Au sein de la Direction Générale Adjointe Ville de Demain (DGAVD), vous assisterez la Directrice du Foncier et de l’Immobilier dans le suivi et l’optimisation de la gestion de ses activités et serez en appui à l’organisation et la coordination de la Direction Foncière et Immobilière.

Contexte

La Direction Foncière et Immobilière rassemble environ 70 collaborateurs(trices) au sein de deux pôles, trois services et une mission. L’équipe de direction est composée d’une Directrice, son assistant(e), une Directrice de Pôle, deux asset manager et une chargée de gestion.
Rattaché(e) à la Directrice, vous lui apporterez un soutien permanent en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers.

Vos missions
Personne pivot de la Direction Foncière et Immobilière (DFI), vous jouerez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de cette direction et l’efficacité de l’équipe de direction. Vous assurerez la gestion du secrétariat de direction et son interface relationnelle et organisationnelle avec ses interlocuteurs internes et externes.

Votre rôle consistera à :

• Organiser la vie professionnelle de la Directrice : agenda, prise de rendez-vous, gestion des appels en son absence, rappel des informations urgentes ou importantes et transmission des messages, organisation des déplacements, constitution des fonds de dossier, alimentation des tableaux de suivi d'activité ;

• Mettre en œuvre l’organisation et le suivi administratif de l’équipe de direction et des chefs(fes) de service : planning des congés, processus d’évaluation, courriers administratifs personnels, compilation des tableaux de suivi des effectifs et autres documents transversaux ;

• Assurer la gestion logistique de la direction : commande et coordination des commandes de fournitures administratives ;

• Réaliser l’accueil téléphonique et physique au secrétariat : renseignements des interlocuteurs(trices), réception, filtre et transmission des messages téléphoniques ;

• Organiser et planifier des réunions : préparation de réunions, rédaction des ordres du jour en concertation, etc. ;

• Gérer le courrier : traitement, diffusion et suivi des courriers de la Direction, gestion de la messagerie électronique de la Directrice avec pour objectifs la recherche d'information et d’assurer un relai interne ;

• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : prise de notes et mise en forme de tous types de courriers, saisie de documents de formes et contenus divers ;

• Suivre les projets et activités de la DFI : intégration des priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, création et suivi des tableaux de bord, relais de communication et informations, vérification des parapheurs, enregistrement et suivi des parapheurs de la Directrice et de la Directrice de Pôle, préparation et diffusion de l’ordre du jour de la réunion hebdomadaire du CODIR, rédaction de courriers de réponse aux sollicitations issus des réunions de proximité, etc.

Dans le cadre de vos activités, vous serez en outre en charge des demandes d'informations aux assistant(e)s des élus, du Cabinet, des DGA, autres Directions et Services, ainsi que la circulation de l'information entre les différents Services de la Direction dans le respect des règles de confidentialité.

Vos avantages

• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ...).
• Possibilité de télétravail

Votre lieu de travail
40 rue Fauchier – 13002 Marseille

Votre profil
Nous avons hâte de vous connaître !

Titulaire d'un Bac à Bac +2 dans le domaine et/ou du grade d’adjoint administratif territorial, vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire.
Vous connaissez l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales.
Doté(e) de qualités rédactionnelles et relationnelles, vous possédez des capacités d’anticipation, de prises d’initiatives et d’agilité dans le traitement de l’information.
Vous maîtrisez les logiciels bureautiques, les techniques de secrétariat ainsi que l’orthographe et la syntaxe.
Diplomate, vous savez faire preuve de sang froid et êtes en mesure de vous adapter et de trouver rapidement des solutions.
Autonome et rigoureux(euse), vous avez le sens de l’organisation et du service public.
Vous êtes reconnu(e) pour votre esprit d'équipe, votre discrétion professionnelle et votre respect du devoir de réserve.

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