Assistant de direction F/H
Offre n° O013240924000346
Publiée le 24/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
48 Boulevard saade - quai lazaret, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
31/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du Pôle Développement des Entreprises et Offre Territoriale Durable, vous avez pour missions d’apporter une assistance administrative, organisationnelle et logistique aux deux directeurs du pôle dans l’organisation quotidienne de leur travail.
Vous assurez le suivi des agenda, l’organisation, la préparation et le suivi des réunions.
Vous assistez les directeurs dans le suivi et la planification des taches.
Vous rédigez des courriers, notes et traitement dans les applications adaptées.
Vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif des directions, dans les différents domaines.
Vous veillez à la circulation de l’information au sein des directions et coordonnez les éléments de réponse en veillant au respect des délais imposés.
Vous assurez un appui des directions dans le process délibératif et le suivi de projets prioritaires (z0 Gravity).
Vous assurez le suivi des agenda, l’organisation, la préparation et le suivi des réunions.
Vous assistez les directeurs dans le suivi et la planification des taches.
Vous rédigez des courriers, notes et traitement dans les applications adaptées.
Vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif des directions, dans les différents domaines.
Vous veillez à la circulation de l’information au sein des directions et coordonnez les éléments de réponse en veillant au respect des délais imposés.
Vous assurez un appui des directions dans le process délibératif et le suivi de projets prioritaires (z0 Gravity).
Missions / conditions d'exercice
• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif des deux directions
• Prioriser, suivre et assurer la coordination avec l’assistante du directeur du pôle et de la DGD
• Gérer les agendas des deux directeurs : organisation des rendez-vous, alerte sur conflits d’agenda, priorisation des rdv, mises à jour
• Préparer les dossiers dédiés en fonction des demandes des deux directeurs
• Suivre les sessions délibératives en accompagnement des directeurs et leurs services (ordre du jour, respect du Guide Decade mis en place au sein de la DGD…)
• Suivre la signature et la notification des conventions (en lien avec l’Assistante du Pôle et le Service Ressources)
• Suivre les courriers attribués aux directions avec une attention particulière sur les échéances signalées
• Rédiger des notes synthétiques et d’information, des comptes-rendus, mettre en place des tableaux de données
• Prioriser, suivre et assurer la coordination avec l’assistante du directeur du pôle et de la DGD
• Gérer les agendas des deux directeurs : organisation des rendez-vous, alerte sur conflits d’agenda, priorisation des rdv, mises à jour
• Préparer les dossiers dédiés en fonction des demandes des deux directeurs
• Suivre les sessions délibératives en accompagnement des directeurs et leurs services (ordre du jour, respect du Guide Decade mis en place au sein de la DGD…)
• Suivre la signature et la notification des conventions (en lien avec l’Assistante du Pôle et le Service Ressources)
• Suivre les courriers attribués aux directions avec une attention particulière sur les échéances signalées
• Rédiger des notes synthétiques et d’information, des comptes-rendus, mettre en place des tableaux de données
Profils recherchés
Vous êtes adjoint.e administratif.ve ou rédacteur.rice territorial.e, et/ou diplômé.e d’une formation supérieure en secrétariat ou d’un BTS Assistant Manager.
Vous avez une bonne connaissance de l’environnement des collectivités territoriales.
Vous maîtrisez les applications métiers (Airmess, Decade,…) et êtes en capacité de vous approprier les outils collaboratifs utilisés (Teams, 0 Gravity, One Drive,…).
Expérience dans un poste similaire souhaitée.
Vous avez une bonne connaissance de l’environnement des collectivités territoriales.
Vous maîtrisez les applications métiers (Airmess, Decade,…) et êtes en capacité de vous approprier les outils collaboratifs utilisés (Teams, 0 Gravity, One Drive,…).
Expérience dans un poste similaire souhaitée.
Contact et modalités de candidature
Contact
dgd-deveco-pole.src@ampmetropole.fr
Informations complémentaires
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Rejoignez notre collectivité !
Plus d’informations sur le recrutement à la Métropole Aix-Marseille-Provence
Des conditions de travail attractives
• Titres restaurant d'une valeur faciale de 10,50€ (après un mois de carence)
• Télétravail possible selon les missions
• Participation à la mutuelle et/ou la prévoyance labellisées / aux frais de transports / au Pass métropolitain
• Accès aux prestations délivrées par M+ : la Régie Métropolitaine d'action sociale
• Cadre de travail lumineux et agréable
• Rémunération composée du traitement de base indiciaire lié au grade + prime(s) liée(s) à la fonction et à l'expérience acquise + prime de fin d'année
Collectivité conventionnée par le FIPHFP (Fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la Fonction publique)
Poste ouvert aux titulaires (cadre d’emploi des adjoints administratifs et rédacteurs territoriaux) et contractuel.le.s, basé à Marseille.
Pour plus de renseignements sur le poste, vous pouvez adresser un mail à dgd-deveco-pole.src@ampmetropole.fr en laissant les coordonnées téléphoniques sur lesquelles vous souhaitez être contacté.e.
Une prise de contact ou l’envoi de vos CV et lettre de motivation par mail ne vaut pas candidature.
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Des conditions de travail attractives
• Titres restaurant d'une valeur faciale de 10,50€ (après un mois de carence)
• Télétravail possible selon les missions
• Participation à la mutuelle et/ou la prévoyance labellisées / aux frais de transports / au Pass métropolitain
• Accès aux prestations délivrées par M+ : la Régie Métropolitaine d'action sociale
• Cadre de travail lumineux et agréable
• Rémunération composée du traitement de base indiciaire lié au grade + prime(s) liée(s) à la fonction et à l'expérience acquise + prime de fin d'année
Collectivité conventionnée par le FIPHFP (Fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la Fonction publique)
Poste ouvert aux titulaires (cadre d’emploi des adjoints administratifs et rédacteurs territoriaux) et contractuel.le.s, basé à Marseille.
Pour plus de renseignements sur le poste, vous pouvez adresser un mail à dgd-deveco-pole.src@ampmetropole.fr en laissant les coordonnées téléphoniques sur lesquelles vous souhaitez être contacté.e.
Une prise de contact ou l’envoi de vos CV et lettre de motivation par mail ne vaut pas candidature.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.