Assistant de direction (f/f)
Offre n° O013250109000659
Publiée le 09/01/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Hôtel du Département, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
19/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé lors d'une promotion interne
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Directrice, cet agent a pour fonction d’assurer les tâches spécifiques d’un secrétariat de direction mais également de fournir un appui à la validation des demandes de sous-traitances et toute autre mission de service public correspondant à son cadre d’emplois et à son domaine d’intervention.
Missions / conditions d'exercice
Accueil téléphonique et physique dans le respect de la démarche qualité accueil ainsi que de la gestion des appels de la direction,
Gestion de l’agenda de la directrice, organisation de réunion,
Traitement du courrier entrant et sortant de la direction : enregistrement, diffusion et classement,
Participation aux réunions et écritures des compte-rendus,
Frappe et mise en page du courrier de la directrice,
Suivi de dossiers spécifiques (ordre de mission, frais de déplacement, titres de transport . . .),
Gestionnaire de chronogestor et correspondant social,
Saisie des documents d’évaluation,
Gestion et suivi des commandes de mobilier, des fournitures,
Tenu à jour du document unique en qualité d’assistant de prévention, Référent Hygiène et Sécurité
Référent Formation
Référent DQA
Référent 13 à votre écoute
Référent chronotime
Impression des demandes de sous-traitance, frappe des lettres de réponse ainsi que leur envoi et leur suivi postal.
Appui à la gestion comptable des sous-traitants (vérification des pièces administratives, demande de création de tiers, création de sous-traitants dans Coriolis, numérisation des différents documents en relation avec les dossiers de sous-traitants . . .),
Classement des dossiers ainsi que leur archivage.
Gestion de l’agenda de la directrice, organisation de réunion,
Traitement du courrier entrant et sortant de la direction : enregistrement, diffusion et classement,
Participation aux réunions et écritures des compte-rendus,
Frappe et mise en page du courrier de la directrice,
Suivi de dossiers spécifiques (ordre de mission, frais de déplacement, titres de transport . . .),
Gestionnaire de chronogestor et correspondant social,
Saisie des documents d’évaluation,
Gestion et suivi des commandes de mobilier, des fournitures,
Tenu à jour du document unique en qualité d’assistant de prévention, Référent Hygiène et Sécurité
Référent Formation
Référent DQA
Référent 13 à votre écoute
Référent chronotime
Impression des demandes de sous-traitance, frappe des lettres de réponse ainsi que leur envoi et leur suivi postal.
Appui à la gestion comptable des sous-traitants (vérification des pièces administratives, demande de création de tiers, création de sous-traitants dans Coriolis, numérisation des différents documents en relation avec les dossiers de sous-traitants . . .),
Classement des dossiers ainsi que leur archivage.
Profils recherchés
Qualité rédactionnelle et très bonne orthographe,
Rigueur, autonomie et réactivité,
Etre capable de s’organiser selon les priorités,
Discrétion et respect de la confidentialité,
Bonne maîtrise des outils bureautiques et des applications utilisées au département en relation avec l’activité d’un secrétariat,
Sens du travail en équipe,
Très bonne connaissance des missions et de l’organisation du Département.
DES CONDITIONS DE TRAVAIL ATTRACTIVES :
Tickets restaurant (10.50 euros)
Participation Mutuelle et/ou Prévoyance à hauteur de 65 euros/mois maximum
Participation aux frais de transports sur l'ensemble du territoire départemental
Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service
Une prime annuelle de 1 683,98 euros net est versée à tous les agents du Conseil départemental en novembre, au
prorata du temps travaillé.
Régime indemnitaire départemental (application du RIFSEEP, versé mensuellement)
Des offres loisirs, sport et culture pour les agents départementaux
Collectivité conventionnée par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique).
Rigueur, autonomie et réactivité,
Etre capable de s’organiser selon les priorités,
Discrétion et respect de la confidentialité,
Bonne maîtrise des outils bureautiques et des applications utilisées au département en relation avec l’activité d’un secrétariat,
Sens du travail en équipe,
Très bonne connaissance des missions et de l’organisation du Département.
DES CONDITIONS DE TRAVAIL ATTRACTIVES :
Tickets restaurant (10.50 euros)
Participation Mutuelle et/ou Prévoyance à hauteur de 65 euros/mois maximum
Participation aux frais de transports sur l'ensemble du territoire départemental
Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service
Une prime annuelle de 1 683,98 euros net est versée à tous les agents du Conseil départemental en novembre, au
prorata du temps travaillé.
Régime indemnitaire départemental (application du RIFSEEP, versé mensuellement)
Des offres loisirs, sport et culture pour les agents départementaux
Collectivité conventionnée par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique).
Contact et modalités de candidature
Contact
0413311313
Informations complémentaires
Transmettre votre candidature (lettre de motivation, CV, copie des diplômes, le cas échéant dernier arrêté de classement
ou attestation d'inscription sur liste d'aptitude), par courrier électronique (sous format PDF uniquement) à
drhemplois@departement13.fr avant le 19/02/2025 en indiquant impérativement dans l'objet du mail l'intitulé du poste
et le numéro de l'annonce.
Ou par courrier à l'adresse suivante :
Madame Martine VASSAL
Présidente du Conseil départemental des Bouches-du-Rhône
52 avenue de saint Just
13256 Marseille cedex 20
ou attestation d'inscription sur liste d'aptitude), par courrier électronique (sous format PDF uniquement) à
drhemplois@departement13.fr avant le 19/02/2025 en indiquant impérativement dans l'objet du mail l'intitulé du poste
et le numéro de l'annonce.
Ou par courrier à l'adresse suivante :
Madame Martine VASSAL
Présidente du Conseil départemental des Bouches-du-Rhône
52 avenue de saint Just
13256 Marseille cedex 20
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DES BOUCHES-DU-RHONE
>Hôtel du Département
13256 MARSEILLE CEDEX 20
>Hôtel du Département
13256 MARSEILLE CEDEX 20
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.