Chargé des représentations (H/F)
Offre n° O013241210000985
Publiée le 12/12/2024
Synthèse de l'offre
Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.
Au sein d'une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.
Au cœur d'une collectivité d'avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.
Venez construire le Sud de demain avec la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur !
Au sein d'une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.
Au cœur d'une collectivité d'avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.
Venez construire le Sud de demain avec la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur !
Lieu de travail
27 Place Jules Guesde, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Chargé de représentations
Missions / conditions d'exercice
Missions générales du poste
Assurer la représentation du Président de la Région.
Activités
- Réceptionner, Analyser et traiter les invitations adressées au Président de la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur
- Solliciter les conseillers régionaux pour la Représentation du Président lors de divers événements ou manifestations.
- Assurer le lien entre les différents services afin de s’assurer que le représentant du Président bénéficie de tous les éléments nécessaires à la bonne représentation de l’institution (discours, éléments de langages, fiches techniques)
- Etablir les statistiques des représentations.
- Développer les outils de suivi de la cellule en lien avec le chef de service.
- Contribuer en lien avec la cellule Relations Publiques à la mise à jour des données protocolaires via l’outil AUGURE.
- Avoir la capacité d’assurer une continuité de l’activité de l’ensemble du service représentations et relations publiques en cas de nécessité.
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.
L’agent peut être amené à participer à diverses manifestations dans le cadre des besoins de la direction du protocole.
Assurer la représentation du Président de la Région.
Activités
- Réceptionner, Analyser et traiter les invitations adressées au Président de la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur
- Solliciter les conseillers régionaux pour la Représentation du Président lors de divers événements ou manifestations.
- Assurer le lien entre les différents services afin de s’assurer que le représentant du Président bénéficie de tous les éléments nécessaires à la bonne représentation de l’institution (discours, éléments de langages, fiches techniques)
- Etablir les statistiques des représentations.
- Développer les outils de suivi de la cellule en lien avec le chef de service.
- Contribuer en lien avec la cellule Relations Publiques à la mise à jour des données protocolaires via l’outil AUGURE.
- Avoir la capacité d’assurer une continuité de l’activité de l’ensemble du service représentations et relations publiques en cas de nécessité.
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.
L’agent peut être amené à participer à diverses manifestations dans le cadre des besoins de la direction du protocole.
Profils recherchés
Formation, diplômes, permis :
Niveau CAP/BAC à BAC+2 souhaité
Savoirs:
- Connaissance des acteurs institutionnels
- Connaissance des outils de communication : standard, internet
- Connaissance du territoire (organismes extérieurs, préfecture, mairie, conseil départemental)
- Techniques de secrétariat
- Aisance rédactionnelle et orale
Savoir-faire:
- Accueillir et prendre des messages téléphoniques
- Rendre compte à sa hiérarchie.
- Maitriser les outils de bureautique ( excel, word, outlook… )
- Assurer la rapidité de l’exécution
- Dialoguer, communiquer
- Organiser son travail et ses dossiers
- Rechercher et mettre en relation les correspondants
- Savoir planifier et respecter les délais contraints
- Organiser son activité et hiérarchiser les priorités
Savoir être:
- Anticipation
- Assiduité, disponibilité
- Conscience professionnelle
- Autonomie et esprit d’équipe
- Discrétion, confidentialité
- Facilité de contact
- Diplomatie, politesse, courtoisie
Temps de travail et horaires:
Horaires de bureau classiques sous réserve de la nécessité de service et de la réalisation d’astreintes selon un planning préétablit par le service (semaine, week-end, jours fériés).
Niveau CAP/BAC à BAC+2 souhaité
Savoirs:
- Connaissance des acteurs institutionnels
- Connaissance des outils de communication : standard, internet
- Connaissance du territoire (organismes extérieurs, préfecture, mairie, conseil départemental)
- Techniques de secrétariat
- Aisance rédactionnelle et orale
Savoir-faire:
- Accueillir et prendre des messages téléphoniques
- Rendre compte à sa hiérarchie.
- Maitriser les outils de bureautique ( excel, word, outlook… )
- Assurer la rapidité de l’exécution
- Dialoguer, communiquer
- Organiser son travail et ses dossiers
- Rechercher et mettre en relation les correspondants
- Savoir planifier et respecter les délais contraints
- Organiser son activité et hiérarchiser les priorités
Savoir être:
- Anticipation
- Assiduité, disponibilité
- Conscience professionnelle
- Autonomie et esprit d’équipe
- Discrétion, confidentialité
- Facilité de contact
- Diplomatie, politesse, courtoisie
Temps de travail et horaires:
Horaires de bureau classiques sous réserve de la nécessité de service et de la réalisation d’astreintes selon un planning préétablit par le service (semaine, week-end, jours fériés).
Contact et modalités de candidature
Contact
0491575057
Informations complémentaires
Nous vous remercions de bien vouloir candidater en ligne en joignant votre CV et votre lettre de motivation.
Si toutefois vous ne souhaitez pas candidater en ligne vous pouvez nous transmettre votre candidature par voie postale.
Adresser lettre de motivation + curriculum vitae détaillé + arrêté de situation administrative et attestation de réussite à concours si vous êtes lauréat-e- en indiquant la référence EO AD à :
Monsieur le Président du Conseil Régional Provence Alpes Côte d'Azur
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de la Région
27, Place Jules Guesde
13481 Marseille
Si toutefois vous ne souhaitez pas candidater en ligne vous pouvez nous transmettre votre candidature par voie postale.
Adresser lettre de motivation + curriculum vitae détaillé + arrêté de situation administrative et attestation de réussite à concours si vous êtes lauréat-e- en indiquant la référence EO AD à :
Monsieur le Président du Conseil Régional Provence Alpes Côte d'Azur
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de la Région
27, Place Jules Guesde
13481 Marseille
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.