Agent du service Accueil / Etat-civil / Cabinet du Maire
Offre n° O011241118000050
Publiée le 18/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
55 BD DE LA REPUBLIQUE, Villemoustaussou (Aude)
Poste à pourvoir le
02/01/2025
Date limite de candidature
19/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Habitat et politique de la ville >
Habitat, logement
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du service administratif (12 agents) de la Commune de Villemoustaussou (4500 hab.), placé(e) sous la responsabilité de la DGS, vous serez chargé(e) de l'accueil des administrés, la gestion de la population et vous serez en relation étroite avec les élus dans le cadre de la gestion du cabinet du Maire.
Le travail s'effectue en binôme, en alternance sur ces deux missions.
Le travail s'effectue en binôme, en alternance sur ces deux missions.
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL
Accueil physique des usagers
Accueil téléphonique - gestion du standard : réception des appels, prise de message, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements
Réception et diffusion de l’information : enregistrement du courrier arrivé/départ (+ machine à affranchir) transmission à la DGS, envoi du courrier, diffusion de l’information en général – utilisation du logiciel de dématérialisation de courrier
Gestion de l’état-civil : mariage, décès, naissance (actes, copies d’actes….), tables décennales…
Gestion des dossiers tels que les étrangers, le cimetière, demande de naturalisation, baptême
Bureautique : saisie et mise en forme de documents administratifs (courriers, tableaux, attestations…)
Mise en place de l’affichage à l’accueil
Exécution et suivi des procédures administratives
Classement – archivage des dossiers du service
CABINET DU MAIRE
Courrier du Maire et des Elus - Rendez-vous du Maire et des Elus
Planning du Maire et du conseil municipal – gestion des agendas partagés
Préparation et organisations des manifestations et des cérémonies (inauguration, commémoration, spectacles, expositions…) – gestion du protocole
Liens avec l'intercommunalité Carcassonne Agglo & le CIAS : correspondances, délibérations, compte-rendu, classement
Gestion des réservations des salles municipales (plannings, courriers, cautions…)
Missions au service des Affaires Générales à hauteur de 20% du temps de travail par semaine
Autre mission occasionnelle : délivrance des pièces d’identité
Accueil physique des usagers
Accueil téléphonique - gestion du standard : réception des appels, prise de message, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements
Réception et diffusion de l’information : enregistrement du courrier arrivé/départ (+ machine à affranchir) transmission à la DGS, envoi du courrier, diffusion de l’information en général – utilisation du logiciel de dématérialisation de courrier
Gestion de l’état-civil : mariage, décès, naissance (actes, copies d’actes….), tables décennales…
Gestion des dossiers tels que les étrangers, le cimetière, demande de naturalisation, baptême
Bureautique : saisie et mise en forme de documents administratifs (courriers, tableaux, attestations…)
Mise en place de l’affichage à l’accueil
Exécution et suivi des procédures administratives
Classement – archivage des dossiers du service
CABINET DU MAIRE
Courrier du Maire et des Elus - Rendez-vous du Maire et des Elus
Planning du Maire et du conseil municipal – gestion des agendas partagés
Préparation et organisations des manifestations et des cérémonies (inauguration, commémoration, spectacles, expositions…) – gestion du protocole
Liens avec l'intercommunalité Carcassonne Agglo & le CIAS : correspondances, délibérations, compte-rendu, classement
Gestion des réservations des salles municipales (plannings, courriers, cautions…)
Missions au service des Affaires Générales à hauteur de 20% du temps de travail par semaine
Autre mission occasionnelle : délivrance des pièces d’identité
Profils recherchés
COMPETENCES ET SAVOITR FAIRE LIES AU POSTE:
Bon contact avec le public : accueil et renseignements auprès du public
Capacité rédactionnelle
Discrétion – respect de la confidentialité
Rigueur dans la gestion des fichiers informatiques (logiciel)
Organisation – méthode – classement
Respect des procédures et des décisions prises
Savoir comprendre une demande, filtrer, orienter les demandes
Savoir prendre des notes
Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs
Accueillir le public avec amabilité
Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
EXIGENCES DE TRAVAIL
Relationnel avec le public
Travail de bureau
Horaires fixes imposés
Autonomie dans l’organisation du travail
Contraintes réglementaires
Rigueur administrative dans la gestion des dossiers
Utilisation de logiciels dédiés à la population, à l’état-civil, planning, courrier
CONTRAINTES:
Travail sur écran quotidien
Agressivité du public
Travail hebdomadaire 37h - RTT 11 jours- RIFSEEP - Contrat collectif prévoyance avec participation employeur - CIOS
Expérience sur poste similaire fortement souhaitée.
Bon contact avec le public : accueil et renseignements auprès du public
Capacité rédactionnelle
Discrétion – respect de la confidentialité
Rigueur dans la gestion des fichiers informatiques (logiciel)
Organisation – méthode – classement
Respect des procédures et des décisions prises
Savoir comprendre une demande, filtrer, orienter les demandes
Savoir prendre des notes
Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs
Accueillir le public avec amabilité
Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
EXIGENCES DE TRAVAIL
Relationnel avec le public
Travail de bureau
Horaires fixes imposés
Autonomie dans l’organisation du travail
Contraintes réglementaires
Rigueur administrative dans la gestion des dossiers
Utilisation de logiciels dédiés à la population, à l’état-civil, planning, courrier
CONTRAINTES:
Travail sur écran quotidien
Agressivité du public
Travail hebdomadaire 37h - RTT 11 jours- RIFSEEP - Contrat collectif prévoyance avec participation employeur - CIOS
Expérience sur poste similaire fortement souhaitée.
Contact et modalités de candidature
Contact
0468477486
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation à déposer soit sur le site emploi-territorial.fr, soit par mail à finances@villemoustaussou.fr, soit en papier, à l'attention de M. le Maire
En cas de mutation joindre également le dernier arrêté de situation administrative et les 3 derniers entretiens individuels.
En cas de mutation joindre également le dernier arrêté de situation administrative et les 3 derniers entretiens individuels.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.