Assistant de direction / assistant de projets (H/F)
Offre n° O010250101392239
Publiée le 23/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Direction des ressources humaines - h?tel du d?partement - 2 rue pierre labonde - bp 394, Troyes (Aube)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
23/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Autonomie, l'assistant de direction/assistante de projets fait le lien entre les services, la direction et les partenaires externes : il assiste les chefs de service et chargés de mission, en prenant en charge le secrétariat, l'accueil, la communication et la gestion des réunions.
Activités au sein de la Direction Autonomie :
- Gère les plannings, l'évènementiel et les déplacements des chefs de service
- Organise et planifie les réunions : rédaction des ordres du jour et des comptes rendus, recherche les informations nécessaires à l'avancée des travaux, organisation matérielle, respect et suivi des délais de transmission, les objectifs.
- Participe à l'élaboration, la réflexion nécessaire et la coordination des projets de la Direction Autonomie (projets institutionnels, schémas autonomie)
- Effectue l'accueil physique et téléphonique du public et des usagers, met en relation, transfère les informations et les communications, envoi d'imprimés et documentations diverses
- Réalise des écrits professionnels et rédactionnels, gère le courrier (réception, délai de réponse, rédaction de prise de notes, compte-rendu, communiqué de presse, procédures, transmission, diffusion, classement)
- Assure un support secrétariat à l'ensemble des acteurs de la Direction Autonomie (chef de service des prestations et dispositifs pour l'autonomie, conférence des financeurs de la perte de l'Autonomie, etc...)
-Assure la transmission aux partenaires caisses de retraites des dossiers administratifs de demandes de prestations dans le cadre de la reconnaissance mutuelle
- Assure le suivi des tableaux de bords d'activité de la Direction Autonomie
- Elabore les plaquettes d'information, affiches et documentations diverses
- Participe à la diffusion interne de la documentation
- Participe à la logistique matériel de la direction : gestion du stock des imprimés, des fournitures et des matériels, gestion et la délivrance des boîtes à clés aux services d'aides à domicile
- assure la continuité du secrétariat de la directrice autonomie en complémentarité de l'assistant de direction
Au sein du service évaluation et conseil Médical :
- Effectue le recueil, la transmission et le suivi des Evènements Indésirables et Réclamations des familles concernant les personnes âgées et personnes en situation de handicap hébergées en structures.
- Assure en complémentarité la gestion et le suivi des sollicitations de soit-transmis émanant du Tribunal de Grande Instance
- Assure en complémentarité de la référente de mission la réception et la transmission des Informations Préoccupantes Adultes Vulnérables du domicile et des écrits professionnels dans le cadre de déclaration de situations préoccupantes au Tribunal de Grande Instance en coordination avec les intervenants de la Direction Autonomie
- Assure la gestion des certificats médicaux : saisie des grilles AGGIR, la gestion en dématérialisée, préparation des commissions APA hebdomadaires sur le plan médical, classement, archivage, épuration des archives
- Assure la gestion et le suivi des commissions de concertation technique
- Assure la continuité de mission de la référente accueil familial pendant les congés (accueil familial, aides aux étudiants en médecine
- Assure le secrétariat, la collaboration avec le chef de service évaluation et conseil médical
- Participe et concourt à la mise en oeuvre des projets institutionnels
Activités au sein de la Direction Autonomie :
- Gère les plannings, l'évènementiel et les déplacements des chefs de service
- Organise et planifie les réunions : rédaction des ordres du jour et des comptes rendus, recherche les informations nécessaires à l'avancée des travaux, organisation matérielle, respect et suivi des délais de transmission, les objectifs.
- Participe à l'élaboration, la réflexion nécessaire et la coordination des projets de la Direction Autonomie (projets institutionnels, schémas autonomie)
- Effectue l'accueil physique et téléphonique du public et des usagers, met en relation, transfère les informations et les communications, envoi d'imprimés et documentations diverses
- Réalise des écrits professionnels et rédactionnels, gère le courrier (réception, délai de réponse, rédaction de prise de notes, compte-rendu, communiqué de presse, procédures, transmission, diffusion, classement)
- Assure un support secrétariat à l'ensemble des acteurs de la Direction Autonomie (chef de service des prestations et dispositifs pour l'autonomie, conférence des financeurs de la perte de l'Autonomie, etc...)
