ASSISTANT(E) DE DIRECTION
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Offre n° O014240830000729
Publiée le 30/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Esplanade Brillaud De Laujardière - CS 75046, Caen (Calvados)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
01/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Rémunération indicative
Selon le profil et l'expérience du candidat
Descriptif de l'emploi
Le SDEC ÉNERGIE (Syndicat Départemental d’Energies du Calvados), syndicat mixte fermé composé de 527 collectivités adhérentes, agit pour la transition énergétique en accompagnant les collectivités locales depuis la production d’énergie (construction de réseaux de chaleur à partir de bois énergie, développement de centrales photovoltaïques solaires,...), en passant par la distribution (organisation des services publics de l’électricité et du gaz, renforcement, effacement et construction des réseaux publics d'électricité,...), jusqu’à l’utilisation (éclairage économique et intelligent, infrastructures de recharge pour véhicules à faible émission de CO2,...).
Le service Secrétariat Général/Assemblées travaille en étroite relation avec la Présidente, les élus locaux et la Direction Générale du SDEC ENERGIE, à laquelle il est directement rattaché.
Composé de 2 agents, il assure les missions d’assistance et de secrétariat de la Présidente et de la Direction Générale des Services, et assure la gestion totale des assemblées, de la partie logistique jusqu’au suivi de l’exécution des actes administratifs.
La Direction Générale est composée du Directeur Général des Services, du directeur Général Adjoint Ressources & Concessions et du Directeur Général Adjoint Réseaux & Transition Energétique,
Dans le cadre du départ en retraite d’un agent du service, le SDEC ENERGIE recrute :
UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION
Le service Secrétariat Général/Assemblées travaille en étroite relation avec la Présidente, les élus locaux et la Direction Générale du SDEC ENERGIE, à laquelle il est directement rattaché.
Composé de 2 agents, il assure les missions d’assistance et de secrétariat de la Présidente et de la Direction Générale des Services, et assure la gestion totale des assemblées, de la partie logistique jusqu’au suivi de l’exécution des actes administratifs.
La Direction Générale est composée du Directeur Général des Services, du directeur Général Adjoint Ressources & Concessions et du Directeur Général Adjoint Réseaux & Transition Energétique,
Dans le cadre du départ en retraite d’un agent du service, le SDEC ENERGIE recrute :
UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité de la Direction Générale et de la Responsable du service « Secrétariat Général/Assemblées », vous aurez en charge la mise en œuvre des missions suivantes :
Mission 1 : Assister la Présidente et la Direction Générale
- Gestion des agendas de la Présidente et de la Direction Générale.
- Accueil des rendez-vous de la Présidente et de la Direction Générale.
- Secrétariat de la Présidente et de la Direction Générale : rédaction/mise en forme de tout type de courrier et document (dont comptes-rendus de réunions), classement et archivages de dossiers …
- Réception et gestion des appels téléphoniques (renseignement et réorientation vers les services ou agents compétents).
- Préparation et contrôle des dossiers nécessaires à la Présidente et à la Direction Générale.
- Gestion, traitement et enregistrement du courrier du SDEC ENERGIE et des messages électroniques de la Direction Générale.
- Contrôle et ventilation dans les services de l'ensemble des parapheurs signés par la Présidente et la Direction Générale.
- Planification annuelle des échéances en lien avec la responsable du service.
- Organisation des réunions avec les partenaires internes et/ou externes ou institutionnels.
- Organisation des réunions des comités de direction, des comités de management, de la CCSPL, de réunions thématiques …
- Organisation des déplacements professionnels des agents (hors formation) et des élus du Bureau Syndical
- Préparation et/ou collaboration à la logistique des différents événements professionnels (réunions et notamment la réunion annuelle des partenaires « entreprises et fournisseurs » en lien avec le service Communication, conférences téléphoniques…).
- Gestion des engagements et liquidations des dépenses afférentes à la Direction Générale.
