Assistant(e) de Direction (H/F)
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Offre n° O013241219000381
Publiée le 19/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rue fauchier, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
22/01/2025
Date limite de candidature
21/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de l’Urbanisme, rattachée à la Direction Générale Adjointe Ville de Demain, vous assistez la Directrice et apportez un appui permanent à la Direction en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Contexte
La Direction de l’Urbanisme inscrit son action dans la politique municipale en faveur d’une ville durable, accueillante, inclusive et harmonieuse pour le bien-être de ses habitants. Cette équipe au profil pluridisciplinaire (architectes, instructeurs·(trices) du droit des sols, juristes, chargé(e)s du contrôle et de l’expertise des travaux, assistant(es) administratifs) met en œuvre la production urbaine à travers la délivrance des autorisations de construire, le suivi des évolutions du Plan Local d’Urbanisme intercommunal (PLUI), le suivi du contentieux pénal et administratif. Elle intervient en cohérence avec la stratégie de planification ainsi que les projets et opérations d’aménagement définis par les élus, dans le respect du code de l’urbanisme, du PLUI et des périmètres et réglementations du territoire (AVAP, SPR, Parc national des Calanques, sites classés et inscrits, Loi littoral, risques naturels et technologiques…).
Contexte
La Direction de l’Urbanisme inscrit son action dans la politique municipale en faveur d’une ville durable, accueillante, inclusive et harmonieuse pour le bien-être de ses habitants. Cette équipe au profil pluridisciplinaire (architectes, instructeurs·(trices) du droit des sols, juristes, chargé(e)s du contrôle et de l’expertise des travaux, assistant(es) administratifs) met en œuvre la production urbaine à travers la délivrance des autorisations de construire, le suivi des évolutions du Plan Local d’Urbanisme intercommunal (PLUI), le suivi du contentieux pénal et administratif. Elle intervient en cohérence avec la stratégie de planification ainsi que les projets et opérations d’aménagement définis par les élus, dans le respect du code de l’urbanisme, du PLUI et des périmètres et réglementations du territoire (AVAP, SPR, Parc national des Calanques, sites classés et inscrits, Loi littoral, risques naturels et technologiques…).
Missions / conditions d'exercice
Vos missions
Votre rôle consistera à :
• Assurer le secrétariat de direction, l’accueil et le filtrage téléphonique, renseigner et/ou orienter les interlocuteurs internes et externes ;
• Organiser l’agenda de la directrice, gérer les rendez-vous, les réunions et les déplacements en fonction des priorités ainsi que les réunions avec les partenaires externes ;
• Effectuer le lien entre les secrétariats du DGA, des élus et de la Direction afin d’organiser les rendez-vous ou réunions ;
• Rédiger et mettre en forme des courriers, notes et comptes-rendus de la direction ;
• Gérer le courrier, évaluer son degré de sensibilité et veiller à sa répartition au sein des différents services et divisions, et, organiser le classement et l’archivage ;
• Intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités ;
• Effectuer les commandes de consommables et de fournitures ;
• Préparer les dossiers pour les instances et trier, classer et archiver les documents ;
• Assurer la gestion administrative de la Direction (congés, formations..) ;
• Assurer l'organisation logistique des missions (rédige les ordres de mission et les états de frais).
Vos avantages
• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle de travail choisi)
• Prestations sociales (Carte ou tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ...).
• Possibilité de télétravail
Votre lieu de travail
38-40 rue Fauchier 13002 Marseille
Votre rôle consistera à :
• Assurer le secrétariat de direction, l’accueil et le filtrage téléphonique, renseigner et/ou orienter les interlocuteurs internes et externes ;
• Organiser l’agenda de la directrice, gérer les rendez-vous, les réunions et les déplacements en fonction des priorités ainsi que les réunions avec les partenaires externes ;
• Effectuer le lien entre les secrétariats du DGA, des élus et de la Direction afin d’organiser les rendez-vous ou réunions ;
• Rédiger et mettre en forme des courriers, notes et comptes-rendus de la direction ;
• Gérer le courrier, évaluer son degré de sensibilité et veiller à sa répartition au sein des différents services et divisions, et, organiser le classement et l’archivage ;
• Intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités ;
• Effectuer les commandes de consommables et de fournitures ;
• Préparer les dossiers pour les instances et trier, classer et archiver les documents ;
• Assurer la gestion administrative de la Direction (congés, formations..) ;
• Assurer l'organisation logistique des missions (rédige les ordres de mission et les états de frais).
Vos avantages
• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle de travail choisi)
• Prestations sociales (Carte ou tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ...).
• Possibilité de télétravail
Votre lieu de travail
38-40 rue Fauchier 13002 Marseille
Profils recherchés
Votre profil
Nous avons hâte de vous connaître !
Titulaire d’une formation en secrétariat (Bac à Bac + 2), vous disposez idéalement d’une expérience sur un poste similaire.
Vous connaissez l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales.
A l’aise avec les outils informatiques, bureautiques et les applications métier (Igécour, Libre Office), vous êtes rigoureux(euse) et organisé(e).
Vous possédez des qualités relationnelles et rédactionnelles et vous êtes doté(e) d’une aisance verbale.
Autonome et réactif(ve), vous êtes reconnu(e) pour votre polyvalence et votre discrétion.
Rejoignez-nous !
Nous avons hâte de vous connaître !
Titulaire d’une formation en secrétariat (Bac à Bac + 2), vous disposez idéalement d’une expérience sur un poste similaire.
Vous connaissez l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales.
A l’aise avec les outils informatiques, bureautiques et les applications métier (Igécour, Libre Office), vous êtes rigoureux(euse) et organisé(e).
Vous possédez des qualités relationnelles et rédactionnelles et vous êtes doté(e) d’une aisance verbale.
Autonome et réactif(ve), vous êtes reconnu(e) pour votre polyvalence et votre discrétion.
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Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Référence de l’offre : i11229
Postulez directement en ligne sur https://recrutement.marseille.fr/pages/offres-demploi
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Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.