Poste rattaché à la Direction Générale Déléguée Transition Environnementale Culture Sport et Equipements

Apporter une aide permanente au directeur de Pôle en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, de classement et suivi de dossiers ; de l'assister pour l’ensemble des démarches administratives, organisationnelles ; mais également de participer à l’organisation et à la coordination administrative du Pôle.Proposer méthode d’organisation, de centralisation, de classement et de mise à disposition des dossiers et projets mis en œuvre par les 5 directions du Pôle.
Assurer l’accueil physique et téléphonique,
Gérer l’agenda du Directeur de Pôle, organiser et ajuster les emplois du temps de l’ensemble des directions de pôle par une gestion proactive des agendas électroniques partagés et être force de propositions (vérification des participants, durée des réunions, gestion des lieux/salles etc…), organiser les réunions (programmation, convocations, réservations des salles),
Coordonner la diffusion des informations et coordonner les retours,
Rédiger les comptes rendus de réunions du Pôle et assurer leur transmission, classement,
Gérer et traiter le courrier (AIRMESS et hors AIRMESS), vérifier les courriers présentés à la signature de la hiérarchie, gérer les parapheurs,
Organiser, classer et archiver les dossiers du Directeur de Pôle,
Assurer la transversalité entre les services et coordonner les productions des directions,
Contrôler le respect des procédures internes à l’institution avant de soumettre à la validation du directeur de pôle,
Prioriser et hiérarchiser les urgences,
Proposer méthode et processus pour faciliter le fonctionnement des équipes du Pôle en matière d’administration,
Participer à l’amélioration des procédures du pôle.

Poste accessible uniquement au grade d'avancement adjoint administratif principal 2eme classe ou 1ère classe .
Compétences métiers attendues :
Connaissance des institutions,
Connaissance des procédures administratives,
Prioriser les urgences et missions,
Utilisation des logiciels dédiés aux activités, des outils de gestion de base de données.
Compétences comportementales attendues :
Bonne expression orale/écrite,
Autonomie,
Capacité d'adaptation,
Curiosité d'esprit,
Esprit d'équipe,
Sens de l'organisation,
Capacité de synthèse et d'analyse,
Capacité rédactionnelle et de mise en forme,
Rigueur,
Capacité d’analyse,
Rapidité d’exécution,
Ecoute et discrétion.
Compétences transversales attendues :
Connaître et mettre en œuvre les techniques de secrétariat
Aptitude à la communication orale
Capacités rédactionnelles
Maîtriser l’outil informatique et les applications DECADE, AIRMESS…
Savoir- faire en matière d’échanges avec les élus.