Au sein de l'Unité d'Appui et de Coordination Euroméditerranéenne, assister plus particulièrement la chef d'unité et les chefs de service et assurer le secrétariat pour l'ensemble des services.

Gérer les agendas de la direction et des encadrants des services, organiser leurs réunions en lien avec l'assistante du directeur ;
Assister aux réunions d'équipes, réunions transversales en faire des comptes-rendus simples,
Assurer la fluidité de la circulation de l’information interne/externe : suivi des dossiers, suivi et relance des demandes de notes ;
Organiser les tâches administratives et contribuer au travail de secrétariat de la direction et des services dans ses différentes tâches : réception, enregistrement, tri du courrier et transmission, mise en forme de courrier, de notes, suivi des parapheurs, accueil téléphonique, réservation de salles/véhicules, classement et archivage, gestion des stocks des consommables, en lien avec l'assistante du directeur
Assurer le suivi des réponses aux courriers et s’assurer des délais de réponse
Répondre aux sollicitations des appels téléphoniques ;
Préparation des sessions : saisie et corrections éventuelles sous POSACTES des rapports présentés au vote des élus, vérification de la complétude des rapports (avis juridiques et financiers, fiches résumé, fiches opérations, textes d’intervention, Q+R),
Mises à jour régulières des tableaux de suivi en vue des différentes instances, montage des dossiers correspondants pour les élus ; tri des rapports session et dossiers obsolètes sous O ;
Appui administratif et financier aux services : titres de recettes ; Campagne d’annulation ; suivi des conventions et assistance ponctuelle pour les marchés (suivi sous Gecco); mise à jour des tableaux de suivi des mandatements pour les dossiers de subventions, aide à l’instruction de dossiers de subvention; anticipation sur la caducité des dossiers de demande de subvention

BAC +2 et /ou expérience confirmée en secrétariat / gestion administrative
Connaissance des institutions et de leur fonctionnement, des circuits administratifs et des procédures ;
Connaissance de tableaux de bords et d'indicateurs ;
Connaissance des modes d'attribution des subventions ;
Maîtrise des procédures d’instructions administratives et financières des dossiers de la collectivité : guide des procédures, règlement financier ;
Respect des délais et des ordres de priorité ;
Expression orale et écrite ;
Utilisation des logiciels bureautiques et des logiciels spécifiques à la Région : Elise, Outlook, Pack office (bureautique), POSACTES, Rooming’it, GITT.