Assistant de la direction générale adjointe finances et moyens
Offre n° O014240930000419
Publiée le 30/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
5 Place Félix Éboué, Caen (Calvados)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
21/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste issu d'un transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Vous rejoignez la Direction Générale Adjointe - Finances et Moyens (DGA FM) en qualité d’assistante de la directrice générale adjointe.
La DGA FM a pour mission de participer à la définition et à la mise en œuvre de la stratégie budgétaire et financière du Département, de piloter la politique en matière de commande publique et de gérer l'offre de service aux directions en matière de performance de l'action publique.
La DGA FM comprend cinq grandes directions : la direction des finances, la direction des achats publics, la direction des bâtiments, la direction des assemblées et juridique ainsi que la direction des services numériques.
Placé(e) sous l’autorité de la directrice générale adjointe finances et moyens, vous apportez votre assistance en matière de secrétariat, gestion, communication, information et suivi de dossiers. Vous êtes en contact régulier avec les cadres de la Direction Générale Adjointe, le cabinet, les élus ainsi que les différents partenaires (DGFIP, SDIS, …).
Ses fonctions sont partagées à hauteur de 60% environ auprès de la directrice générale adjointe et 40% en appui des directions de la DGA FM.
La DGA FM a pour mission de participer à la définition et à la mise en œuvre de la stratégie budgétaire et financière du Département, de piloter la politique en matière de commande publique et de gérer l'offre de service aux directions en matière de performance de l'action publique.
La DGA FM comprend cinq grandes directions : la direction des finances, la direction des achats publics, la direction des bâtiments, la direction des assemblées et juridique ainsi que la direction des services numériques.
Placé(e) sous l’autorité de la directrice générale adjointe finances et moyens, vous apportez votre assistance en matière de secrétariat, gestion, communication, information et suivi de dossiers. Vous êtes en contact régulier avec les cadres de la Direction Générale Adjointe, le cabinet, les élus ainsi que les différents partenaires (DGFIP, SDIS, …).
Ses fonctions sont partagées à hauteur de 60% environ auprès de la directrice générale adjointe et 40% en appui des directions de la DGA FM.
Missions / conditions d'exercice
Missions en appui de la directrice générale adjointe
• Accueil physique et téléphonique en sachant prioriser selon le degré d’importance, d’urgence ;
• Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers ;
• Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions ;
• Relations quotidiennes avec les assistantes et secrétaires des autres directions générales adjointes, du cabinet et des élus ;
• Traitement et de la diffusion des informations ;
• Organisation et mise à jour des dossiers, du classement (électroniquement ou papier) et de l’archivage ;
• Réalisation des tâches de secrétariat : agenda de la DGA et des priorités, gestion des flux de documents entrants et sortants, organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous, mise en forme de documents (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …) ;
• Préparation et organisation de rendez-vous et réunions ;
• Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu ;
• Coordination des plannings de présence du comité de direction DGA FM ;
• Gestion et organisation des réunions internes et des rencontres de la DGA FM : comité de direction, réunions bilatérales avec chaque directeur, etc…
• Recherche d’informations via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution ;
Missions en appui des directions
• Suivi des dossiers présentés aux instances de la collectivité :
o Commission permanente, assemblée départementale, commission ressources, comités techniques… en assurant le lien avec les différents services concernés. Appui à la commission d’appel d’offre ponctuellement ;
o Intégration des dossiers dans le logiciel Airdélib pour l’ensemble des directions et de la DGA, avec relecture, mise en forme, de manière à assurer la cohérence et le respect des délais internes ;
• Appui et assistance aux directeurs dans la relecture, la formalisation et la rédaction des notes, courriers, rapports…
• Pour la Direction financière, appui sur deux missions : actualisation de la base tiers, publicité foncière ;
• Direction affaires juridiques et assemblées : appui sur deux missions : aide à la relecture des mémoires, Gestion des télérecours ;
• Accueil physique et téléphonique en sachant prioriser selon le degré d’importance, d’urgence ;
• Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers ;
• Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions ;
• Relations quotidiennes avec les assistantes et secrétaires des autres directions générales adjointes, du cabinet et des élus ;
• Traitement et de la diffusion des informations ;
• Organisation et mise à jour des dossiers, du classement (électroniquement ou papier) et de l’archivage ;
• Réalisation des tâches de secrétariat : agenda de la DGA et des priorités, gestion des flux de documents entrants et sortants, organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous, mise en forme de documents (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …) ;
• Préparation et organisation de rendez-vous et réunions ;
• Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu ;
• Coordination des plannings de présence du comité de direction DGA FM ;
• Gestion et organisation des réunions internes et des rencontres de la DGA FM : comité de direction, réunions bilatérales avec chaque directeur, etc…
• Recherche d’informations via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution ;
Missions en appui des directions
• Suivi des dossiers présentés aux instances de la collectivité :
o Commission permanente, assemblée départementale, commission ressources, comités techniques… en assurant le lien avec les différents services concernés. Appui à la commission d’appel d’offre ponctuellement ;
o Intégration des dossiers dans le logiciel Airdélib pour l’ensemble des directions et de la DGA, avec relecture, mise en forme, de manière à assurer la cohérence et le respect des délais internes ;
• Appui et assistance aux directeurs dans la relecture, la formalisation et la rédaction des notes, courriers, rapports…
• Pour la Direction financière, appui sur deux missions : actualisation de la base tiers, publicité foncière ;
• Direction affaires juridiques et assemblées : appui sur deux missions : aide à la relecture des mémoires, Gestion des télérecours ;
Profils recherchés
Connaissances
• Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint,
• Capacité à utiliser les logiciels métiers spécifiques à la DGA (Grand Angle, Airdélib,…)
• Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction
• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
• Connaissances en comptabilité
• Maitrise orale et écrite de la langue française
• Capacité à évaluer l’urgence d’une demande
• Rigueur, autonomie
• Sens de l’organisation
• Sens du relationnel et du travail en équipe
• Disponibilité
• Discrétion et devoir de réserve
Profil souhaité
• Cadre d’emploi des rédacteurs
• Niveau Bac à Bac+2
• Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint,
• Capacité à utiliser les logiciels métiers spécifiques à la DGA (Grand Angle, Airdélib,…)
• Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction
• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
• Connaissances en comptabilité
• Maitrise orale et écrite de la langue française
• Capacité à évaluer l’urgence d’une demande
• Rigueur, autonomie
• Sens de l’organisation
• Sens du relationnel et du travail en équipe
• Disponibilité
• Discrétion et devoir de réserve
Profil souhaité
• Cadre d’emploi des rédacteurs
• Niveau Bac à Bac+2
Contact et modalités de candidature
Contact
0231571052
Informations complémentaires
Christelle MOTTIN
Assistance de gestion recrutement
Assistance de gestion recrutement
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.