Assistant de direction (H/F)
Offre n° O017240620000806
Publiée le 20/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saujon
Poste à pourvoir le
02/09/2024
Date limite de candidature
20/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Idéalement située à l’entrée du Pays Royannais en Charente-Maritime, la commune de SAUJON (environ 7400 habitants) recrute un assistant de direction. Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, l’assistant de direction apporte une aide permanente au Maire et à la DGS, en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il/elle assure le secrétariat des élus et du comité de direction.
Missions / conditions d'exercice
-Organiser l’activité quotidienne du Maire et de la direction : assurer l’ensemble de la coordination des rendez-vous, organiser et planifier les réunions et préparer les documents nécessaires. Organiser le classement et l’archivage des dossiers. Préparer et mettre à jour les dossiers.
-Réceptionner, trier et diffuser les informations. Assurer le suivi et le contrôle des parapheurs.
-Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs : rédiger et mettre en forme tous types de documents. Rechercher des informations, notamment réglementaires. Vérifier la validité des informations traitées.
-Assurer le secrétariat du Maire et de la direction : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent. Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels. Assurer le suivi du courrier arrivée et départ. Rédiger les ordres du jour des réunions en concertation avec le Maire, la direction. Prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes-rendus. Rappeler des informations importantes. Comptes-rendus et suivi des comités de direction. Suivi des registres relevant de la direction générale.
-Collecte et diffusion des informations auprès de l’ensemble des services municipaux. Assurer la circulation des informations entre les services.
-Assurer le contact avec les élus et l’information des élus.
-Gérer la procédure d’archivage.
-Réceptionner, trier et diffuser les informations. Assurer le suivi et le contrôle des parapheurs.
-Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs : rédiger et mettre en forme tous types de documents. Rechercher des informations, notamment réglementaires. Vérifier la validité des informations traitées.
-Assurer le secrétariat du Maire et de la direction : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent. Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels. Assurer le suivi du courrier arrivée et départ. Rédiger les ordres du jour des réunions en concertation avec le Maire, la direction. Prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes-rendus. Rappeler des informations importantes. Comptes-rendus et suivi des comités de direction. Suivi des registres relevant de la direction générale.
-Collecte et diffusion des informations auprès de l’ensemble des services municipaux. Assurer la circulation des informations entre les services.
-Assurer le contact avec les élus et l’information des élus.
-Gérer la procédure d’archivage.
Profils recherchés
-Sens du service public
-Bonne connaissance du fonctionnement d’une collectivité et des règles administratives propres au secteur public/bonne connaissance du statut de l’élu local
-Capacité à anticiper et à organiser
-Maîtrise de l’orthographe exigée et aisance rédactionnelle
-Maîtrise de l’outil informatique
-Capacité à informer et à rendre compte
-Capacité à rechercher l’information, à la vérifier et à la classer
-Capacité à travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes
-Autonomie, capacité d’adaptation et à prendre des initiatives
-Disponibilité, discrétion et respect de la confidentialité
-Qualités humaines relationnelles, sens du dialogue et du travail en équipe
-Capacité à être force de proposition dans l’organisation administrative
-Esprit de synthèse, rigueur
-Capacité à établir une relation de confiance
-Bonne connaissance du fonctionnement d’une collectivité et des règles administratives propres au secteur public/bonne connaissance du statut de l’élu local
-Capacité à anticiper et à organiser
-Maîtrise de l’orthographe exigée et aisance rédactionnelle
-Maîtrise de l’outil informatique
-Capacité à informer et à rendre compte
-Capacité à rechercher l’information, à la vérifier et à la classer
-Capacité à travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes
-Autonomie, capacité d’adaptation et à prendre des initiatives
-Disponibilité, discrétion et respect de la confidentialité
-Qualités humaines relationnelles, sens du dialogue et du travail en équipe
-Capacité à être force de proposition dans l’organisation administrative
-Esprit de synthèse, rigueur
-Capacité à établir une relation de confiance
Contact
Contact
0546028007
Informations complémentaires
Candidature : Lettre de motivation + CV à adresser à Monsieur le Maire, 1 Place Gaston Balande, 17600 SAUJON ou par courriel à : emploi@saujon.fr
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + chèques déjeuner + participation prévoyance
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + chèques déjeuner + participation prévoyance
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.