DESCRIPTION DES MISSIONS
Au sein de la ville d’Ifs, sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, vous pilotez la direction population – relation citoyens composée de 6 agents et participez aux projets transversaux portés par la collectivité.
Vous proposez et mettez en œuvre les orientations stratégiques des domaines de compétences qui sont ceux de votre direction et déployez de nouveaux outils en matière de Gestion Relation Citoyen (GRC) et d’organisation interne. Vous contribuez au développement de l’e-administration (archivage numérique, numérisation des actes, démarches en lignes, dépôts de formulaires notamment en lien avec la refonte du site Internet de la Ville pour votre direction et en appui des directions qui offrent un service aux usagers) et participez globalement à l’accompagnement de la collectivité dans son développement numérique.
Pro-actif et partie prenante aux différents projets, vous participez à la définition des orientations stratégiques en matière d’offres de services et assurez leur mise en œuvre. Particulièrement sensible à la modernisation des procédures, vous êtes force de proposition pour faire émerger les évolutions nécessaires vers des modalités d’organisation plus numériques notamment pour une meilleure gestion du courrier entrant - sortant et interne.
Votre expertise et votre relationnel, vous permettent d'assurer un rôle clé dans le fonctionnement de la collectivité. Vous travaillez en étroite collaboration avec la direction générale, le cabinet du Maire, les élus et faite partie du comité de direction.
Au quotidien, à l’échelle de votre direction, vous êtes en charge de la gestion des ressources humaines, du budget, de la veille réglementaire aux domaines d’activités du service et de la mise en place de procédures dont la définition et le déploiement d’une démarche qualité.
Les missions principales à l’échelle de votre direction concernent principalement l’accueil physique et téléphonique, l’état civil, les titres d’identité, affaires funéraires, listes électorales et élections, recensement de la population et les archives. Pour le bon fonctionnement du service, vous pouvez être amené à recevoir les usagers et à réaliser vous -même ces différentes missions.

ACTIVITES PRINCIPALES

En lien étroit avec l’adjointe de la direction :

- Organisation de l’accueil et de l’information au public : suivre et contrôler la qualité du service rendu, mettre en place des procédures, conseiller les autres services en matière d’accueil du public
- Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins : définir l’organisation des bureaux de vote et contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin (dépouillement)
- Participation à la réalisation des actes d’état civil
- Titres d’identité : organisation du planning des RDV, être garant du respect des procédures et assurer le lien avec les services de l’Etat
- Affaires funéraires et gestion des cimetières : Accueil des familles/entreprises, formalités diverses dans le respect de la réglementation (préparation des autorisations, attribution de concessions, procédures de reprises…), gestion administrative et suivi du remplissage des cimetières, lien avec les services techniques, actualisation du règlement…
- Organisation du recensement de la population et suivi de l’expertise du Répertoire des Immeubles Localisés (RIL)
- Suivi et contrôle des opérations d’archivage et de constitution des registres des actes administratifs et de la publicité des arrêtés
- Supervision et contrôle des actes réalisés par les agents du service
- Veille et mise en œuvre de la réglementation relative aux domaines d’activité du service
- Travail du lundi au vendredi, travail par roulement le samedi matin (permanence accueil / titres d’identité)
- Horaires réguliers avec amplitude variable en fonction des obligations de service et des pics d’activité liés aux projets de la collectivité
- Participation au comité de direction
- Garant d’une éthique de service public, du respect des textes, de la qualité d’accueil des usagers et de la gestion de leurs demandes
- Poste télétravaillable (1 journée par semaine ou forfait 20 jours par an)

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
- Connaissance des collectivités territoriales et de leur environnement
- Connaissances dans les différents domaines gérés par le service et leurs procédures administratives
- Connaître les différents acteurs institutionnels en lien avec ces domaines
- Déceler les risques juridiques
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, internet, progiciels élection, état civil et cimetières)
- Capacité d’encadrement d’une équipe
- Sens du service public et de l’esprit d’équipe
- Aisance relationnelle
- Gérer les situations de stress et de conflit
- Rigueur et sens de l'organisation
- Savoir s’adapter et anticiper les évolutions (méthodologiques, techniques, règlementaires…)
- Savoir procéder à des arbitrages, fixer clairement les priorités et accompagner le changement
- Savoir planifier et respecter les délais
- Savoir animer des sujets transversaux en mode projet
- Sens de l’organisation et de la gestion des priorités
- Capacité d’écoute et qualités pédagogiques, sens relationnel
- Sens de la confidentialité et de neutralité