Assistant des conseillers (H/F)
Offre n° O013241002000868
Publiée le 03/10/2024
Synthèse de l'offre
Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.
Au sein d'une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.
Au cœur d'une collectivité d'avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.
Venez construire le Sud de demain avec la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur !
Au sein d'une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.
Au cœur d'une collectivité d'avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.
Venez construire le Sud de demain avec la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur !
Lieu de travail
27 Place Jules Guesde, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
11/11/2024
Date limite de candidature
07/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assistant des conseillers (H/F)
Missions / conditions d'exercice
Missions générales du poste :
Au sein de la mission accueil et secrétariat, l’assistant administratif a en charge l’organisation et le suivi des dossiers traités au sein de la mission conformément aux procédures administratives, techniques et réglementaires, qui lui ont été indiquées.
Il veille à l’actualisation des tableaux de suivi des dossiers, garantit la relation avec les interlocuteurs internes et externes et participe à l’organisation des activités de la mission.
Activités:
- Traiter et orienter les appels téléphoniques
- Organiser les agendas et les déplacements des Conseillers
- Etablir les dossiers numériques et physiques des Conseillers en fonction de leurs rendez-vous et de leurs déplacements
- Rédiger des mails, des courriers de soutien et de remerciements
- Assurer le suivi des courriers sur Logiciel « ELISE » : relances et suivi des actions
- Participer à l’organisation des « Séquences Président », en lien avec les acteurs extérieurs pour définir les contours de l’organisation
- Participer à la relecture des rapports : vérification de forme et de fond (orthographe, charte, sigle)
- Garantir la gestion du courrier interne et externe, entrant et sortant
- Gérer les fournitures
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.
Au sein de la mission accueil et secrétariat, l’assistant administratif a en charge l’organisation et le suivi des dossiers traités au sein de la mission conformément aux procédures administratives, techniques et réglementaires, qui lui ont été indiquées.
Il veille à l’actualisation des tableaux de suivi des dossiers, garantit la relation avec les interlocuteurs internes et externes et participe à l’organisation des activités de la mission.
Activités:
- Traiter et orienter les appels téléphoniques
- Organiser les agendas et les déplacements des Conseillers
- Etablir les dossiers numériques et physiques des Conseillers en fonction de leurs rendez-vous et de leurs déplacements
- Rédiger des mails, des courriers de soutien et de remerciements
- Assurer le suivi des courriers sur Logiciel « ELISE » : relances et suivi des actions
- Participer à l’organisation des « Séquences Président », en lien avec les acteurs extérieurs pour définir les contours de l’organisation
- Participer à la relecture des rapports : vérification de forme et de fond (orthographe, charte, sigle)
- Garantir la gestion du courrier interne et externe, entrant et sortant
- Gérer les fournitures
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.
Profils recherchés
Formation:
Niveau Bac à Bac +2
Savoirs:
- Connaissance des compétences de la collectivité, de l’organisation générale et du fonctionnement de l’Institution
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative, de secrétariat et d’accueil
Savoir-faire:
- Aisance rédactionnelle et orale
- Organiser son activité et hiérarchiser ses priorités
- Assurer la rapidité de l'exécution
- Recevoir, filtrer les orienter les appels téléphoniques
- Rendre compte
- S'adapter aux différents interlocuteurs ou publics
- Maitrise des logiciels numériques/bureautiques (Word, Excel, Power Point)
Savoir-être:
- Discrétion et confidentialité
- Devoir de réserve
- Autonomie
- Rigueur
- Réactivité
- Disponibilité
- Sens du travail en équipe
- Devoir d'information et d'alerte
- Aptitudes relationnelles
Niveau Bac à Bac +2
Savoirs:
- Connaissance des compétences de la collectivité, de l’organisation générale et du fonctionnement de l’Institution
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative, de secrétariat et d’accueil
Savoir-faire:
- Aisance rédactionnelle et orale
- Organiser son activité et hiérarchiser ses priorités
- Assurer la rapidité de l'exécution
- Recevoir, filtrer les orienter les appels téléphoniques
- Rendre compte
- S'adapter aux différents interlocuteurs ou publics
- Maitrise des logiciels numériques/bureautiques (Word, Excel, Power Point)
Savoir-être:
- Discrétion et confidentialité
- Devoir de réserve
- Autonomie
- Rigueur
- Réactivité
- Disponibilité
- Sens du travail en équipe
- Devoir d'information et d'alerte
- Aptitudes relationnelles
Contact et modalités de candidature
Contact
0491575057
Informations complémentaires
Nous vous remercions de bien vouloir candidater en ligne en joignant votre CV et votre lettre de motivation.
Si toutefois vous ne souhaitez pas candidater en ligne vous pouvez nous transmettre votre candidature par voie postale.
Adresser lettre de motivation + curriculum vitae détaillé + arrêté de situation administrative et attestation de réussite à concours si vous êtes lauréat-e- en indiquant la référence EO AD à :
Monsieur le Président du Conseil Régional Provence Alpes Côte d'Azur
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de la Région
27, Place Jules Guesde
13481 Marseille
Si toutefois vous ne souhaitez pas candidater en ligne vous pouvez nous transmettre votre candidature par voie postale.
Adresser lettre de motivation + curriculum vitae détaillé + arrêté de situation administrative et attestation de réussite à concours si vous êtes lauréat-e- en indiquant la référence EO AD à :
Monsieur le Président du Conseil Régional Provence Alpes Côte d'Azur
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de la Région
27, Place Jules Guesde
13481 Marseille
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.