Assistant de direction
Offre n° O017241014001268
Publiée le 14/10/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
85 boulevard de la république, La Rochelle (Charente-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
04/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Traitement indiciaire + IFSE
Descriptif de l'emploi
Rejoignez une équipe au cœur de l'action publique locale !
Le Département de la Charente-Maritime, joyau de la Nouvelle-Aquitaine, vous invite à évoluer dans un cadre de vie unique où se mêlent patrimoine historique, littoral atlantique et dynamisme économique. Engagé dans la préservation de ses richesses naturelles, , la promotion du tourisme et l'amélioration du quotidien de ses habitants, le Département est à la recherche de talents pour l'accompagner dans sa mission.
🎯 Vos missions :
En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement de la Direction Générale et du Cabinet de la Présidente, en assurant la gestion administrative et en apportant un soutien transversal aux actions de l'équipe.
Le Département de la Charente-Maritime, joyau de la Nouvelle-Aquitaine, vous invite à évoluer dans un cadre de vie unique où se mêlent patrimoine historique, littoral atlantique et dynamisme économique. Engagé dans la préservation de ses richesses naturelles, , la promotion du tourisme et l'amélioration du quotidien de ses habitants, le Département est à la recherche de talents pour l'accompagner dans sa mission.
🎯 Vos missions :
En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement de la Direction Générale et du Cabinet de la Présidente, en assurant la gestion administrative et en apportant un soutien transversal aux actions de l'équipe.
Missions / conditions d'exercice
💻 Secrétariat de la direction :
Accueillir et orienter avec professionnalisme les interlocuteurs, tant physiquement que par téléphone.
Gérer le courrier et les parapheurs (arrivées, enregistrement, départ), ainsi que l'archivage.
Planifier et coordonner les agendas (Directeur Général, Cabinet), appels téléphoniques et mails.
Organiser les réunions et déplacements professionnels.
Administrer les espaces collaboratifs du cabinet (SharePoint).
Assurer la gestion du portail SNCF pour les déplacements.
Préparer et suivre les rapports d'activité hebdomadaires dans l'application dédiée.
📝 Appui aux représentations de la Présidente :
Traiter les sollicitations reçues par la Présidente (inaugurations, assemblées générales) et y répondre.
Coordonner la représentation de la Présidente par les conseillers départementaux en fonction de leurs délégations, zones géographiques ou compétences, et informer les organisateurs.
Préparer des dossiers événementiels en collaboration avec les différentes directions.
📅 Gestion des événements et manifestations :
Organiser l'envoi des invitations aux élus pour les événements du Département et centraliser les retours.
Contribuer à la gestion des conseils départementaux et des sessions, notamment en lien avec les convocations des élus.
Accueillir et orienter avec professionnalisme les interlocuteurs, tant physiquement que par téléphone.
Gérer le courrier et les parapheurs (arrivées, enregistrement, départ), ainsi que l'archivage.
Planifier et coordonner les agendas (Directeur Général, Cabinet), appels téléphoniques et mails.
Organiser les réunions et déplacements professionnels.
Administrer les espaces collaboratifs du cabinet (SharePoint).
Assurer la gestion du portail SNCF pour les déplacements.
Préparer et suivre les rapports d'activité hebdomadaires dans l'application dédiée.
📝 Appui aux représentations de la Présidente :
Traiter les sollicitations reçues par la Présidente (inaugurations, assemblées générales) et y répondre.
Coordonner la représentation de la Présidente par les conseillers départementaux en fonction de leurs délégations, zones géographiques ou compétences, et informer les organisateurs.
Préparer des dossiers événementiels en collaboration avec les différentes directions.
📅 Gestion des événements et manifestations :
Organiser l'envoi des invitations aux élus pour les événements du Département et centraliser les retours.
Contribuer à la gestion des conseils départementaux et des sessions, notamment en lien avec les convocations des élus.
Profils recherchés
Vous êtes une personne rigoureuse, organisée et dotée d'un excellent sens du service public. Vos compétences relationnelles et rédactionnelles vous permettent de gérer les priorités avec efficacité, tout en faisant preuve de discrétion.
Expérience : Une expérience en secrétariat de direction ou en appui administratif dans une organisation publique ou privée est un atout essentiel.
Compétences techniques : Vous maîtrisez les outils bureautiques (pack Office, Outlook, SharePoint) et vous avez des connaissances en gestion d'agendas complexes.
Qualités personnelles : Polyvalence, réactivité, capacité à travailler en équipe et à collaborer avec des interlocuteurs de tous niveaux hiérarchiques.
Savoir-être : Vous êtes à l'aise dans la gestion des contacts avec des personnalités publiques et disposez d'un sens aigu de la confidentialité.
Expérience : Une expérience en secrétariat de direction ou en appui administratif dans une organisation publique ou privée est un atout essentiel.
Compétences techniques : Vous maîtrisez les outils bureautiques (pack Office, Outlook, SharePoint) et vous avez des connaissances en gestion d'agendas complexes.
Qualités personnelles : Polyvalence, réactivité, capacité à travailler en équipe et à collaborer avec des interlocuteurs de tous niveaux hiérarchiques.
Savoir-être : Vous êtes à l'aise dans la gestion des contacts avec des personnalités publiques et disposez d'un sens aigu de la confidentialité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0546317480
Informations complémentaires
Pour postuler ou obtenir plus d'informations, Vous pouvez contacter :
Clément LEGRAND - Directeur adjoint de Cabinet – 05-46-31-76-05
Emilie ALLARD - Responsable équipe recrutement – 05-46-31-74-80
Clément LEGRAND - Directeur adjoint de Cabinet – 05-46-31-76-05
Emilie ALLARD - Responsable équipe recrutement – 05-46-31-74-80
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.