Secrétaire chargée d'accueil, de communication, de l'agence postale et de la bibliothèque
Offre n° O017240730000181
Publiée le 30/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
5 place de la Poste, Bouhet (Charente-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
30/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
• A LA MAIRIE : sous la responsabilité de la cheffe de service
La secrétaire détient des compétences lui permettant de suivre la gestion administrative de la commune et dispose de compétences juridiques et rédactionnelles ainsi que d’une connaissance du fonctionnement du secteur public.
Accueillir tout type de public
Assurer des tâches de secrétariat
Présence aux heures d’ouverture de la Mairie
- Lundi de 8h à 12h et de 13h30 à 17h30
- Mardi de 14h à 18h
- Mercredi de 8h30 à 12h30
- Jeudi de 8 à 12 heures
- Vendredi de 13h30 à 17h30
Assurer l’accueil de l’Agence Postale Communale aux heures d’ouverture au public (voir horaires de l’accueil de la mairie)
• A LA BIBLIOTHÈQUE : sous la responsabilité de la cheffe de service
Assurer la gestion administrative de la Bibliothèque municipale (réception des livres et leur entretien, gestion de la base de données des ouvrages de la bibliothèque, préparation administrative des manifestations organisées par la bibliothèque…)
Accueillir le public
Accueillir les enfants de l’école une fois par trimestre
La secrétaire détient des compétences lui permettant de suivre la gestion administrative de la commune et dispose de compétences juridiques et rédactionnelles ainsi que d’une connaissance du fonctionnement du secteur public.
Accueillir tout type de public
Assurer des tâches de secrétariat
Présence aux heures d’ouverture de la Mairie
- Lundi de 8h à 12h et de 13h30 à 17h30
- Mardi de 14h à 18h
- Mercredi de 8h30 à 12h30
- Jeudi de 8 à 12 heures
- Vendredi de 13h30 à 17h30
Assurer l’accueil de l’Agence Postale Communale aux heures d’ouverture au public (voir horaires de l’accueil de la mairie)
• A LA BIBLIOTHÈQUE : sous la responsabilité de la cheffe de service
Assurer la gestion administrative de la Bibliothèque municipale (réception des livres et leur entretien, gestion de la base de données des ouvrages de la bibliothèque, préparation administrative des manifestations organisées par la bibliothèque…)
Accueillir le public
Accueillir les enfants de l’école une fois par trimestre
Missions / conditions d'exercice
• Fonction Administrative et Technique.
Dépouiller et répondre aux différents courriers
Transmettre les différentes informations aux élus
Préparer et mettre en forme les décisions des élus, les actes administratifs et les actes d’état civil
Tenue des registres d’Etat Civil et préparation, des Pacs et des parrainages civils.
Rédiger des courriers
Gérer l’utilisation des salles communales
Rédiger et mettre en forme les bulletins d’informations de la Commune
• Fonction Budgétaire et Comptable
Préparer et élaborer la facturation des services périscolaires
Établir les frais de fonctionnement du R.P.I. et du S.D.I.S.
• Fonction de Renseignement des administrés.
Répondre aux questions des administrés
• Fonction de Gestion du personnel
Organisation des élections professionnelles
• Activités spécifiques
Mettre à jour le fichier électoral et assurer l’organisation matérielle des élections et du recensement en liaison avec la Commission de contrôle.
Gérer le recensement militaire
Gérer les préinscriptions scolaires et les dérogations.
Assurer les tâches liées à l’urbanisme (gestion des autorisations d’urbanisme, règlement de circulation)
Réaliser les photocopies pour les associations et rédiger les conventions.
Tenir la permanence et assurer les services courants disponibles dans une mairie.
Effectuer les commandes de fournitures administratives
Effectuer les commandes des repas de la restauration scolaire
Effectuer et suivre les déclarations des assurances, des contrats de maintenance et des sinistres
Effectuer les déclarations auprès de la C.A.F. pour la garderie périscolaire
• Gestion de l’agence postale communale
Service postaux
- Affranchissement
- Vente de timbres-poste à usage courant
- Vente d’enveloppes et Prêt-à-Poster
- Dépôt des objets y compris recommandés
- Retrait des lettres et colis en instance
- Services de proximité : colissimo, chrono-post.