-Assure la transmission aux partenaires caisses de retraites des dossiers administratifs de demandes de prestations dans le cadre de la reconnaissance mutuelle
- Assure le suivi des tableaux de bords d'activité de la Direction Autonomie
- Elabore les plaquettes d'information, affiches et documentations diverses
- Participe à la diffusion interne de la documentation
- Participe à la logistique matériel de la direction : gestion du stock des imprimés, des fournitures et des matériels, gestion et la délivrance des boîtes à clés aux services d'aides à domicile
- assure la continuité du secrétariat de la directrice autonomie en complémentarité de l'assistant de direction
Au sein du service évaluation et conseil Médical :
- Effectue le recueil, la transmission et le suivi des Evènements Indésirables et Réclamations des familles concernant les personnes âgées et personnes en situation de handicap hébergées en structures.
- Assure en complémentarité la gestion et le suivi des sollicitations de soit-transmis émanant du Tribunal de Grande Instance
- Assure en complémentarité de la référente de mission la réception et la transmission des Informations Préoccupantes Adultes Vulnérables du domicile et des écrits professionnels dans le cadre de déclaration de situations préoccupantes au Tribunal de Grande Instance en coordination avec les intervenants de la Direction Autonomie
- Assure la gestion des certificats médicaux : saisie des grilles AGGIR, la gestion en dématérialisée, préparation des commissions APA hebdomadaires sur le plan médical, classement, archivage, épuration des archives
- Assure la gestion et le suivi des commissions de concertation technique
- Assure la continuité de mission de la référente accueil familial pendant les congés (accueil familial, aides aux étudiants en médecine
- Assure le secrétariat, la collaboration avec le chef de service évaluation et conseil médical
- Participe et concourt à la mise en oeuvre des projets institutionnels
Missions / conditions d'exercice
Au sein de la Direction Autonomie, l'assistant de direction/assistante de projets fait le lien entre les services, la direction et les partenaires externes : il assiste les chefs de service et chargés de mission, en prenant en charge le secrétariat, l'accueil, la communication et la gestion des réunions.
Activités au sein de la Direction Autonomie :
- Gère les plannings, l'évènementiel et les déplacements des chefs de service
- Organise et planifie les réunions : rédaction des ordres du jour et des comptes rendus, recherche les informations nécessaires à l'avancée des travaux, organisation matérielle, respect et suivi des délais de transmission, les objectifs.
- Participe à l'élaboration, la réflexion nécessaire et la coordination des projets de la Direction Autonomie (projets institutionnels, schémas autonomie)
- Effectue l'accueil physique et téléphonique du public et des usagers, met en relation, transfère les informations et les communications, envoi d'imprimés et documentations diverses
- Réalise des écrits professionnels et rédactionnels, gère le courrier (réception, délai de réponse, rédaction de prise de notes, compte-rendu, communiqué de presse, procédures, transmission, diffusion, classement)
- Assure un support secrétariat à l'ensemble des acteurs de la Direction Autonomie (chef de service des prestations et dispositifs pour l'autonomie, conférence des financeurs de la perte de l'Autonomie, etc...)
-Assure la transmission aux partenaires caisses de retraites des dossiers administratifs de demandes de prestations dans le cadre de la reconnaissance mutuelle
- Assure le suivi des tableaux de bords d'activité de la Direction Autonomie
- Elabore les plaquettes d'information, affiches et documentations diverses
- Participe à la diffusion interne de la documentation
- Participe à la logistique matériel de la direction : gestion du stock des imprimés, des fournitures et des matériels, gestion et la délivrance des boîtes à clés aux services d'aides à domicile
- assure la continuité du secrétariat de la directrice autonomie en complémentarité de l'assistant de direction
Au sein du service évaluation et conseil Médical :
- Effectue le recueil, la transmission et le suivi des Evènements Indésirables et Réclamations des familles concernant les personnes âgées et personnes en situation de handicap hébergées en structures.
