Assistant de direction
Offre n° O013241017000125
Publiée le 17/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place Jules Pellissier, Saint-Rémy-de-Provence (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la Responsable du service, vous assistez cette dernière ainsi que les agents du service en termes d’organisation, de gestion administrative et de suivi de certains dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Personne de ressource, vous veillez à favoriser la bonne circulation de l’information au sein du service et avec les autres directions. Vous prenez plus particulièrement en charge les missions suivantes :
• Le secrétariat courant du service :
- La planification et l’organisation de réunions, l’établissement de convocations, la rédaction, la mise en forme et le suivi de comptes-rendus ou de procès-verbaux, la rédaction de divers courriers et de documents administratifs, en s’assurant de la qualité rédactionnelle des supports en amont du visa par la responsable du service.
- La bonne circulation de l’information et le circuit de validation des parapheurs et des courriers
- L’accueil physique et téléphonique du public en l’absence des agents concernés (formation, congés, réunion, maladie).
• Le suivi des projets et des activités du service :
- D’une manière générale : la saisie, la gestion et l’actualisation des différentes bases de données et outils de suivi propres au service ou aux missions déployées, la recherche d’informations notamment réglementaires, la veille des évolutions juridiques en termes d’urbanisme.
- PVD : suivi de l’avancement opérationnel des actions déployées et lien avec les partenaires concernés, mise à jour des outils de suivi du dispositif (tableaux, fiches actions, plans de financement, …), …
- OPAH-RU : assister la responsable du service dans la gestion administrative et financière du dispositif : validité des marchés, traitement des bons de commande, facturation, analyse des demandes traitées par l’opérateur, suivi des aides versées, lien avec les partenaires financiers pour les demandes de subvention/paiement, …
• Le déploiement et la gestion d’outils contribuant au bon fonctionnement, à l’efficacité, et au bien-être du service (dossier partagé, agenda partagé, outil de suivi des diverses échéances, …).
• L’appui administratif et comptable du service :
- Participe à la préparation budgétaire, assure le suivi de l’exécution budgétaire, réalise les engagements comptables, la rédaction et la mise à jour de divers documents administratifs, la réalisation des commandes et des bons de commande
- Assure la gestion des stocks,
- Contribue à la rédaction des demandes de subvention et à la recherche de financements ….
- En lien avec le service des marchés, s’assure du suivi des différents contrats et marchés (démarrage, fin, paiement, …) et alerte la responsable de service sur les échéances ou les difficultés rencontrés.
• Le secrétariat courant du service :
- La planification et l’organisation de réunions, l’établissement de convocations, la rédaction, la mise en forme et le suivi de comptes-rendus ou de procès-verbaux, la rédaction de divers courriers et de documents administratifs, en s’assurant de la qualité rédactionnelle des supports en amont du visa par la responsable du service.
- La bonne circulation de l’information et le circuit de validation des parapheurs et des courriers
- L’accueil physique et téléphonique du public en l’absence des agents concernés (formation, congés, réunion, maladie).
• Le suivi des projets et des activités du service :
- D’une manière générale : la saisie, la gestion et l’actualisation des différentes bases de données et outils de suivi propres au service ou aux missions déployées, la recherche d’informations notamment réglementaires, la veille des évolutions juridiques en termes d’urbanisme.
- PVD : suivi de l’avancement opérationnel des actions déployées et lien avec les partenaires concernés, mise à jour des outils de suivi du dispositif (tableaux, fiches actions, plans de financement, …), …
- OPAH-RU : assister la responsable du service dans la gestion administrative et financière du dispositif : validité des marchés, traitement des bons de commande, facturation, analyse des demandes traitées par l’opérateur, suivi des aides versées, lien avec les partenaires financiers pour les demandes de subvention/paiement, …
• Le déploiement et la gestion d’outils contribuant au bon fonctionnement, à l’efficacité, et au bien-être du service (dossier partagé, agenda partagé, outil de suivi des diverses échéances, …).
• L’appui administratif et comptable du service :
- Participe à la préparation budgétaire, assure le suivi de l’exécution budgétaire, réalise les engagements comptables, la rédaction et la mise à jour de divers documents administratifs, la réalisation des commandes et des bons de commande
- Assure la gestion des stocks,
- Contribue à la rédaction des demandes de subvention et à la recherche de financements ….
- En lien avec le service des marchés, s’assure du suivi des différents contrats et marchés (démarrage, fin, paiement, …) et alerte la responsable de service sur les échéances ou les difficultés rencontrés.
Profils recherchés
• Formation dans le secteur administratif et/ou expérience similaire exigée ;
• Maitrise de l’outil informatique et notamment de Word, Excel et Powerpoint et connaissance du logiciel CIRIL finances appréciée ;
• Connaissance des règles de base de la comptabilité publique ;
• Bonne pratique des techniques de secrétariat avec d’excellentes qualités rédactionnelles, de communication et d’accueil ;
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée ;
• Dynamisme, réactivité, adaptabilité et disponibilité ;
• Force de proposition, capacité à travailler en équipe et de manière transversale ;
• Organisation, rigueur et autonomie, gestion des priorités ;
• Qualités relationnelles, réserve et discrétion ;
• Capacité à rendre compte et à gérer ses priorités.
Environnement du poste :
Rémunération : statutaire + IFSE + CIA + prime d’intéressement collectif
Temps de travail : Poste à temps complet
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C, filière Administrative).
Titres restaurants
Valeur faciale 8 € avec 60 % employeur
CNAS
Participation à la mutuelle
• Maitrise de l’outil informatique et notamment de Word, Excel et Powerpoint et connaissance du logiciel CIRIL finances appréciée ;
• Connaissance des règles de base de la comptabilité publique ;
• Bonne pratique des techniques de secrétariat avec d’excellentes qualités rédactionnelles, de communication et d’accueil ;
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée ;
• Dynamisme, réactivité, adaptabilité et disponibilité ;
• Force de proposition, capacité à travailler en équipe et de manière transversale ;
• Organisation, rigueur et autonomie, gestion des priorités ;
• Qualités relationnelles, réserve et discrétion ;
• Capacité à rendre compte et à gérer ses priorités.
Environnement du poste :
Rémunération : statutaire + IFSE + CIA + prime d’intéressement collectif
Temps de travail : Poste à temps complet
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C, filière Administrative).
Titres restaurants
Valeur faciale 8 € avec 60 % employeur
CNAS
Participation à la mutuelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0490920810
Informations complémentaires
Merci d'adresser vos CV et Lettre de motivation par mail à recrutement@ville-srdp.fr en indiquant la référence ASDIR2024
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT-REMY-DE-PROVENCE
>Place Jules Pellissier
13210 ST-REMY-DE-PROVENCE
>Place Jules Pellissier
13210 ST-REMY-DE-PROVENCE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.