services et des secrétariats de service de la
DPlH (circuits internes et forme des courriers, notes, rapports à la Commission
Permanente et au Conseil Départemental, organisation transversale des
secrétariats) :
- Propose, élabore et organise l’établissement et l’évolution des circuits internes des
courriers arrivés et départs, des notes, des rapports et les rappelle si nécessaire,
- Impulse et organise les méthodes et logiques de classement informatique et papier
des écrits de la Direction,
- Alerte sur le respect des délais du calendrier des commissions et de la remise des
rapports et prépare les documents pour les réunions des commissions,
- Met en place et alimente les outils de suivi d’activité et des délais,
- Assure la coordination des activités transversales des secrétariats de service :
circuits, courriers, circuits notes, rapports etc,
- Organise, en cas de besoin, la suppléance des autres secrétariats de la Direction.
Coordonne les tâches administratives de la Direction :
- Gère l’arborescence informatique de la Direction (structure, classement),
- Met à jour le site internet pour les pages concernées par la Direction,
- Pilote l’archivage des dossiers papiers et informatiques de la Direction,
- Gère la distribution des tickets restaurants de l’ensemble des agents de la Direction,
- Gère les aménagements des locaux (demandes de travaux, déménagements),
- Gère l’équipement et les droits informatiques et bureautiques des agents,
spécifiquement les nouveaux arrivants,
- Gère les stocks de fournitures de bureau et d’EPI.
Centralise la gestion du personnel :
- Conseille, en tant que référente GTA, les agents sur les modalités d’utilisation du
logiciel et ses évolutions,
- Coordonne les plannings des absences des agents de la Direction (congés,
formations) et alerte sur les dysfonctionnements.
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Disponibilité horaire liée aux besoins de permanence
Profils recherchés
TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
Contact et modalités de candidature
Contact
0380636600
Informations complémentaires
Cv + lettre de motivation
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.