- Assure en complémentarité la gestion et le suivi des sollicitations de soit-transmis émanant du Tribunal de Grande Instance
- Assure en complémentarité de la référente de mission la réception et la transmission des Informations Préoccupantes Adultes Vulnérables du domicile et des écrits professionnels dans le cadre de déclaration de situations préoccupantes au Tribunal de Grande Instance en coordination avec les intervenants de la Direction Autonomie
- Assure la gestion des certificats médicaux : saisie des grilles AGGIR, la gestion en dématérialisée, préparation des commissions APA hebdomadaires sur le plan médical, classement, archivage, épuration des archives
- Assure la gestion et le suivi des commissions de concertation technique
- Assure la continuité de mission de la référente accueil familial pendant les congés (accueil familial, aides aux étudiants en médecine
- Assure le secrétariat, la collaboration avec le chef de service évaluation et conseil médical
- Participe et concourt à la mise en oeuvre des projets institutionnels
Activités au sein de la Direction Autonomie :
- Gère les plannings, l'évènementiel et les déplacements des chefs de service
- Organise et planifie les réunions : rédaction des ordres du jour et des comptes rendus, recherche les informations nécessaires à l'avancée des travaux, organisation matérielle, respect et suivi des délais de transmission, les objectifs.
- Participe à l'élaboration, la réflexion nécessaire et la coordination des projets de la Direction Autonomie (projets institutionnels, schémas autonomie)
- Effectue l'accueil physique et téléphonique du public et des usagers, met en relation, transfère les informations et les communications, envoi d'imprimés et documentations diverses
- Réalise des écrits professionnels et rédactionnels, gère le courrier (réception, délai de réponse, rédaction de prise de notes, compte-rendu, communiqué de presse, procédures, transmission, diffusion, classement)
- Assure un support secrétariat à l'ensemble des acteurs de la Direction Autonomie (chef de service des prestations et dispositifs pour l'autonomie, conférence des financeurs de la perte de l'Autonomie, etc...)
-Assure la transmission aux partenaires caisses de retraites des dossiers administratifs de demandes de prestations dans le cadre de la reconnaissance mutuelle
- Assure le suivi des tableaux de bords d'activité de la Direction Autonomie
- Elabore les plaquettes d'information, affiches et documentations diverses
- Participe à la diffusion interne de la documentation
- Participe à la logistique matériel de la direction : gestion du stock des imprimés, des fournitures et des matériels, gestion et la délivrance des boîtes à clés aux services d'aides à domicile
- assure la continuité du secrétariat de la directrice autonomie en complémentarité de l'assistant de direction
Au sein du service évaluation et conseil Médical :
- Effectue le recueil, la transmission et le suivi des Evènements Indésirables et Réclamations des familles concernant les personnes âgées et personnes en situation de handicap hébergées en structures.
