Assistante de Direction
Offre n° O013241024000904
Publiée le 24/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Immeuble Quai Ouest, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Apporter une aide permanente au binôme de direction de la Direction Accueil et Accès aux Droits en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
1/ Travail administratif et soutien à la Direction
- Gestion du courrier et des courriels
- Gestion de l’accueil téléphonique au sein de la Direction
- Gestion des plannings de la direction
- Gestion des signalements (particuliers, partenaires, élus, appui à la gestion de la boite contacts)
- Rédaction et mise en forme de travaux bureautiques (bilans d’activité, ROB, demande de subventions RSA, CLSPD, compte-rendu…)
- Organisation générale et suivi administratif des projets de délibérations, fiches techniques présentés au Conseil d’Administration, interface avec le service des assemblées
- Gestion des dossiers suivis par la direction (préparation de dossiers, classement, rédaction de notes, alerte et relances)
- Participation à des réunions, prise de notes
- Relations avec les divisions et services de la direction, les autres directions fonctionnelles (participation aux COPIL procédures, Comités divers)
2/ Management
Encadrement d’une assistante administrative
3/ Gestion et suivi de l’activité
- Tenue des tableaux de bord et différents outils nécessaires au pilotage de l’activité
- Suivi des indicateurs
- Suivi de l’exécution budgétaire
- Suivi des conventions
Spécificités :
- Travail en bureau et au sein des établissements ou structures pilotées par la DAAD
- Pics d'activité en fonction des besoins et obligations du service
- Très grande disponibilité vis-à-vis du binôme de direction
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Gestion du courrier et des courriels
- Gestion de l’accueil téléphonique au sein de la Direction
- Gestion des plannings de la direction
- Gestion des signalements (particuliers, partenaires, élus, appui à la gestion de la boite contacts)
- Rédaction et mise en forme de travaux bureautiques (bilans d’activité, ROB, demande de subventions RSA, CLSPD, compte-rendu…)
- Organisation générale et suivi administratif des projets de délibérations, fiches techniques présentés au Conseil d’Administration, interface avec le service des assemblées
- Gestion des dossiers suivis par la direction (préparation de dossiers, classement, rédaction de notes, alerte et relances)
- Participation à des réunions, prise de notes
- Relations avec les divisions et services de la direction, les autres directions fonctionnelles (participation aux COPIL procédures, Comités divers)
2/ Management
Encadrement d’une assistante administrative
3/ Gestion et suivi de l’activité
- Tenue des tableaux de bord et différents outils nécessaires au pilotage de l’activité
- Suivi des indicateurs
- Suivi de l’exécution budgétaire
- Suivi des conventions
Spécificités :
- Travail en bureau et au sein des établissements ou structures pilotées par la DAAD
- Pics d'activité en fonction des besoins et obligations du service
- Très grande disponibilité vis-à-vis du binôme de direction
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Profils recherchés
- BTS SP3S ou niveau Bac + 2 dans le domaine médico-social
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Polyvalence, capacité d’adaptation
- Esprit d’initiative et autonomie
- Qualités relationnelles (esprit d’équipe, discrétion)
- Aisance rédactionnelle
- Méthode et organisation
- Maîtrise de la gestion des conflits
- Maîtrise de l’outil informatique
- Connaissance des Tableaux de bord, outils de planification et suivi
- Connaissance du contexte et enjeux de la collectivité
- Sens du service public
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Polyvalence, capacité d’adaptation
- Esprit d’initiative et autonomie
- Qualités relationnelles (esprit d’équipe, discrétion)
- Aisance rédactionnelle
- Méthode et organisation
- Maîtrise de la gestion des conflits
- Maîtrise de l’outil informatique
- Connaissance des Tableaux de bord, outils de planification et suivi
- Connaissance du contexte et enjeux de la collectivité
- Sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0486944501
Informations complémentaires
Adresser CV et LM a l’attention de :
CCAS de Marseille
Monsieur le Directeur Général
Immeuble Quai Ouest
50 rue de Ruffi- CS 90349
13331 Marseille Cedex 03
CCAS de Marseille
Monsieur le Directeur Général
Immeuble Quai Ouest
50 rue de Ruffi- CS 90349
13331 Marseille Cedex 03
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.