Aytré, un territoire attractif et dynamique
Située en Charente-Maritime et limitrophe à La Rochelle, la commune littorale d’Aytré occupe les rangs de seconde ville de la Communauté d’Agglomération de La Rochelle et de 5ème du département de Charente-Maritime.
Caractérisée par la richesse de sa biodiversité avec 3 kilomètres de littoral préservés dont 1,5km de plage, un marais doux et 25 hectares d’espaces naturels classés « Natura 2000 » la ville est également connue pour son dynamisme économique avec sa zone d’activité dite de « Belle Aire » et la présence de l'entreprise Alstom dans son cœur de ville.

Contexte
Suite à un réaménagement de poste au sein du Pôle technique et aménagement du territoire, la Ville recrute un-e Assistant-e de direction chargé-e d’épauler le directeur dans l’organisation de son travail, le suivi comptable de la direction et la gestion de la commande publique liée à son activité. Vous serez sous l’autorité directe du directeur.

Missions principales :

En tant qu’assistante de direction du Directeur du pôle technique
o Organisation de la vie professionnelle du directeur ou de l'élu(e) associé(e)
o Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités du Directeur ou de l'élu(e)
o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
o Organiser les déplacements du directeur ou de l'élu(e)
o Établir une relation de confiance avec le directeur ou l'élu(e)
o Suivi des projets et activités de la direction
o Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
o Suivre l'exécution budgétaire du service
o Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
o Prendre des notes, mettre en forme et enregistrer tous types de courriers

o Accueil physique et téléphonique des partenaires institutionnels ou fournisseurs
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
o Planification et suivi
o Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
o Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
o Assurer le lien avec les partenaires institutionnels

o Production de documents d’aide à la décision
o Faire les comptes-rendus des commissions municipales
o Rédiger les fiches préparatoires aux Bureaux Municipaux
o Rédiger des notes de synthèse
En tant qu’assistant(e) du suivi des marchés publics, de la gestion comptable et du budget du Pôle Technique

o Réceptionner, traiter, vérifier et classer les pièces comptables
o Apprécier la validité des pièces justificatives
o Contrôler les factures du ou des services
o Classer, archiver les pièces et documents comptables ou financiers
o Réaliser les engagements, les bons de commande et le suivi des crédits
o Tenir à jour des tableaux de bords de suivi des engagements et réalisations
o Identifier un problème sur une opération comptable
o Notifier les marchés aux candidats retenus
o Suivre l’exécution des marches de la direction et faire les ordres de service
o Assurer le contact permanent avec le titulaire du marché