Mission 2 : Apporter un soutien pour la gestion des assemblées
- De manière exceptionnelle, être le binôme de la responsable du service pour la préparation et l’organisation des Bureaux Syndicaux (rédaction de la note de synthèse, préparation des projets de délibérations, envoi de la convocation, préparation du diaporama de séance …).
- Assister la responsable du service pour l’organisation des Bureaux et Comités Syndicaux (Préparation logistique, accueil des élus, suivi des arrivées et des départs en séance …).
- Assurer la logistique des Commissions Locales d’Energie (planification, réservation des salles et des traiteurs, préparation du matériel …) en lien avec la responsable du service et participer aux réunions en soirée (1 à 2 fois par an).
- Assister la responsable du service dans l’organisation des différentes phases d’élections (représentants au Comité Syndical et membres du Bureau Syndical).
Mission 3 : Mettre en œuvre le Système Management de la Qualité selon la norme ISO 9001 au sein du service
- Rédaction des procédures, suivi des indicateurs, évaluation, proposition d’actions d’amélioration, analyse des risques, …).
Mission 1 : Assister la Présidente et la Direction Générale
- Gestion des agendas de la Présidente et de la Direction Générale.
- Accueil des rendez-vous de la Présidente et de la Direction Générale.
- Secrétariat de la Présidente et de la Direction Générale : rédaction/mise en forme de tout type de courrier et document (dont comptes-rendus de réunions), classement et archivages de dossiers …
- Réception et gestion des appels téléphoniques (renseignement et réorientation vers les services ou agents compétents).
- Préparation et contrôle des dossiers nécessaires à la Présidente et à la Direction Générale.
- Gestion, traitement et enregistrement du courrier du SDEC ENERGIE et des messages électroniques de la Direction Générale.
- Contrôle et ventilation dans les services de l'ensemble des parapheurs signés par la Présidente et la Direction Générale.
- Planification annuelle des échéances en lien avec la responsable du service.
- Organisation des réunions avec les partenaires internes et/ou externes ou institutionnels.
- Organisation des réunions des comités de direction, des comités de management, de la CCSPL, de réunions thématiques …
- Organisation des déplacements professionnels des agents (hors formation) et des élus du Bureau Syndical
- Préparation et/ou collaboration à la logistique des différents événements professionnels (réunions et notamment la réunion annuelle des partenaires « entreprises et fournisseurs » en lien avec le service Communication, conférences téléphoniques…).
- Gestion des engagements et liquidations des dépenses afférentes à la Direction Générale.
Mission 2 : Apporter un soutien pour la gestion des assemblées
- De manière exceptionnelle, être le binôme de la responsable du service pour la préparation et l’organisation des Bureaux Syndicaux (rédaction de la note de synthèse, préparation des projets de délibérations, envoi de la convocation, préparation du diaporama de séance …).
- Assister la responsable du service pour l’organisation des Bureaux et Comités Syndicaux (Préparation logistique, accueil des élus, suivi des arrivées et des départs en séance …).
- Assurer la logistique des Commissions Locales d’Energie (planification, réservation des salles et des traiteurs, préparation du matériel …) en lien avec la responsable du service et participer aux réunions en soirée (1 à 2 fois par an).
- Assister la responsable du service dans l’organisation des différentes phases d’élections (représentants au Comité Syndical et membres du Bureau Syndical).
Mission 3 : Mettre en œuvre le Système Management de la Qualité selon la norme ISO 9001 au sein du service
- Rédaction des procédures, suivi des indicateurs, évaluation, proposition d’actions d’amélioration, analyse des risques, …).
Profils recherchés
Nous recherchons pour ce poste le profil suivant :
• Niveau d’étude : BAC avec expérience – BAC + 2 ayant suivi une formation d'assistant(e) de direction ou exercé des missions similaires.
• Compétences attendues :
- Savoir-faire (compétence technique) : organiser le planning de la Présidente et de la Direction Générale, réaliser la mise en forme de documents, suivre les projets et activités du service, maitriser les outils informatiques et bureautiques (univers Microsoft Office et divers logiciels métier).
