Située en Charente-Maritime et limitrophe à La Rochelle, la commune littorale d’Aytré occupe les rangs de seconde ville de la Communauté d’Agglomération de La Rochelle et de 5ème du département de Charente-Maritime.
Caractérisée par la richesse de sa biodiversité avec 3 kilomètres de littoral préservé dont 1,5km de plage, un marais doux et 25 hectares d’espaces naturels classés « Natura 2000 » la ville est également connue pour son dynamisme économique avec sa zone d’activité dite de « Belle Aire » et la présence de l'entreprise Alstom dans son cœur de ville.
Sous l’autorité directe de la Directrice du CCAS vous occuperez un poste nouvellement créé.
Descriptif de l’emploi et positionnement dans la structure : création d’un poste.
Vous mettrez en œuvre, sous la responsabilité de la directrice du CCAS, la gestion administrative du pôle solidarités et la Direction du CCAS en lien avec les différents Pôles du CAS et les directions transversales de la Ville.
MISSIONS
• Assurer le secrétariat de la Direction du pôle Solidarités et de l’élue référente.
• Assurer le secrétariat, l’organisation et le suivi des conseils d’administration du CCAS.
• Assister la directrice dans la préparation et le suivi de certains dossiers.
• Suivre des congés et récupération des agents.
• Assurer la bonne transmission des informations
Accueillir, informer, orienter, accompagner :
- Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s’assurant de relayer la demande à l’interlocuteur en capacité de les fournir.
- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité.
- Renforcer l’accueil en cas d’absence des agents d’accueil (mission ponctuelle)

Assister la direction du pôle solidarité et du CCAS
- Organiser l’agenda et la prise de RDV de la directrice et de la Vice-Présidente en fonction des priorités, assurer la logistique des réunions et préparer les dossiers correspondants.
- Suivre l’ensemble des dossiers de la direction.
- Assurer la circulation de l’information entre la direction et les différents services.
- Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et de contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, compte rendu, tableaux, diaporamas.
- A partir d’informations orales ou écrites, rédiger des courriers.
- Assurer la circulation des parapheurs, courriers, notes entre les différents services.
- Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la direction et suivre certains dossiers en autonomie.
- Préparer et suivre des dossiers de demande de subvention
- Classer et archiver les dossiers de la direction

Suivre les projets et les activités de la direction du CCAS
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
- Renseigner les tableaux de suivi et activités du service
- Remplir les tableaux statistiques des activités des pôles (des dossiers administratifs, des appels reçus…) Participer à l’élaboration et à la mise en place de projets (semaine bleue, octobre rose, Téléthon, gouter et repas des seniors, sorties…)
- Participer à la rédaction du rapport d’activité

Préparer et suivre le Conseil d’Administration du CCAS :
- Préparation de l’ordre du jour
- Participation à la rédaction des délibérations, décisions et notes de synthèse pour le Conseil d’Administration du CCAS
- Mise en forme définitive et envoi des délibérations et note de synthèse Convocation, affichage, compte-rendu
- Décisions des aides attribuées
- Transmission des délibérations au contrôle de légalité
- Transmission pour mise en ligne sur l’Intranet des documents relatifs au Conseil d’Administration du CCAS

Activités complémentaires :
- Participation aux différents événements organisés par la direction et au dispositif canicule et grand froid
- Participer à la commission solidarités et aux différentes réunions organisées par la direction
- Régisseur suppléant