Assistant(e) de Direction (H/F)
Offre n° O013240830000549
Publiée le 30/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rue fauchier, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
05/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de l’Économie, du Tourisme, de l’Emploi, du Commerce et de l’Enseignement Supérieur (DETECES) rattachée à la Direction Générale Adjointe Ville de Demain (DGAVD), vous assistez la Directrice (gestion d’agenda, organisation de réunions, préparation de dossiers), assurez l’accueil et le secrétariat de la Direction et appuyez la Directrice pour l’organisation, la coordination et le suivi d’activité de l’équipe de la DETECES.
Contexte
En lien avec l’ensemble des collectivités, des institutions et des acteurs économiques du territoire, la Direction de l’Économie, du Tourisme, de l’Emploi, du Commerce et de l’Enseignement Supérieur vise à créer les conditions favorables au déploiement de projets structurants pour le développement économique du territoire marseillais, au service de l’emploi.
Elle pilote ainsi les politiques municipales en matière d’enseignement supérieur, de recherche et de vie étudiante, de commerce et d’artisanat, de filières stratégiques, de tourisme, de foncier et d’immobilier économiques et de rayonnement territorial, mais aussi d’emploi.
Ses actions concourent à renforcer le positionnement de Marseille en qualité de :
• Ville des transitions : décarbonation et transition écologique des entreprises avec Marseille Objectif Climat, appui à l’Economie Sociale et Solidaire et à l’innovation sociale, maintien, retour et valorisation des activités productives en ville ;
• Ville des possibles : innovation, enseignement supérieur et vie étudiante, entrepreneuriat sous toutes ses formes, renforcement des passerelles vers l’emploi pour les Marseillaises et Marseillais ;
• Ville facilitatrice : foncier et immobilier d’entreprises, appui aux filières d’excellence (économie maritime, technologies de la santé, industries créatives et culturelles, tourisme durable, numérique responsable), accompagnement des secteurs structurants (commerce, artisanat, BTP, services à la personne) ;
• Ville des liens : attractivité et rayonnement à l’international, approche territoriale et économie de proximité, redynamisation des noyaux villageois.
La Direction est composée d’une trentaine d’agents répartis au sein de deux Missions (Ville Universitaire, Emploi) et deux Services (Filières, Foncier, Rayonnement et Commerce & Artisanat).
Contexte
En lien avec l’ensemble des collectivités, des institutions et des acteurs économiques du territoire, la Direction de l’Économie, du Tourisme, de l’Emploi, du Commerce et de l’Enseignement Supérieur vise à créer les conditions favorables au déploiement de projets structurants pour le développement économique du territoire marseillais, au service de l’emploi.
Elle pilote ainsi les politiques municipales en matière d’enseignement supérieur, de recherche et de vie étudiante, de commerce et d’artisanat, de filières stratégiques, de tourisme, de foncier et d’immobilier économiques et de rayonnement territorial, mais aussi d’emploi.
Ses actions concourent à renforcer le positionnement de Marseille en qualité de :
• Ville des transitions : décarbonation et transition écologique des entreprises avec Marseille Objectif Climat, appui à l’Economie Sociale et Solidaire et à l’innovation sociale, maintien, retour et valorisation des activités productives en ville ;
• Ville des possibles : innovation, enseignement supérieur et vie étudiante, entrepreneuriat sous toutes ses formes, renforcement des passerelles vers l’emploi pour les Marseillaises et Marseillais ;
• Ville facilitatrice : foncier et immobilier d’entreprises, appui aux filières d’excellence (économie maritime, technologies de la santé, industries créatives et culturelles, tourisme durable, numérique responsable), accompagnement des secteurs structurants (commerce, artisanat, BTP, services à la personne) ;
• Ville des liens : attractivité et rayonnement à l’international, approche territoriale et économie de proximité, redynamisation des noyaux villageois.
La Direction est composée d’une trentaine d’agents répartis au sein de deux Missions (Ville Universitaire, Emploi) et deux Services (Filières, Foncier, Rayonnement et Commerce & Artisanat).
