ASSISTANTE DE DIRECTION
Offre n° O013241220001744
Publiée le 20/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rond Point des Messageries Maritimes, La Ciotat (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
18/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Définition : assistant du directeur, vous avez pour mission de l’assister dans la mise en œuvre des différentes tâches (administratives, financières, technique…)
Missions / conditions d'exercice
Participation à l’organisation du secrétariat de la DST
- Accueil téléphonique
- Assurer la gestion des courriers : enregistrement, expédition, suivi…
- Constituer les dossiers supports aux réunions
- Gestion de l’agenda et des mails du directeur.
- Prise de rendez-vous
- Contrôler les échéances institutionnelles
Rédaction des documents et courriers de la direction
- Rédaction de rapports
- Rédaction de courrier divers
- Rédaction de comptes rendus de réunion
Archivage et documentation
- Archivage des dossiers papiers et numériques
- Constitution d’un plan de classement
- Veille documentaire
PRECISIONS LIES AU POSTE
Préparation des Conseils de quartier mensuels :
- Préparer les dossiers en amont
- Concerter les acteurs Ville et Métropole
- Tracer les actions réalisées et à programmer par quartier
- Tenir un tableau de bord de la DST de suivi des demandes et des réponses faites sur les Conseils de quartier
Suivi des réponses faites aux requêtes des administrés
- Effectuer les relances si nécessaire auprès des Services et Directions
- Assurer la vérification de la complétude des réponses apportées
Suivi administratif des projets de la direction
- Organiser, collecter, mettre à jour des bases de données relatives aux outils de pilotage définis par la direction, faire des extractions etc...
- Apporter une assistance administrative à l’ensemble des directions de la DGA
CONDITIONS DE TRAVAIL
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année et prime variable liée au CIA, cantine professionnelle ou titres restaurants, COS
Prise en charge sur mutuelle labellisée au terme de 6 mois de présence dans la collectivité.
Prise en charge sur prévoyance santé dans le cadre d’un contrat groupe.
- Accueil téléphonique
- Assurer la gestion des courriers : enregistrement, expédition, suivi…
- Constituer les dossiers supports aux réunions
- Gestion de l’agenda et des mails du directeur.
- Prise de rendez-vous
- Contrôler les échéances institutionnelles
Rédaction des documents et courriers de la direction
- Rédaction de rapports
- Rédaction de courrier divers
- Rédaction de comptes rendus de réunion
Archivage et documentation
- Archivage des dossiers papiers et numériques
- Constitution d’un plan de classement
- Veille documentaire
PRECISIONS LIES AU POSTE
Préparation des Conseils de quartier mensuels :
- Préparer les dossiers en amont
- Concerter les acteurs Ville et Métropole
- Tracer les actions réalisées et à programmer par quartier
- Tenir un tableau de bord de la DST de suivi des demandes et des réponses faites sur les Conseils de quartier
Suivi des réponses faites aux requêtes des administrés
- Effectuer les relances si nécessaire auprès des Services et Directions
- Assurer la vérification de la complétude des réponses apportées
Suivi administratif des projets de la direction
- Organiser, collecter, mettre à jour des bases de données relatives aux outils de pilotage définis par la direction, faire des extractions etc...
- Apporter une assistance administrative à l’ensemble des directions de la DGA
CONDITIONS DE TRAVAIL
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année et prime variable liée au CIA, cantine professionnelle ou titres restaurants, COS
Prise en charge sur mutuelle labellisée au terme de 6 mois de présence dans la collectivité.
Prise en charge sur prévoyance santé dans le cadre d’un contrat groupe.
Profils recherchés
Connaissances / savoir-faire
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power point)
- Culture juridique, financière, ainsi qu'aux règles et outils de communication
- Savoir filtrer, traiter et orienter des informations
- Savoir rédiger parfaitement (orthographe et style)
- Savoir rendre compte
- Savoir rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Connaissance de l’environnement territorial
Savoir-être
- Autonome et polyvalent
- Etre rigoureux et organisé
- Qualité d'écoute et d'échange : être capable de collaborer avec l'ensemble des services et des directions
- Réactivité, adaptabilité, convivialité.
- Disponibilité, discrétion.
- Capacité relationnelle.
FORMATION(S) REQUISE(S)
BEP/CAP en assistanat de direction ou gestion. BAC PRO ou équivalent pro.
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power point)
- Culture juridique, financière, ainsi qu'aux règles et outils de communication
- Savoir filtrer, traiter et orienter des informations
- Savoir rédiger parfaitement (orthographe et style)
- Savoir rendre compte
- Savoir rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Connaissance de l’environnement territorial
Savoir-être
- Autonome et polyvalent
- Etre rigoureux et organisé
- Qualité d'écoute et d'échange : être capable de collaborer avec l'ensemble des services et des directions
- Réactivité, adaptabilité, convivialité.
- Disponibilité, discrétion.
- Capacité relationnelle.
FORMATION(S) REQUISE(S)
BEP/CAP en assistanat de direction ou gestion. BAC PRO ou équivalent pro.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Liste des pièces requises pour adresser une candidature.
Pour les agents-es titulaires de la fonction publique :
CV, LM, les copies de diplômes.
Pour les agents-es contractuels-les :
CV, LM, les copies de diplômes.
NB : ces pièces sont obligatoires pour que la candidature soit étudiée par l’autorité territoriale
A l'adresse suivante :
LA COMMUNE DE LA CIOTAT
Rondpoint des Messageries Maritimes
BP 161
13 708 LA CIOTAT CEDEX
Pour les agents-es titulaires de la fonction publique :
CV, LM, les copies de diplômes.
Pour les agents-es contractuels-les :
CV, LM, les copies de diplômes.
NB : ces pièces sont obligatoires pour que la candidature soit étudiée par l’autorité territoriale
A l'adresse suivante :
LA COMMUNE DE LA CIOTAT
Rondpoint des Messageries Maritimes
BP 161
13 708 LA CIOTAT CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.