La Métropole Aix-Marseille-Provence recrute un.e Coordonnateur.trice administratif.ve Secrétariat Général pour être un support à la Secrétaire Générale et au Directeur Général des Services (DGS) dans l’organisation et la gestion du travail.

A ce titre, vous êtes chargé.e de coordonner les actions et tâches nécessaires au bon fonctionnement du Secrétariat Général et de la Direction Générale des Services, d’instruire les dossiers, de coordonner l'activité entre les agents et d’assurer la gestion administrative ainsi que le suivi des dossiers, de suivre les engagements et les préconisations, de créer, suivre et coordonner les dossiers attribués et de collaborer avec les institutions et les directions.

Vous assurez les principales activités suivantes :
- Coordonner l’activité entre le supérieur hiérarchique et les collaborateurs en termes d’organisation.
- Instruire, planifier, traiter et suivre les dossiers.
- Recueillir et centraliser les données nécessaires auprès des différentes directions.
- Préparer les réunions (ordre du jour, préparation des dossiers…).
- Préparer et rédiger des courriers et notes internes.
- Etre l'interface entre les différents services pour le montage des dossiers tant en interne (Présidente/Cabinet, DGS Appuis et Services...) qu'en externe (Collectivités, Elus, Services de l’Etat) et être le référent technique.

Issu.e d’une formation en gestion/administrative, vous disposez d'une expérience sur un poste similaire avec une connaissance de l’environnement et du fonctionnement des collectivités territoriales (instances, interlocuteurs, circuit de décision).

Vous maîtrisez les techniques d’organisation et de planification, d’expression écrite et orale et les outils informatiques (traitement de texte, tableur, messagerie notamment).

Votre sens de la confidentialité, votre capacité à gérer les priorités, à hiérarchiser les informations à transmettre et votre implication seront autant d’atouts pour une intégration réussie.