Sous l’autorité directe du Maire et de sa Responsable hiérarchique, le Secrétaire de Direction a en charge les missions suivantes :

MISSIONS PRINCIPALES

Coordonne l’équipe du Cabinet du Maire
Assiste le Maire afin d’optimiser la gestion de ses activités
Tient à jour l’agenda du Maire et aide à planifier les rendez-vous, les réunions et autres
Gère et assure le suivi administratif des rendez-vous
Rédige des interventions, courriers, comptes rendus et relevés de décisions
Accueille et renseigne la population
Assure un accueil téléphonique et filtre les appels et les redirige le cas échéant
Traite et priorise toutes les correspondances sortantes et entrantes (e-mails, courriers, rapports…)
Diffuse aux élus et aux services municipaux, le courrier externe vu par le Maire
Gère les documents confidentiels en veillant à ce qu’ils restent sécurisés
Assure le maintien des dossiers électroniques et papier en veillant à ce que les informations soient organisées et facilement accessibles.
Organise le classement et l’archivage des dossiers et documents
Mène des recherches de présentations, de rapports, de comptes rendus selon les besoins
Echange quotidiennement des informations avec le Maire, les élus et son responsable hiérarchique Apporte les éléments nécessaires à la connaissance des interventions et évènements quotidiens
Est en relation avec l’ensemble des services de la collectivité
Assure un relai avec les services municipaux pour la prise en charge des aspects matériels et organisationnels nécessaires à l’exercice des délégations des élus
Effectue les réservations des salles « Mairie » pour réunions
Met à jour des fichiers
Procède à des envois divers (cartes de vœux, remerciements, condoléances…)
Coopère avec d’autres collectivités et partenaires extérieurs
Assure le suivi des parapheurs des autres institutions dont le Maire dépend (ACCM…)

POLYVALENCE DE SERVICE
Assure une polyvalence de poste avec et en l’absence de l’agent en charge du secrétariat des élus

COMPETENCES RELATIVES AU POSTE

Savoirs
Connaissance des institutions
Connaissance de la municipalité et de ses services, de l’environnement social, économique, associatif et politique
Maitrise de l’outil informatique et des logiciels bureautique
Connaissance et respect des procédures administratives

Savoir-faire
Maîtriser l’accueil physique et téléphonique
Maîtriser les règles d’expression écrite et orale
Maîtriser les techniques de secrétariat
Savoir gérer son temps ainsi que des plannings
Savoir être réactive et agir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver une attitude de neutralité et d’objectivité face aux différentes situations rencontrées
Disposer d’un sens aigu de l’organisation
Disposer de capacité de recherche et de synthèse
Faire preuve d’une capacité d’écoute active
Savoir communiquer de manière claire et professionnelle
Etre garant de l’image de la personne qu’il assiste
Avoir le sens du service public, de la responsabilité et du travail en équipe
Disposer de capacité à diversifier ses compétences

Savoir être
Disponible et autonome
Faculté d’adaptation aux changements de situation et aux autres
Savoir gérer avec sang-froid, maîtrise de soi, toutes les situations
Avoir le sens de la discrétion
Développer un sens aigu du détail et de la rigueur