- Savoir être (comportement) : discrétion, esprit d’équipe, rigueur, autonomie et prise d’initiatives, sens du relationnel, disponibilité, adaptabilité (être ouvert au changement), sens des responsabilités et du service public.
- Savoir (études, expérience pro et formation continue) : organisation et gestion du temps de travail et des priorités, fonctionnement des services de la collectivité et culture territoriale, techniques d’accueil et de secrétariat (gestion du courrier, suivi de dossiers, classement …), aisance rédactionnelle.
Nous vous proposons les conditions d’emploi :
Prise de poste : 01/03/2025
Type d’emploi : emploi permanent
Statut : agents fonctionnaires et à titre dérogatoire ouverture aux agents contractuels
Type de contrat : CDD de 3 ans en cas de recrutement d’agent contractuel
Cadres d’emploi : adjoint administratif (3 grades) / rédacteur territorial (1er grade)
Temps de travail : temps complet à 38 heures
Lieu de travail : CAEN - siège social
Poste télétravaillable (1 journée par semaine et/ou forfait jours flottants)
Accessoires à la rémunération : Régime indemnitaire (RIFSEEP) - RTT - Tickets restaurants – CNAS – Amicale du personnel – Participation à la Protection sociale (santé et prévoyance).
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi.
• Niveau d’étude : BAC avec expérience – BAC + 2 ayant suivi une formation d'assistant(e) de direction ou exercé des missions similaires.
• Compétences attendues :
- Savoir-faire (compétence technique) : organiser le planning de la Présidente et de la Direction Générale, réaliser la mise en forme de documents, suivre les projets et activités du service, maitriser les outils informatiques et bureautiques (univers Microsoft Office et divers logiciels métier).
- Savoir être (comportement) : discrétion, esprit d’équipe, rigueur, autonomie et prise d’initiatives, sens du relationnel, disponibilité, adaptabilité (être ouvert au changement), sens des responsabilités et du service public.
- Savoir (études, expérience pro et formation continue) : organisation et gestion du temps de travail et des priorités, fonctionnement des services de la collectivité et culture territoriale, techniques d’accueil et de secrétariat (gestion du courrier, suivi de dossiers, classement …), aisance rédactionnelle.
Nous vous proposons les conditions d’emploi :
Prise de poste : 01/03/2025
Type d’emploi : emploi permanent
Statut : agents fonctionnaires et à titre dérogatoire ouverture aux agents contractuels
Type de contrat : CDD de 3 ans en cas de recrutement d’agent contractuel
Cadres d’emploi : adjoint administratif (3 grades) / rédacteur territorial (1er grade)
Temps de travail : temps complet à 38 heures
Lieu de travail : CAEN - siège social
Poste télétravaillable (1 journée par semaine et/ou forfait jours flottants)
Accessoires à la rémunération : Régime indemnitaire (RIFSEEP) - RTT - Tickets restaurants – CNAS – Amicale du personnel – Participation à la Protection sociale (santé et prévoyance).
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi.
Contact et modalités de candidature
Contact
0231068079
Informations complémentaires
Pour transmettre votre candidature :
Adresser votre CV et lettre de motivation par mail au plus tard le 1er octobre 2024 :
SDEC ENERGIE
Madame la Présidente
Esplanade Brillaud de Laujardière
14077 CAEN Cedex
sbonnegent@sdec-energie.fr
Pour plus d'information sur le poste, contactez Mme NIGAIZE, Responsable Secrétariat Général/Assemblées au 02.31.06.91.73
Adresser votre CV et lettre de motivation par mail au plus tard le 1er octobre 2024 :
SDEC ENERGIE
Madame la Présidente
Esplanade Brillaud de Laujardière
14077 CAEN Cedex
sbonnegent@sdec-energie.fr
Pour plus d'information sur le poste, contactez Mme NIGAIZE, Responsable Secrétariat Général/Assemblées au 02.31.06.91.73
Adresse de l'employeur
SDEC ENERGIE
>Esplanade Brillaud De Laujardière - CS 75046
14077 CAEN
>Esplanade Brillaud De Laujardière - CS 75046
14077 CAEN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.