ASSISTANT DE DIRECTION H/F
Offre n° O013240702000888
Publiée le 02/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
ROGNAC
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
31/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe en charge des Ressources, l'assistant(e) de direction apporte une aide permanente dans l'optimisation de la gestion de l'activité (gestion d'agenda, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Il recueille et traite les informations internes et externes liées au fonctionnement de la collectivité. Il assure le lien avec le Cabinet du Maire et les élus.
Missions / conditions d'exercice
Accueil et information
* Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction générale
* Renseigner, informer, orienter les interlocuteurs
* Diffuser l'information auprès des différentes directions
Secrétariat
* Gérer l'agenda du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe aux Ressources
* Organiser les réunions : convocations, réservations, préparation des documents et transmission
* Concevoir, rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et rapports
* Assurer la gestion et le suivi du courrier et des parapheurs
* Réaliser le classement et l'archivage ainsi que la mise à jour de bases de données et de fichiers
Gestion administrative
* Prendre en charge le suivi de dossiers de la Direction
* Apporter son appui au service des assemblées dans l'organisation des conseils municipaux
* Assurer les missions de Référent RH pour la Direction
* Gérer l'ensemble de la logistique de la Direction
* Assurer les réponses en lien avec la commission d'accès aux documents administratifs
* Elaborer et suivre des tableaux de bords
* Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction générale
* Renseigner, informer, orienter les interlocuteurs
* Diffuser l'information auprès des différentes directions
Secrétariat
* Gérer l'agenda du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe aux Ressources
* Organiser les réunions : convocations, réservations, préparation des documents et transmission
* Concevoir, rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et rapports
* Assurer la gestion et le suivi du courrier et des parapheurs
* Réaliser le classement et l'archivage ainsi que la mise à jour de bases de données et de fichiers
Gestion administrative
* Prendre en charge le suivi de dossiers de la Direction
* Apporter son appui au service des assemblées dans l'organisation des conseils municipaux
* Assurer les missions de Référent RH pour la Direction
* Gérer l'ensemble de la logistique de la Direction
* Assurer les réponses en lien avec la commission d'accès aux documents administratifs
* Elaborer et suivre des tableaux de bords
Profils recherchés
? Savoirs
* Notions d'organisation de gestion du temps de travail
* Fonctionnement des services de la collectivité
* Règles de l'expression orale et écrite de qualité
* Techniques de secrétariat
* Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu
? Savoir-faire
* Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et de leurs processus de décision
* Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
* Savoir prendre des notes, rédiger des courriers, des comptes rendus et des rapports
* Maîtrise de l'outil informatique, (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)...
? Savoir-être
* Discrétion et sens du devoir de réserve
* Réactivité, capacité à anticiper
* Rigueur et méthode
* Autonomie et sens des responsabilités
* Aisance relationnelle
* Force de proposition
* Implication et disponibilité
* Rapidité d'exécution
* Etablir une relation de confiance avec le DGS et les élus
* Notions d'organisation de gestion du temps de travail
* Fonctionnement des services de la collectivité
* Règles de l'expression orale et écrite de qualité
* Techniques de secrétariat
* Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu
? Savoir-faire
* Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et de leurs processus de décision
* Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
* Savoir prendre des notes, rédiger des courriers, des comptes rendus et des rapports
* Maîtrise de l'outil informatique, (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)...
? Savoir-être
* Discrétion et sens du devoir de réserve
* Réactivité, capacité à anticiper
* Rigueur et méthode
* Autonomie et sens des responsabilités
* Aisance relationnelle
* Force de proposition
* Implication et disponibilité
* Rapidité d'exécution
* Etablir une relation de confiance avec le DGS et les élus
Contact
Contact
04428776400
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature .
( lettre de motivation +cv)
À Mairie de Rognac
Service des ressources Humaines
Hôtel de ville - 1 Place de L'hôtel de ville
13340 Rognac
( lettre de motivation +cv)
À Mairie de Rognac
Service des ressources Humaines
Hôtel de ville - 1 Place de L'hôtel de ville
13340 Rognac
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.