Chargé(e) du Service des Assemblées - Accueil - Logistique
Offre n° O013250227000928
Publiée le 27/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Immeuble Quai Ouest, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé lors d'une promotion interne
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Manager le service Assemblées, Accueil, Logistique; gérer les dispositifs et les procédures; coordonner les relations internes et externes avec la Direction Générale; évaluer la qualité de service; réaliser toutes tâches administratives liées au secrétariat de la Direction Générale.
Missions / conditions d'exercice
1. MANAGER LE SERVICE
- Définir un projet de service (organisation, missions, ressources)
- Définir et négocier les objectifs prioritaires et les résultats attendus
- Répartir, planifier et prioriser les activités du service
- Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
- Gérer et suivre les dossiers de Direction Générale
- Gérer les évaluations, formations, absences et fiches professionnelles, des agents du service
- Piloter, suivre et contrôler les activités
- Animer des réunions intra service
- Repérer et réguler les conflits
- Adapter le management aux situations et aux agents
- Veiller à l’application de la polyvalence des agents sur les missions
2. GERER LES DISPOSITIFS ET LES PROCEDURES
- Organiser les différentes réunions et comités
- Organiser, gérer et réaliser les tâches administratives des réunions de l’Assemblée Délibérante
3. COORDONNER LES RELATIONS INTERNES ET EXTERNES AVEC LA DIRECTION GENERALE
- Assurer l’interface entre la DG, les Directions, les Services, les Partenaires, la Vice- Présidence et les membres du Conseil d’Administration
- Anticiper et coordonner le calendrier des réunions et rendez-vous
- Gérer les déplacements de la Direction Générale
- Veiller au respect de la réglementation
4. ÉVALUER LA QUALITE DU SERVICE
- Établir des rapports et bilans d’activités
- Développer des outils d’aide à la décision
- Analyser les résultats au regard des objectifs et des bilans
5. REALISER TOUTES TACHES ADMINISTRATIVES LIEES AU SECRETARIAT DE LA DIRECTION GENERALE
- Définir un projet de service (organisation, missions, ressources)
- Définir et négocier les objectifs prioritaires et les résultats attendus
- Répartir, planifier et prioriser les activités du service
- Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
- Gérer et suivre les dossiers de Direction Générale
- Gérer les évaluations, formations, absences et fiches professionnelles, des agents du service
- Piloter, suivre et contrôler les activités
- Animer des réunions intra service
- Repérer et réguler les conflits
- Adapter le management aux situations et aux agents
- Veiller à l’application de la polyvalence des agents sur les missions
2. GERER LES DISPOSITIFS ET LES PROCEDURES
- Organiser les différentes réunions et comités
- Organiser, gérer et réaliser les tâches administratives des réunions de l’Assemblée Délibérante
3. COORDONNER LES RELATIONS INTERNES ET EXTERNES AVEC LA DIRECTION GENERALE
- Assurer l’interface entre la DG, les Directions, les Services, les Partenaires, la Vice- Présidence et les membres du Conseil d’Administration
- Anticiper et coordonner le calendrier des réunions et rendez-vous
- Gérer les déplacements de la Direction Générale
- Veiller au respect de la réglementation
4. ÉVALUER LA QUALITE DU SERVICE
- Établir des rapports et bilans d’activités
- Développer des outils d’aide à la décision
- Analyser les résultats au regard des objectifs et des bilans
5. REALISER TOUTES TACHES ADMINISTRATIVES LIEES AU SECRETARIAT DE LA DIRECTION GENERALE
Profils recherchés
Profil:
- Niveau Baccalauréat – Bac +2 ou 3,
- Maîtrise de l’outil informatique,
- Connaissance de l’environnement institutionnel,
- Qualités relationnelles (esprit d’équipe, discrétion),
- Aisance rédactionnelle, aptitude à l’analyse et la synthèse,
- Méthode et organisation, gestion des priorités,
- Capacité d’adaptation et de travail en transversalité,
- Autonomie,
- Management
- Niveau Baccalauréat – Bac +2 ou 3,
- Maîtrise de l’outil informatique,
- Connaissance de l’environnement institutionnel,
- Qualités relationnelles (esprit d’équipe, discrétion),
- Aisance rédactionnelle, aptitude à l’analyse et la synthèse,
- Méthode et organisation, gestion des priorités,
- Capacité d’adaptation et de travail en transversalité,
- Autonomie,
- Management
Contact et modalités de candidature
Contact
0486944501
Informations complémentaires
Adresser CV et Lettre de Motivation à :
CCAS de Marseille
A l'attention de M. le Directeur Général
50 rue du Ruffi - CS 90349
13331 Marseille Cedex 03
CCAS de Marseille
A l'attention de M. le Directeur Général
50 rue du Ruffi - CS 90349
13331 Marseille Cedex 03
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.