Directeur du protocole et des relations publiques (H/F)

Missions:
Organisation et supervision des manifestations protocolaires du Président de la Région Provence-Alpes-Côte d'Azur ou de son représentant ainsi que de l'accueil de délégations ou de personnalités officielles ;
Encadrement et animation d'équipe.

Missions et activités:
Proposition de manifestations / d'événements :
Elaboration d'un calendrier de séquences protocolaires du Président ou de son représentant visant à honorer les personnalités, soutenir le positionnement de la Région et valoriser l'action régionale ;
Organisation logistique de manifestations :
Planification, organisation et supervision des différentes séquences protocolaires du Président ou de son représentant (inaugurations, cérémonies militaires, réceptions officielles, remise de médailles et trophées...) ainsi que de l'accueil de délégations et de personnalités officielles, en collaboration avec les agents du service ;
Organisation et animation de réunions préparatoires ;
Conception du déroulé de la manifestation ;
Elaboration de la liste des invités et envoi des cartons d'invitation ;
Développement des contacts téléphoniques nécessaires avec les différents partenaires ;
Rédaction et mise en forme des correspondances courantes entre les participants ;
Organisation et mise en scène du lieu de réception (aménagement du lieu, personnel, restauration, sonorisation, sécurité...) en lien avec les services concernés ;
Supervision de l'accueil le jour de la manifestation et contrôle du bon déroulement ;
Organisation logistique des déplacements ;
Organisation des déplacements à l'étranger du Président ou de son représentant dans le cadre de visites officielles ;
Supervision des activités de collaborateurs ;
Animation et encadrement d'une équipe : planification et répartition des missions aux agents selon leur domaine de compétences, mise en œuvre et contrôle de pratiques et procédures de travail ;
Développement des relations extérieures :
Développement et entretien de relations avec le réseau de partenaires institutionnels ;
Encadrement et management du personnel :
Encadrement et gestion du personnel : évaluation, formation, primes et régimes indemnitaires, congés ;
Elaboration et suivi budgétaire :
Elaboration du budget prévisionnel ;
Contrôle de l'exécution du budget alloué, suivi des dépenses engagées et réalisées ;
Supervision des opérations comptables, publiques et analytiques ;
Elaboration de documents d'aide à la décision :
Rédaction de compte-rendu, production de rapports, notes de synthèse et/ou tableaux de bord destinés à l'exécutif ;
Gestion des fichiers " contacts " de la Région ;
Gestion des objets promotionnels ;
Responsabilités en gestion RH :
Gestion de la GITT et du temps de travail des agents ;
Evaluation annuelle ; fixation des objectifs et évaluation des résultats.

Savoirs:
Connaissance des collectivités territoriales ;
Connaissance des marchés publics ;
Maîtrise des règles protocolaires ;
Connaissance de l'environnement politique, économique et associatif local.
Savoir-faire:
Autonomie dans l'organisation du travail ;
Contrôle des points clés des bâtiments de la région et des lieux des séquences;
Respect des délais d'exécution ;
Respect contraintes techniques et impératifs de sécurité ;
Respect de dispositions juridiques et réglementaires ;
Maîtriser les outils et pratiques de relations publiques et des règles protocolaires ;
Prévoir et gérer les moyens humains et matériels adaptés à chaque manifestation ;
Identifier et évaluer précisément les termes d'un projet afin d'organiser son exécution ;
Organiser son temps de manière à respecter un planning et des délais d'exécution ;
Concevoir, proposer des solutions pertinentes en prenant en compte les différentes contraintes ;
Identifier les partenaires potentiels et les mobiliser autour d'un projet fédérateur ;
Intégrer et évaluer la portée et l'impact de ses réalisations en termes de communication institutionnelle et politique ;
Connaître les procédures administratives associées à la fonction ;
Maîtriser la réglementation et les procédures de passation des marchés publics ;
Maîtriser les techniques et procédures d'élaboration et de suivi budgétaire.
Savoir-être:
Capacité d'animation, de coordination et d'encadrement d'équipe ;
Sens de l'organisation, réactivité et capacité d'anticipation ;
Diplomatie et aptitudes relationnelles ;
Calme, politesse et sens de l'accueil ;
Dynamisme et grande disponibilité ;
Pratique de l'anglais ;
Pratiquer une communication diplomate et pédagogique ;
Adapter sa communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations et de la qualité des interlocuteurs ;
Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ou connues.
Formations et diplômes:
Bac ou plus