· Assiste le chef de service dans le suivi des projets et dossiers en cours ainsi que
dans le traitement du courrier,
· Assure un rôle d'interface entre le Pôle Solidarités, Jeunesse, Culture, Sports et
l'ensemble des secrétariats ASE,
· Centralise, analyse et suit les statistiques de l'activité de la mission,
· Assure un rôle d'interface entre le Pôle Solidarités, Jeunesse, Culture, Sports et
les partenaires internes et externes,
· Assure l'accueil des nouveaux arrivants et la présentation du service ASE.

Assiste le chef de service dans le suivi des projets et dossiers en cours ainsi que dans le
traitement du courrier :
· Participe aux réunions dans le cadre du service ASE, et suit la préparation et le
compte-rendu de ces réunions,
· Constitue et suit les dossiers relatifs aux projets pilotés par le Chef de service,
· Rédige et suit les conventions de partenariat entre les partenaires et le Conseil
Départemental – ASE (enregistrement sur le logiciel G Délib),
· Rédige et suit les demandes de notes du cabinet,
· Gère l'agenda du Chef de Service,
· Organise les permanences d'astreintes ASE et recense les interventions pour indemnisation, rédige le bilan annuel des astreintes ASE.
Assure un rôle d'interface entre le Pôle Solidarités, Jeunesse, Culture, Sports et
l'ensemble des secrétariats ASE :
· Vérifie la conformité à la Charte graphique de tous les courriers des parapheurs à
destination du Pôle Solidarités, Jeunesse, Culture, Sports,
· Coordonne les différents secrétariats autour des dossiers ponctuels,
· Représente le service aux réunions de secrétariat du Pôle Solidarités, Jeunesse, Culture, Sports
· Diffuse les informations et consignes du Chef de service et de la Direction auprès de
tous les agents de service.
Centralise, analyse et suit les statistiques de l'activité de la mission :
· Élabore des données statistiques, ponctuellement à la demande de la Direction, et
chaque mois,
· Effectue la synthèse annuelle des statistiques en vue de leur transmission au Ministère,
· Élabore le rapport d'activité : recherche de statistiques, création de graphiques
illustrant l'activité annuelle du service en lien avec le Chef de service,
· Assure l'accueil des nouveaux arrivants en protection de l'enfance et la présentation du
service aux professionnels.
Assure le rôle de référent SOLIS en lien avec la MAP :
· Réalise ou modifie les modèles courriers sur l'outil informatique SOLIS,
· Élabore conjointement avec le responsable SOLIS des requêtes sur WEBI,
· Assure le suivi des requêtes.
Assure un rôle d'interface entre le Pôle Solidarités, Jeunesse, Culture, Sports et les
partenaires internes et externes :
· Est amené à organiser des réunions de travail avec des partenaires internes et externes
: organisation matérielle, rédaction de supports de présentation, compte-rendu de
réunions,
· Assure la coordination avec les autres services et les partenaires associés (par exemple
: diverses procédures, …).

CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
· Assure le binôme avec la secrétaire de l'ODPE

TRONC COMMUN DE COMPETENCES
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et
des échéances
Rechercher et diffuser des informations quelque soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)

TRONC SPECIFIQUE DE COMPETENCES
Connaître le fonctionnement, les activités, les procédures et les partenaires du
service
Connaître le vocabulaire professionnel et les procédures administratives
Connaître les instances de décisions de la collectivité
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnelle
Intervenir en qualité de référent sur les applicatifs métiers du domaine
Entretenir des relations aussi bien avec les personnels de la collectivité qu'avec
des partenaires extérieurs traitant du domaine considéré
Analyser les données et interpréter les résultats des premiers indicateurs statistiques
Bâtir des modèles statistiques
Rédiger les documents contractuels (conventions)