Missions / conditions d'exercice
Vos missions
Votre rôle consistera à :
• Assurer le secrétariat et la fonction de porte d'entrée de la Direction :
◦ accueil téléphonique et physique de la DETECES ;
◦ pilotage de la gestion du courrier, publipostages, gestion des contacts ;
◦ planification des réunions et rendez-vous, en lien avec des interlocuteurs internes et externes ;
• Appuyer la Directrice au quotidien :
◦ Gestion de l’agenda, gestion des appels, organisation des déplacements ;
◦ Constitution des dossiers en vue des rendez-vous ;
◦ Mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus ;
◦ Optimisation du classement numérique des documents et archivage
•
• Appuyer le pilotage de la Direction :
◦ Création et actualisation de tableaux de bord de suivi d’activité, de réponse aux commandes des élus, du Cabinet et du DGA ;
◦ Appui au suivi administratif de l'équipe en matière de RH
◦ Gestion logistique de la Direction
◦ Appui ponctuel à la Chargée de gestion de la Direction dans les procédures administratives et notamment la préparation des Conseils Municipaux
Vos avantages
• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (titres restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ...)
• Possibilité de télétravail
Votre lieu de travail
40 rue Fauchier - 13002 Marseille
Votre rôle consistera à :
• Assurer le secrétariat et la fonction de porte d'entrée de la Direction :
◦ accueil téléphonique et physique de la DETECES ;
◦ pilotage de la gestion du courrier, publipostages, gestion des contacts ;
◦ planification des réunions et rendez-vous, en lien avec des interlocuteurs internes et externes ;
• Appuyer la Directrice au quotidien :
◦ Gestion de l’agenda, gestion des appels, organisation des déplacements ;
◦ Constitution des dossiers en vue des rendez-vous ;
◦ Mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus ;
◦ Optimisation du classement numérique des documents et archivage
•
• Appuyer le pilotage de la Direction :
◦ Création et actualisation de tableaux de bord de suivi d’activité, de réponse aux commandes des élus, du Cabinet et du DGA ;
◦ Appui au suivi administratif de l'équipe en matière de RH
◦ Gestion logistique de la Direction
◦ Appui ponctuel à la Chargée de gestion de la Direction dans les procédures administratives et notamment la préparation des Conseils Municipaux
Vos avantages
• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (titres restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ...)
• Possibilité de télétravail
Votre lieu de travail
40 rue Fauchier - 13002 Marseille
Profils recherchés
Votre profil
Nous avons hâte de vous connaître !
Titulaire d'un Bac à Bac + 2 dans le domaine et/ou du grade d'adjoint administratif territorial, vous connaissez l'organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales et vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat ainsi que l'orthographe et la syntaxe et êtes à l’aise dans l’usage des logiciels bureautiques.
Vous êtes autonome et rigoureux(se), organisé(e), savez anticiper mais aussi rendre compte de votre activité. Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles ainsi que votre sens du service public.
Vous êtes à l’écoute et faites preuve de discrétion professionnelle
Rejoignez-nous !
Nous avons hâte de vous connaître !
Titulaire d'un Bac à Bac + 2 dans le domaine et/ou du grade d'adjoint administratif territorial, vous connaissez l'organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales et vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat ainsi que l'orthographe et la syntaxe et êtes à l’aise dans l’usage des logiciels bureautiques.
Vous êtes autonome et rigoureux(se), organisé(e), savez anticiper mais aussi rendre compte de votre activité. Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles ainsi que votre sens du service public.
Vous êtes à l’écoute et faites preuve de discrétion professionnelle
Rejoignez-nous !
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
40 rue Fauchier - 13002 Marseille
Référence de l’offre : i 10844
Postulez directement en ligne sur https://recrutement.marseille.fr/pages/offres-demploi
Référence de l’offre : i 10844
Postulez directement en ligne sur https://recrutement.marseille.fr/pages/offres-demploi
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.