ASSISTANT POLYVALENT ACCUEIL, LOGISTIQUE ET ARCHIVES – ASSISTANT DU SERVICE PRÉVENTION ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL (h/f)
Offre n° O017240621001574
Publiée le 21/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
LA ROCHELLE CEDEX 09
Poste à pourvoir le
25/07/2024
Date limite de candidature
21/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Situé à LA ROCHELLE sur la côte atlantique, le Centre de gestion de la Charente Maritime, établissement public administratif assurant des missions d'accompagnement et l'expertise RH pour plus de 600 collectivités territoriales.
Assistant polyvalent accueil, logistique et archives (80%)
Assure la tenue du poste d’accueil du Centre de gestion
Contribue à la réalisation de missions logistiques
Assiste l’archiviste du Centre de gestion dans la gestion des archives documentaires
Assistant du service Prévention et Sécurité au travail (20%)
Assistant polyvalent accueil, logistique et archives (80%)
Assure la tenue du poste d’accueil du Centre de gestion
Contribue à la réalisation de missions logistiques
Assiste l’archiviste du Centre de gestion dans la gestion des archives documentaires
Assistant du service Prévention et Sécurité au travail (20%)
Missions / conditions d'exercice
Assistant polyvalent accueil, logistique et archives (80%)
Assure la tenue du poste d’accueil :
• Accueille, analyse les demandes, synthétise et répercute les messages, transmets les communications téléphoniques, assure l’orientation du public
• Contrôle l’accès et la circulation des personnes au sein de l’établissement.
• Tient à jour les documents de suivi des visites
• Assure le traitement du courrier entrant (ouverture, numérisation et transmission du courrier) et sortant (affranchissement, mise sous pli)
• Gère le planning de réservation des salles, des véhicules et autre matériel
• Assure le suivi d’un système de mesure de l’activité de la mission « accueil » (appels, visiteurs, courriers…)
• Assure la gestion des badges d’accès aux locaux du Centre de gestion, en lien avec le service de sécurité du site de la Maison de la Charente-Maritime
Contribue à la réalisation de certaines missions logistiques
• En lien avec l’agent coordinateur logistique du pôle ressources et au titre de la polyvalence au sein du pôle, assure un soutien ponctuel aux missions logistiques (suivi des livraisons, de l’entretien du bâtiment, de la gestion du parc des véhicules de service, des stocks de produits d’hygiène et des fournitures de bureau…)
Assiste l’archiviste du Centre de gestion :
• Participe à la collecte des archives auprès des services du Centre de gestion
• Classe les archives et en assure la description en utilisant les outils de gestion dédiés et en appliquant les procédures de versement et d’élimination
• Assure la conservation des archives en appliquant les règles de conservation préventive et en organisant les espaces de conservation
Assistant du service Prévention et Sécurité au travail (20%)
• Suivi de gestion administrative des interventions du service (vérification des pièces et édition, suivi des retours et des circuits de signatures, tenue des tableaux d’activité avant facturation)
• Classement et archivage,
• Gestion administrative des différents réseaux de prévention (assistants/conseillers de prévention,)
• Accueil téléphonique, gestion de la boite mail fonctionnelle et du courrier
• Information de premier niveau des collectivités
• Participation à l’organisation d’événements sur le thème de la prévention avec les autres services du CDG17
Assure la tenue du poste d’accueil :
• Accueille, analyse les demandes, synthétise et répercute les messages, transmets les communications téléphoniques, assure l’orientation du public
• Contrôle l’accès et la circulation des personnes au sein de l’établissement.