Services financiers et prestations associées
- Retrait d’espèces sur compte courant postal ou livret d’épargne
• Bibliothèque municipale
Permanence le mercredi après-midi
Gestion du fonds des livres dans les étagères, entretien, désherbage, recollement
Achat de nouveauté 4 fois par an
Présence lors du passage du bibliobus
Gestion de la navette du SLEM (réservation, présence, …) 1 fois par mois
Accueil des scolaires 2 à 3 fois par trimestre
Participation aux rencontres pour :
- La ronde des histoires 2 fois par mois
- Le prix des lecteurs 1 fois par mois
- Conférence avec exposition 1 fois par an
- Diverses animations
Rapport annuel d’activité et statistiques
Courier aux adhérents
Relance des retards
Gestion du logiciel
Préparation administrative des manifestations
• Assistant de prévention
• la prévention des dangers susceptibles de compromettre la santé et la sécurité des agents, dans le cadre des actions de prévention ;
• l’amélioration des méthodes et du milieu du travail en adaptant les conditions de travail en fonction de l’aptitude physique des agents ;
• l’approfondissement, dans les services, de la connaissance des problèmes de sécurité et des techniques propres à les résoudre ;
• Veiller à l’observation des prescriptions législatives et règlementaires prises en ces matières et à la bonne tenue des registres de santé et de sécurité au travail dans tous les services.
• Référent RGPD / Cybersécurité
Dépouiller et répondre aux différents courriers
Transmettre les différentes informations aux élus
Préparer et mettre en forme les décisions des élus, les actes administratifs et les actes d’état civil
Tenue des registres d’Etat Civil et préparation, des Pacs et des parrainages civils.
Rédiger des courriers
Gérer l’utilisation des salles communales
Rédiger et mettre en forme les bulletins d’informations de la Commune
• Fonction Budgétaire et Comptable
Préparer et élaborer la facturation des services périscolaires
Établir les frais de fonctionnement du R.P.I. et du S.D.I.S.
• Fonction de Renseignement des administrés.
Répondre aux questions des administrés
• Fonction de Gestion du personnel
Organisation des élections professionnelles
• Activités spécifiques
Mettre à jour le fichier électoral et assurer l’organisation matérielle des élections et du recensement en liaison avec la Commission de contrôle.
Gérer le recensement militaire
Gérer les préinscriptions scolaires et les dérogations.
Assurer les tâches liées à l’urbanisme (gestion des autorisations d’urbanisme, règlement de circulation)
Réaliser les photocopies pour les associations et rédiger les conventions.
Tenir la permanence et assurer les services courants disponibles dans une mairie.
Effectuer les commandes de fournitures administratives
Effectuer les commandes des repas de la restauration scolaire
Effectuer et suivre les déclarations des assurances, des contrats de maintenance et des sinistres
Effectuer les déclarations auprès de la C.A.F. pour la garderie périscolaire
• Gestion de l’agence postale communale
Service postaux
- Affranchissement
- Vente de timbres-poste à usage courant
- Vente d’enveloppes et Prêt-à-Poster
- Dépôt des objets y compris recommandés
- Retrait des lettres et colis en instance
- Services de proximité : colissimo, chrono-post.
Services financiers et prestations associées
- Retrait d’espèces sur compte courant postal ou livret d’épargne
• Bibliothèque municipale
Permanence le mercredi après-midi
Gestion du fonds des livres dans les étagères, entretien, désherbage, recollement
Achat de nouveauté 4 fois par an
Présence lors du passage du bibliobus
Gestion de la navette du SLEM (réservation, présence, …) 1 fois par mois
Accueil des scolaires 2 à 3 fois par trimestre
Participation aux rencontres pour :
- La ronde des histoires 2 fois par mois
- Le prix des lecteurs 1 fois par mois
- Conférence avec exposition 1 fois par an
- Diverses animations
Rapport annuel d’activité et statistiques
Courier aux adhérents
Relance des retards
Gestion du logiciel
Préparation administrative des manifestations
• Assistant de prévention
• la prévention des dangers susceptibles de compromettre la santé et la sécurité des agents, dans le cadre des actions de prévention ;
• l’amélioration des méthodes et du milieu du travail en adaptant les conditions de travail en fonction de l’aptitude physique des agents ;
• l’approfondissement, dans les services, de la connaissance des problèmes de sécurité et des techniques propres à les résoudre ;
• Veiller à l’observation des prescriptions législatives et règlementaires prises en ces matières et à la bonne tenue des registres de santé et de sécurité au travail dans tous les services.
