Chargé(e) de gestion administrative / officier d'état civil
Offre n° O016240830000016
Publiée le 30/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 pl de l'hotel de ville cs42216, Angoulême (Charente)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
29/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La Mairie d'Angoulême recrute au sein de la Direction de la Citoyenneté et de la Relation aux Usagers Service EPM – État Civil un(e) chargé(e) de gestion administrative/officier d’état civil (H/F)
(Cadre d'emploi des Adjoints administratifs – Catégorie C)
Préfecture de la Charente, la ville d’Angoulême, forte de près de 42 000 habitants, est également le centre de la première agglomération du département (141 000 habitants). Capitale de l’Image, désignée ville créative de l’UNESCO en 2019, elle bénéficie d’un positionnement stratégique sur l’axe Paris-Bordeaux. Ville d’Art et Cité des Festivals par excellence, Angoulême offre une vie culturelle riche et variée : Festival International de la Bande Dessinée, Festival du Film Francophone, Circuit des Remparts, Piano en Valois, Les Beaux jours…
Rejoignez une équipe dynamique, mobilisée pour la délivrance d’un service public de qualité et engagée dans une démarche d’amélioration continue certifiée Qualivilles pour répondre aux attentes des usagers tout en veillant au bien-être et à la qualité de travail des agents.
Vous serez acteur de la stratégie de la collectivité en matière de relation aux usagers.
(Cadre d'emploi des Adjoints administratifs – Catégorie C)
Préfecture de la Charente, la ville d’Angoulême, forte de près de 42 000 habitants, est également le centre de la première agglomération du département (141 000 habitants). Capitale de l’Image, désignée ville créative de l’UNESCO en 2019, elle bénéficie d’un positionnement stratégique sur l’axe Paris-Bordeaux. Ville d’Art et Cité des Festivals par excellence, Angoulême offre une vie culturelle riche et variée : Festival International de la Bande Dessinée, Festival du Film Francophone, Circuit des Remparts, Piano en Valois, Les Beaux jours…
Rejoignez une équipe dynamique, mobilisée pour la délivrance d’un service public de qualité et engagée dans une démarche d’amélioration continue certifiée Qualivilles pour répondre aux attentes des usagers tout en veillant au bien-être et à la qualité de travail des agents.
Vous serez acteur de la stratégie de la collectivité en matière de relation aux usagers.
Missions / conditions d'exercice
ccueillir, renseigner, orienter les usagers
• Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
• Répondre aux demandes des usagers par les différents canaux (accueil physique, téléphonique, mails et GRC, courrier) en suivant les standards préconisés par le référentiel Qualiville.
• Veiller à la bonne tenue de l'accueil du public de l'hôtel de ville.
• Analyser et identifier les demandes et le degré d'urgence
Gérer les prestations administratives
• Instruire les dossiers de demandes de titres d'identité et suivre l'état d'avancement de ces dossiers
• Délivrer les prestations administratives (recensement militaire, attestations d'accueil, légalisations de signature, inscriptions sur les listes électorales ...)
• Utiliser les logiciels métiers dédiés
Tenir et mettre à jour les registres d'état civil
• Instruire et constituer des actes d'état civils (naissance, mariage, adoption, décès, changement de nom, ...) : prise de rdv avec les demandeurs, constitution, instruction et validation des dossiers avec les usagers
• Délivrer les livrets de famille
• Assurer la tenue administrative des registres
• Vérifier les données contenues dans les actes d'état civil par voie dématérialisée (dispositif COMEDEC)
• Apposer les mentions marginales
• Demander la mise à jour d'actes d'état civil détenus par d'autres communes
• Transmettre les bases de données à l'Insee et vérifier leur transmission
Collaborer à la mise en œuvre de la démarche qualité
• Contribuer à l'amélioration du service rendu en :
• rendant compte de son activité (lors des réunions de service ou des échanges transversaux, en renseignant les tableaux de bord d'activités et en participant à leur analyse)
• alertant sur les dysfonctionnements
• proposant des pistes d'améliorations
• participant aux ateliers de travail transversaux
• veillant à l'application des pratiques et procédures internes
Compétences et qualités requises :
• Sens de l'écoute et de l'analyse, savoir gérer ses émotions et les situations difficiles
• Polyvalence, adaptabilité, sens du service public et du travail en équipe
• Rigueur, méthode, discernement et autonomie
• Analyser et contrôler la recevabilité d'une déclaration, d'une demande de délivrance ou de mise à jour d'acte d'état civil
• Connaître ou/et être à l’aise avec l'outil informatique
• Le + : Connaître les procédures, le droit civil et de la famille
• Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
• Répondre aux demandes des usagers par les différents canaux (accueil physique, téléphonique, mails et GRC, courrier) en suivant les standards préconisés par le référentiel Qualiville.
• Veiller à la bonne tenue de l'accueil du public de l'hôtel de ville.
• Analyser et identifier les demandes et le degré d'urgence
Gérer les prestations administratives
• Instruire les dossiers de demandes de titres d'identité et suivre l'état d'avancement de ces dossiers
• Délivrer les prestations administratives (recensement militaire, attestations d'accueil, légalisations de signature, inscriptions sur les listes électorales ...)