• Tient à jour les documents de suivi des visites
• Assure le traitement du courrier entrant (ouverture, numérisation et transmission du courrier) et sortant (affranchissement, mise sous pli)
• Gère le planning de réservation des salles, des véhicules et autre matériel
• Assure le suivi d’un système de mesure de l’activité de la mission « accueil » (appels, visiteurs, courriers…)
• Assure la gestion des badges d’accès aux locaux du Centre de gestion, en lien avec le service de sécurité du site de la Maison de la Charente-Maritime
Contribue à la réalisation de certaines missions logistiques
• En lien avec l’agent coordinateur logistique du pôle ressources et au titre de la polyvalence au sein du pôle, assure un soutien ponctuel aux missions logistiques (suivi des livraisons, de l’entretien du bâtiment, de la gestion du parc des véhicules de service, des stocks de produits d’hygiène et des fournitures de bureau…)
Assiste l’archiviste du Centre de gestion :
• Participe à la collecte des archives auprès des services du Centre de gestion
• Classe les archives et en assure la description en utilisant les outils de gestion dédiés et en appliquant les procédures de versement et d’élimination
• Assure la conservation des archives en appliquant les règles de conservation préventive et en organisant les espaces de conservation
Assistant du service Prévention et Sécurité au travail (20%)
• Suivi de gestion administrative des interventions du service (vérification des pièces et édition, suivi des retours et des circuits de signatures, tenue des tableaux d’activité avant facturation)
• Classement et archivage,
• Gestion administrative des différents réseaux de prévention (assistants/conseillers de prévention,)
• Accueil téléphonique, gestion de la boite mail fonctionnelle et du courrier
• Information de premier niveau des collectivités
• Participation à l’organisation d’événements sur le thème de la prévention avec les autres services du CDG17
Profils recherchés
Compétences techniques
Maîtrise du standard et des techniques de régulation
Bonne aisance avec les nouvelles technologies de l’information et de la communication
Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook…)
Esprit de synthèse
Excellente orthographe
Compétences professionnelles
Connaît les activités des différents services du Centre de Gestion
Connaissance de l’environnement territorial et professionnel
Applique les consignes d’archivage et de classement
Applique les règles de sécurité à l’accueil
Organise son travail de façon méthodique et rigoureuse
Respecte les procédures
Respecte l’organisation du service et les échéances
Compétences relationnelles
Capacité à s’exprimer avec aisance
Capacité d’écoute et d’adaptation
Capacité à s’adapter face aux différents publics
Capacité à s’adapter à un poste polyvalent aux missions hétérogènes
Capacité à travailler avec l’ensemble de ses collègues
Capacité à faire preuve d’écoute et de respect vis-à-vis de sa hiérarchie
Rend compte et informe sa hiérarchie en cas de difficulté
Confidentialité et discrétion
Maîtrise du standard et des techniques de régulation
Bonne aisance avec les nouvelles technologies de l’information et de la communication
Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook…)
Esprit de synthèse
Excellente orthographe
Compétences professionnelles
Connaît les activités des différents services du Centre de Gestion
Connaissance de l’environnement territorial et professionnel
Applique les consignes d’archivage et de classement
Applique les règles de sécurité à l’accueil
Organise son travail de façon méthodique et rigoureuse
Respecte les procédures
Respecte l’organisation du service et les échéances
Compétences relationnelles
Capacité à s’exprimer avec aisance
Capacité d’écoute et d’adaptation
Capacité à s’adapter face aux différents publics
Capacité à s’adapter à un poste polyvalent aux missions hétérogènes
Capacité à travailler avec l’ensemble de ses collègues
Capacité à faire preuve d’écoute et de respect vis-à-vis de sa hiérarchie
Rend compte et informe sa hiérarchie en cas de difficulté
Confidentialité et discrétion
Contact
Contact
0546274700
Informations complémentaires
CONDITIONS : rémunération statutaire + dispositifs d'action sociale (CNAS ; titres restaurants) + plan de
formation interne et régional + résidence administrative à LA ROCHELLE (Les Minimes) + télétravail
possible 2 jours/semaine après 6 mois de présence
Candidature (CV, lettre de motivation et toutes pièces complémentaires jugées utiles à l'étude du
dossier) à adresser de préférence par mail : secretariat@cdg17.fr
Renseignements : Mme N. PARLANT Directrice ou Valérie, Responsable du Pôle
Emploi/Remplacement/Concours
formation interne et régional + résidence administrative à LA ROCHELLE (Les Minimes) + télétravail
possible 2 jours/semaine après 6 mois de présence
Candidature (CV, lettre de motivation et toutes pièces complémentaires jugées utiles à l'étude du
dossier) à adresser de préférence par mail : secretariat@cdg17.fr
Renseignements : Mme N. PARLANT Directrice ou Valérie, Responsable du Pôle
Emploi/Remplacement/Concours
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.