Gestionnaire accueil de la DRH (H/F)
Offre n° O013240723000351
Publiée le 25/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.
Au sein d'une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.
Au cœur d'une collectivité d'avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.
Venez construire le Sud de demain avec la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur !
Au sein d'une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.
Au cœur d'une collectivité d'avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.
Venez construire le Sud de demain avec la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur !
Lieu de travail
MARSEILLE CEDEX 20
Poste à pourvoir le
21/09/2024
Date limite de candidature
19/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Gestionnaire accueil de la DRH (H/F)
Missions / conditions d'exercice
Missions:
Vitrine de la DRH, l'accueil de la DRH renseigne en temps réel tous les agents régionaux. L'unité Relation aux Utilisateurs est chargée d'alimenter à la fois la stratégie de la Direction et à la fois la communication (ex : alimentation de la lettre info RH par les questions récurrentes des agents).
Missions et activités:
- Accueillir le public sur place ou par téléphone et le renseigner au maximum, et piloter les arrivées/sorties de courriers
- Informer le/la chef de l'unité des questions récurrentes constatées dans les courriers, appels, et visites des agents régionaux, de sorte d'alimenter à la fois la stratégie de la direction, et à la fois la communication (ex : alimentation de la lettre info RH par les questions récurrentes constatées).
- Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation à destination des agents régionaux
- Afficher des informations à la borne d'accueil de la DRH
- Délivrer et réceptionner tous documents et formulaires RH
- Réceptionner le courrier livré par le service courrier général et effectuer le tri nécessaire
- Procéder à la numérisation puis à l'enregistrement dans le progiciel Elise
- Ventiler les courriers à ne pas numériser dans les casiers des services concernés
- Ventiler les courriers externes et internes dans les casiers des services concernés ainsi que les plis non distribués
- Récupérer, enregistrer et acheminer les parapheurs DRH tant au départ qu'en retour de la DRH
- L'agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité du service.
Vitrine de la DRH, l'accueil de la DRH renseigne en temps réel tous les agents régionaux. L'unité Relation aux Utilisateurs est chargée d'alimenter à la fois la stratégie de la Direction et à la fois la communication (ex : alimentation de la lettre info RH par les questions récurrentes des agents).
Missions et activités:
- Accueillir le public sur place ou par téléphone et le renseigner au maximum, et piloter les arrivées/sorties de courriers
- Informer le/la chef de l'unité des questions récurrentes constatées dans les courriers, appels, et visites des agents régionaux, de sorte d'alimenter à la fois la stratégie de la direction, et à la fois la communication (ex : alimentation de la lettre info RH par les questions récurrentes constatées).
- Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation à destination des agents régionaux
- Afficher des informations à la borne d'accueil de la DRH
- Délivrer et réceptionner tous documents et formulaires RH
- Réceptionner le courrier livré par le service courrier général et effectuer le tri nécessaire
- Procéder à la numérisation puis à l'enregistrement dans le progiciel Elise
- Ventiler les courriers à ne pas numériser dans les casiers des services concernés
- Ventiler les courriers externes et internes dans les casiers des services concernés ainsi que les plis non distribués
- Récupérer, enregistrer et acheminer les parapheurs DRH tant au départ qu'en retour de la DRH
- L'agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité du service.
Profils recherchés
Savoirs:
Connaissance de l'organigramme de la Région et de la DRH
Connaissances des missions et des activités de la DRH
Bonne mémoire des noms et sigles
Bonne maîtrise du standard téléphonique
techniques de secrétariat, de recherche documentaire, de capitalisation et de classement de documents, de régulation, d'écoute
Savoir-faire:
Accueillir le public avec amabilité
S'exprimer clairement
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, les courriers et les parapheurs
Utiliser le progiciel Elise : saisie, scan, recherche
Gérer le suivi des données enregistrées dans Elise
- Utiliser l'interface (à vernir) entre les différents logiciels d'entrée des demandes externes (Nuage, AKIO)
- Diffuser des informations et des documents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Savoir-être:
Discrétion
Rigueur
Fiabilité
Faire preuve d'organisation
Adaptabilité
Réactivité
Formations et diplômes
Niveau BAC souhaité
Connaissance du statut de la fonction publique souhaitée
Connaissance de l'organigramme de la Région et de la DRH
Connaissances des missions et des activités de la DRH
Bonne mémoire des noms et sigles
Bonne maîtrise du standard téléphonique
techniques de secrétariat, de recherche documentaire, de capitalisation et de classement de documents, de régulation, d'écoute
Savoir-faire:
Accueillir le public avec amabilité
S'exprimer clairement
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, les courriers et les parapheurs
Utiliser le progiciel Elise : saisie, scan, recherche
Gérer le suivi des données enregistrées dans Elise
- Utiliser l'interface (à vernir) entre les différents logiciels d'entrée des demandes externes (Nuage, AKIO)
- Diffuser des informations et des documents
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Savoir-être:
Discrétion
Rigueur
Fiabilité
Faire preuve d'organisation
Adaptabilité
Réactivité
Formations et diplômes
Niveau BAC souhaité
Connaissance du statut de la fonction publique souhaitée
Contact
Contact
0491575057
Lien de candidature
Informations complémentaires
Nous vous remercions de bien vouloir candidater en ligne en joignant votre CV et votre lettre de motivation.
Si toutefois vous ne souhaitez pas candidater en ligne vous pouvez nous transmettre votre candidature par voie postale.
Adresser lettre de motivation + curriculum vitae détaillé + arrêté de situation administrative et attestation de réussite à concours si vous êtes lauréat-e- en indiquant la référence EO AD à :
Monsieur le Président du Conseil Régional Provence Alpes Côte d'Azur
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de la Région
27, Place Jules Guesde
13481 Marseille
Si toutefois vous ne souhaitez pas candidater en ligne vous pouvez nous transmettre votre candidature par voie postale.
Adresser lettre de motivation + curriculum vitae détaillé + arrêté de situation administrative et attestation de réussite à concours si vous êtes lauréat-e- en indiquant la référence EO AD à :
Monsieur le Président du Conseil Régional Provence Alpes Côte d'Azur
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de la Région
27, Place Jules Guesde
13481 Marseille
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.