• Utiliser les logiciels métiers dédiés
Tenir et mettre à jour les registres d'état civil
• Instruire et constituer des actes d'état civils (naissance, mariage, adoption, décès, changement de nom, ...) : prise de rdv avec les demandeurs, constitution, instruction et validation des dossiers avec les usagers
• Délivrer les livrets de famille
• Assurer la tenue administrative des registres
• Vérifier les données contenues dans les actes d'état civil par voie dématérialisée (dispositif COMEDEC)
• Apposer les mentions marginales
• Demander la mise à jour d'actes d'état civil détenus par d'autres communes
• Transmettre les bases de données à l'Insee et vérifier leur transmission
Collaborer à la mise en œuvre de la démarche qualité
• Contribuer à l'amélioration du service rendu en :
• rendant compte de son activité (lors des réunions de service ou des échanges transversaux, en renseignant les tableaux de bord d'activités et en participant à leur analyse)
• alertant sur les dysfonctionnements
• proposant des pistes d'améliorations
• participant aux ateliers de travail transversaux
• veillant à l'application des pratiques et procédures internes
Compétences et qualités requises :
• Sens de l'écoute et de l'analyse, savoir gérer ses émotions et les situations difficiles
• Polyvalence, adaptabilité, sens du service public et du travail en équipe
• Rigueur, méthode, discernement et autonomie
• Analyser et contrôler la recevabilité d'une déclaration, d'une demande de délivrance ou de mise à jour d'acte d'état civil
• Connaître ou/et être à l’aise avec l'outil informatique
• Le + : Connaître les procédures, le droit civil et de la famille
Profils recherchés
Compétences et qualités requises :
• Sens de l'écoute et de l'analyse, savoir gérer ses émotions et les situations difficiles
• Polyvalence, adaptabilité, sens du service public et du travail en équipe
• Rigueur, méthode, discernement et autonomie
• Analyser et contrôler la recevabilité d'une déclaration, d'une demande de délivrance ou de mise à jour d'acte d'état civil
• Connaître ou/et être à l’aise avec l'outil informatique
• Le + : Connaître les procédures, le droit civil et de la famille
Contraintes et sujétions particulières :
• Polyvalence à l'intérieur du service Population, pics d'activités liés à certaines périodes de l'année.
• Principe de continuité de service
• Garant de l'image du service public et de l'image de la collectivité,
• Devoir de réserve
• Habilitation station biométrique
• Délégations de signatures d'officier d'état civil
• Indemnités particulières : NBI – Accueil public à titre principal
Informations complémentaires :
Lieu de travail : Hôtel de Ville d’Angoulême
Temps de travail : Du lundi au vendredi ( Temps complet )
25 jours de congés et 23 jours de RTT, sur la base de 39 heures hebdomadaires
Les avantages sociaux :
- Une participation financière à la mutuelle de santé et à la prévoyance (sur adhésion au contrat groupe et en fonction des revenus)
- Une prime de fin d’année
- La prise en charge à hauteur de 75% des frais de transports publics (train, bus, abonnement vélo)
- Un forfait mobilité de 300 € par an
- 3 Restaurants administratifs (± 5€ le repas )
- CNAS (billetterie, voyages, prime de rentrée scolaire etc...)
- Comité d’action sociale proposant diverses actions tout au long de l’année
• Sens de l'écoute et de l'analyse, savoir gérer ses émotions et les situations difficiles
• Polyvalence, adaptabilité, sens du service public et du travail en équipe
• Rigueur, méthode, discernement et autonomie
• Analyser et contrôler la recevabilité d'une déclaration, d'une demande de délivrance ou de mise à jour d'acte d'état civil
• Connaître ou/et être à l’aise avec l'outil informatique
• Le + : Connaître les procédures, le droit civil et de la famille
Contraintes et sujétions particulières :
• Polyvalence à l'intérieur du service Population, pics d'activités liés à certaines périodes de l'année.
• Principe de continuité de service
• Garant de l'image du service public et de l'image de la collectivité,
• Devoir de réserve
• Habilitation station biométrique
• Délégations de signatures d'officier d'état civil
• Indemnités particulières : NBI – Accueil public à titre principal
Informations complémentaires :
Lieu de travail : Hôtel de Ville d’Angoulême
Temps de travail : Du lundi au vendredi ( Temps complet )
25 jours de congés et 23 jours de RTT, sur la base de 39 heures hebdomadaires
Les avantages sociaux :
- Une participation financière à la mutuelle de santé et à la prévoyance (sur adhésion au contrat groupe et en fonction des revenus)
- Une prime de fin d’année
- La prise en charge à hauteur de 75% des frais de transports publics (train, bus, abonnement vélo)
- Un forfait mobilité de 300 € par an
- 3 Restaurants administratifs (± 5€ le repas )
- CNAS (billetterie, voyages, prime de rentrée scolaire etc...)
- Comité d’action sociale proposant diverses actions tout au long de l’année
Contact et modalités de candidature
Contact
0545387047
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature à l’attention de
Monsieur le Maire
1, Place de l'Hôtel de Ville -
CS 42216
16016 ANGOULEME Cedex
drh-recrutement@mairie-angouleme.fr
Monsieur le Maire
1, Place de l'Hôtel de Ville -
CS 42216
16016 ANGOULEME Cedex
drh-recrutement@mairie-angouleme.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.