- Assure en complémentarité la gestion et le suivi des sollicitations de soit-transmis émanant du Tribunal de Grande Instance
- Assure en complémentarité de la référente de mission la réception et la transmission des Informations Préoccupantes Adultes Vulnérables du domicile et des écrits professionnels dans le cadre de déclaration de situations préoccupantes au Tribunal de Grande Instance en coordination avec les intervenants de la Direction Autonomie
- Assure la gestion des certificats médicaux : saisie des grilles AGGIR, la gestion en dématérialisée, préparation des commissions APA hebdomadaires sur le plan médical, classement, archivage, épuration des archives
- Assure la gestion et le suivi des commissions de concertation technique
- Assure la continuité de mission de la référente accueil familial pendant les congés (accueil familial, aides aux étudiants en médecine
- Assure le secrétariat, la collaboration avec le chef de service évaluation et conseil médical
- Participe et concourt à la mise en oeuvre des projets institutionnels
Profils recherchés
Diplôme et expérience souhaités
BAC pro secrétariat - BTS secrétariat - expérience souhaitée
Compétences et qualités requises
- Connaissance des collectivités territoriales
- Maîtrise des fonctions de secrétariat : expression écrite et orale, langue française (grammaire et orthographe) et esprit de synthèse
- Maîtrise des règles administratives et écrits professionnels (prise de notes, résumé, rédaction) -Qualités rédactionnelles
- Appétence pour l'informatique, et bonne pratique des outils bureautiques (Excel, Word, powerpoint, Solis, BO)
- Aptitude à l'autonomie, et rigueur dans le travail
- Qualités relationnelles et sens de l'écoute
- Capacités au travail en équipe, communication, coordination
- Disponibilité, adaptabilité, réactivité
- Respect des obligations de discrétion et secret professionnels et de confidentialité
Poste ouvert au grade de rédacteur. Candidature à adresser avant le 23/02/25
Si le candidat retenu n'a pas le statut de fonctionnaire, un CDD de un à trois ans pourra être proposé.
Ce poste est accessible à tout(e) candidat(e) remplissant les conditions du décret N° 96-1087 du 10 décembre 1996 portant application de la Loi du 10 juillet 1987 relative au recrutement des personnes handicapées par la voie contractuelle.
Avantages
· Régime indemnitaire + prime annuelle
· Télétravail possible jusqu'à 2 jours par semaine, en fonction des contraintes du service
· Opportunités de formation et d'évolution professionnelle
· Jusqu'à 25 jours de congés annuels (soit 5 semaines) et 23 jours de RTT pour 39h hebdomadaires
· Compte Epargne Temps monétisable
· Remboursement à hauteur de 75 % des frais de transports en commun ou parking gratuit
· Chèques déjeuners ou restaurant collectif avec participation employeur
· Offre variée du comité d'oeuvres sociales (chèques culture, allocations sportives et culturelles, billetterie pour les loisirs, prestations familiales...)
· Contrat mutuelle et prévoyance avec participation de l'employeur
BAC pro secrétariat - BTS secrétariat - expérience souhaitée
Compétences et qualités requises
- Connaissance des collectivités territoriales
- Maîtrise des fonctions de secrétariat : expression écrite et orale, langue française (grammaire et orthographe) et esprit de synthèse
- Maîtrise des règles administratives et écrits professionnels (prise de notes, résumé, rédaction) -Qualités rédactionnelles
- Appétence pour l'informatique, et bonne pratique des outils bureautiques (Excel, Word, powerpoint, Solis, BO)
- Aptitude à l'autonomie, et rigueur dans le travail
- Qualités relationnelles et sens de l'écoute
- Capacités au travail en équipe, communication, coordination
- Disponibilité, adaptabilité, réactivité
- Respect des obligations de discrétion et secret professionnels et de confidentialité
Poste ouvert au grade de rédacteur. Candidature à adresser avant le 23/02/25
Si le candidat retenu n'a pas le statut de fonctionnaire, un CDD de un à trois ans pourra être proposé.
Ce poste est accessible à tout(e) candidat(e) remplissant les conditions du décret N° 96-1087 du 10 décembre 1996 portant application de la Loi du 10 juillet 1987 relative au recrutement des personnes handicapées par la voie contractuelle.
Avantages
· Régime indemnitaire + prime annuelle
· Télétravail possible jusqu'à 2 jours par semaine, en fonction des contraintes du service
· Opportunités de formation et d'évolution professionnelle
· Jusqu'à 25 jours de congés annuels (soit 5 semaines) et 23 jours de RTT pour 39h hebdomadaires
· Compte Epargne Temps monétisable
· Remboursement à hauteur de 75 % des frais de transports en commun ou parking gratuit
· Chèques déjeuners ou restaurant collectif avec participation employeur
· Offre variée du comité d'oeuvres sociales (chèques culture, allocations sportives et culturelles, billetterie pour les loisirs, prestations familiales...)
· Contrat mutuelle et prévoyance avec participation de l'employeur
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.