• Référent RGPD / Cybersécurité
Profils recherchés
Relations fonctionnelles :
• Relations régulières avec l’ensemble du personnel pour transmission d’informations, de matériels, de consignes, réception des doléances et des interrogations, lien entre le personnel et les élus.
• Relation permanente avec le public
• Echange d’informations avec le maire et le conseil municipal
• Coopération avec d’autres collectivités (CdC Aunis Sud, autres Communes)
• Contact, échange d’informations avec diverses institutions (Organisme d’Etat, Centre de Gestion, Conseil Général, Trésorerie…)
• Formations et qualifications nécessaires :
Niveau Bac + 2
• Compétences nécessaires :
connaissances théoriques et savoir-faire :
- Connaître et savoir appliquer les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs (délibération, arrêté…).
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d’état civil.
- Connaître et savoir appliquer les règles de la comptabilité publique (Budget, M14, M57 …).
- Connaître et savoir appliquer les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats.
- Connaître et savoir appliquer le statut de la Fonction Publique Territoriale.
- Connaître et savoir appliquer les techniques de communication et négociation.
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire des élections.
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire de la mise en place d’un conseil municipal.
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
- Connaître et savoir gérer les équipements municipaux (salle des fêtes, cimetières, école…).
- Connaître et savoir utiliser les outils informatiques
- Connaître et savoir appliquer les techniques d’expression écrite et orale
Qualités relationnelles
- Grande capacité d’adaptation
- Esprit d’initiative
- Polyvalence
- Discrétion
- Sens des responsabilités
- Autonomie
- Sens de l’anticipation
- Réactivité
- Organisation
- Rigueur
- Bonne maîtrise de la langue française
- Ponctualité
- Sens du service public
• Relations régulières avec l’ensemble du personnel pour transmission d’informations, de matériels, de consignes, réception des doléances et des interrogations, lien entre le personnel et les élus.
• Relation permanente avec le public
• Echange d’informations avec le maire et le conseil municipal
• Coopération avec d’autres collectivités (CdC Aunis Sud, autres Communes)
• Contact, échange d’informations avec diverses institutions (Organisme d’Etat, Centre de Gestion, Conseil Général, Trésorerie…)
• Formations et qualifications nécessaires :
Niveau Bac + 2
• Compétences nécessaires :
connaissances théoriques et savoir-faire :
- Connaître et savoir appliquer les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs (délibération, arrêté…).
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d’état civil.
- Connaître et savoir appliquer les règles de la comptabilité publique (Budget, M14, M57 …).
- Connaître et savoir appliquer les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats.
- Connaître et savoir appliquer le statut de la Fonction Publique Territoriale.
- Connaître et savoir appliquer les techniques de communication et négociation.
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire des élections.
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire de la mise en place d’un conseil municipal.
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
- Connaître et savoir gérer les équipements municipaux (salle des fêtes, cimetières, école…).
- Connaître et savoir utiliser les outils informatiques
- Connaître et savoir appliquer les techniques d’expression écrite et orale
Qualités relationnelles
- Grande capacité d’adaptation
- Esprit d’initiative
- Polyvalence
- Discrétion
- Sens des responsabilités
- Autonomie
- Sens de l’anticipation
- Réactivité
- Organisation
- Rigueur
- Bonne maîtrise de la langue française
- Ponctualité
- Sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0546682083
Informations complémentaires
Merci d'envoyer une lettre de motivation et un CV, soit par courrier, soit par mail, soit directement à la mairie de Bouhet
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.