Assistant(e) de Direction aux Evènements
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Offre n° O013240702000490
Publiée le 02/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
CV et Lettre de Motivation, Arles (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Il/elle assiste le directeur des évènements dans la gestion administrative de la Direction des évènements. Il/elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Direction.
Missions / conditions d'exercice
o Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction
o Assurer le suivi du courrier (arrivée et départ) et la distribution interne
o Réaliser les missions de secrétariat à la demande du Directeur : préparation et suivi des rendez-vous, mise à jour du calendrier Outlook, participation à la rédaction de courrier et de notes de service, recherches d’informations mise en forme de documents et diffusion d’informations, etc.
o Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
o Assurer la gestion des congés du personnel de la direction des Evènements
o Gérer et suivre l’activité des équipes (déclaration des heures supplémentaires, suivre le planning des activités)
o Elaborer et suivre le calendrier des évènements (guichet unique)
o Assurer la gestion des commandes des équipements des agents et des fournitures de bureau de la régie technique
o Organiser le classement et l’archivage des dossiers (administratifs et manifestations)
o Assister le Directeur sur certains dossiers particuliers en termes de suivi administratif ou organisationnel
o Assurer le suivi du courrier (arrivée et départ) et la distribution interne
o Réaliser les missions de secrétariat à la demande du Directeur : préparation et suivi des rendez-vous, mise à jour du calendrier Outlook, participation à la rédaction de courrier et de notes de service, recherches d’informations mise en forme de documents et diffusion d’informations, etc.
o Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
o Assurer la gestion des congés du personnel de la direction des Evènements
o Gérer et suivre l’activité des équipes (déclaration des heures supplémentaires, suivre le planning des activités)
o Elaborer et suivre le calendrier des évènements (guichet unique)
o Assurer la gestion des commandes des équipements des agents et des fournitures de bureau de la régie technique
o Organiser le classement et l’archivage des dossiers (administratifs et manifestations)
o Assister le Directeur sur certains dossiers particuliers en termes de suivi administratif ou organisationnel
Profils recherchés
o Maîtrise rédactionnelle
o Maîtrise des logiciels de bureautique (OpenOffice) et des outils numériques
o Sens de l’organisation, gestion du temps
o Rigueur administrative
o Esprit d’initiative et autonomie
o Discrétion professionnelle et diplomatie
o Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
o Connaissance des circuits et procédures administratives
o Bon sens relationnel
o Aptitude au travail en équipe
o Maîtrise des logiciels de bureautique (OpenOffice) et des outils numériques
o Sens de l’organisation, gestion du temps
o Rigueur administrative
o Esprit d’initiative et autonomie
o Discrétion professionnelle et diplomatie
o Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
o Connaissance des circuits et procédures administratives
o Bon sens relationnel
o Aptitude au travail en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0490493636
Informations complémentaires
CV et Lettre de motivation
Adresse de l'employeur
COMMUNE D'ARLES
>Place de la République
13637 ARLES
>Place de la République
13637 ARLES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.