Suivi au quotidien de l’organisation du travail de l’équipe : participation aux réunions agenda de la direction, organisation de réunions hebdomadaires de l’équipe, réalisation du planning de répartition des missions, suivi du travail des agents dans leurs différentes missions (commande de matériel, rangement, inventaires…), réalisation de bilans hebdomadaires et annuels de l’activité du service et de l’équipe…
Suivi et contrôle des procédures administratives RH de l’équipe : fiches mission, astreintes, heures supplémentaires, congés, arrêts maladie, entretiens professionnels…
Réception et traitement des demandes émanant des chargés de dossiers, des directions et associations, pour la mise en place de signalétique, de supports de communication, de matériel et de mobilier sur les manifestations.
Coordination du travail de l’équipe technique et présence effective sur certaines manifestations à grand public en journée, soirée et/ou weekends.
Préparation de commandes et remise de signalétique aux partenaires.
Vérification ponctuelle du « service fait » sur des événements précis identifiés par la hiérarchie.
Installation de signalétique institutionnelle (ex. banderoles, oriflammes, arche…) en journée, soirée et/ou weekends.
Mise en place et enlèvement de matériel et de mobilier de l’institution sur les manifestations.
Prestations diverses de sonorisation, vidéo projection et éclairage sur les différents équipements audiovisuels fixes (sonorisation des salles de réception de l’Hôtel du Département) et mobiles (écrans TV, vidéoprojecteurs, sonorisations mobile…) du service, dans un contexte événementiel.