Pour la Direction Communication, la Métropole Aix-Marseille-Provence recherche un.e Assistant.e de direction chargé.e d’apporter une aide permanente au Directeur en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers, ainsi qu’un soutien à tous les collaborateurs de la Direction dans leurs missions de contrôle et d’expertise dans les domaines administratifs et organisationnels. Vous participez également au traitement des dossiers administratifs de la Direction et assister à certains dossiers transverses de la Direction.

Vos principales missions sont les suivantes :

Assurer le secrétariat du Directeur
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes, documents divers et en assurer le suivi.
- Planification et logistique des réunions et des déplacements.
- Prise de rendez-vous et tenue à jour de l’agenda.
- Elaboration de dossiers préparatoires aux réunions et transmission des documents.
- Prise des notes et rédaction des comptes rendus de réunion (réunions de direction...).

Coordonner l'accueil et le courrier de la direction
- Accueil physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs si besoin.
- Gestion de la boîte mail communication de la direction.
- Suivi et coordination des projets et activités de la direction en lien avec la directrice.
- Gestion du courrier entrant-sortant et du courrier électronique.
- Suivi du respect des délais de réponse.
- Centralisation et vérification des parapheurs.
- En lien avec le cabinet, suivi des notes à destination du Président et des élus.

Participer à l'organisation administrative et logistique de la direction
- Centralisation et diffusion des informations dans les services.
- Suivi des productions attendues par les services et aux relances nécessaires.
- Rôle de référent dans le domaine de la gestion du temps et référent informatique pour les agents de la direction.
- Organisation et gestion des stocks de fournitures.
- Organisation du classement et de l'archivage de dossiers.

Issu.e d’une formation Bac/Bac+2 en secrétariat/gestion, vous disposez d’une expérience similaire avec une connaissance de l’environnement et du fonctionnement des collectivités territoriales (instances, interlocuteurs, circuit de décision).

Vous maîtrisez les techniques d’expression écrite et orale et les outils informatiques (traitement de texte, tableur, messagerie, logiciel Airmess…).

Votre sens de la confidentialité, votre capacité à gérer les priorités, à hiérarchiser les informations à transmettre et votre implication seront autant d’atouts pour une intégration réussie.