Sous l’autorité hiérarchique du Chargé de la mission coordination des manifestations municipales, en lien avec la Directrice des relations humaines et de la qualité de vie au travail, le.la référent.e évènementiel participe à l’organisation et à la mise en œuvre des diverses manifestations liées au fonctionnement de la collectivité. Vous contribuez à la dynamique et au rayonnement des évènements de la ville en appui au Chargé de la mission coordination à travers l’organisation de manifestations/cérémonies festives, culturelles, publiques et patriotiques sur le territoire de Chenôve tout au long de l’année.

Vous travaillerez en transversalité avec les différents services municipaux concernés, les élus et le cabinet du Maire en veillant à la bonne adéquation et mise en œuvre des événements proposés et en mettant à disposition du service tous les outils nécessaires à son bon fonctionnement.

Horaires adaptés en lien avec une présence demandée parfois en soirée et weekend en fonctions des besoins de service.

Profil recherché :
Connaissances techniques et règlementaires dans l’organisation d’évènements.
Savoir faire preuve de rigueur, d’anticipation et d’organisation.
Être créatif et force de proposition.
Aptitude au travail transversal et en équipe.
Maitrise des logiciels bureautique et de graphisme.
Bonne maitrise de l’expression orale et écrite.
Disponibilité, sens du dialogue et diplomatie.
Titulaire d’une formation dans le domaine de l’évènementiel, de la communication ou une expérience dans le domaine.

Missions et activités
Mission 1 : Assister le chargé de mission à la préparation et à la bonne tenue des manifestations
Activités :
Mettre en œuvre le suivi du calendrier prévisionnel des manifestations et des cérémonies.
Être force de proposition sur la scénographie des événements et veiller à la bonne information des citoyens en amont en lien avec le service communication.
Assister le chargé de mission pour la mise en place d’un déroulé au cabinet du maire dans le respect du protocole.

Mission 2 : Assurer une gestion administrative et comptable
Activités :
Rédiger des courriers et des notes.
Préparer et gérer des cartons d’invitation (mise en forme, tenue de base contacts, envoi, suivi des réponses…).
Mettre en forme les outils nécessaires au bon suivi du protocole (chevalets, plans de table…).
Assurer les procédures comptables relatives au budget dédié (bons de commandes, factures…).

Mission 3 : Favoriser la logistique de l’évènement en appui au chargé de mission
Activités :
Participer à l’accueil du public et de personnalités lors des manifestations.
Assurer les commandes et le suivi des prestations.
Aider à la coordination des services supports, mettre en place l’organisation et la bonne répartition des missions pour chaque événement et s’assurer de leur bonne exécution sur site.
Assister le cabinet pour la mise en place de l’accueil de délégations dans le cadre du jumelage et des partenariats internationaux.
Faire un bilan des manifestations et cérémonies avec la tenue de tableaux de bord.

Savoirs :
Titulaire d’une formation dans le domaine de l’évènementiel ou une expérience dans ce domaine.
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
Maitrise des outils bureautiques (word, excel, outlook, adobe, indesign ou photoshop).

Savoir-faire :
Savoir rendre compte de son activité à bon escient.
Savoir s’organiser.
Bonne maitrise de l’orthographe et connaissance des règles protocolaires.
Maitrise des techniques d’accueil et de placement.
Capacité à travailler dans l’urgence.
Savoir faire preuve de rigueur, d’anticipation et d’organisation.
Être créatif et force de proposition.

Ressources comportementales :
Faire preuve d’adaptabilité, de réactivité, et de disponibilité.
Capacité à travailler en équipe et en transversalité.
Bonne présentation, discrétion et diplomatie.