Assistante du pôle secrétariat direction
Offre n° O010240910000956
Publiée le 11/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
21 RUE ETIENNE PEDRON CS 30607, Troyes (Aube)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
11/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
I. APPUYER LA CHEFFE DE L’ASSISTANCE DE DIRECTION ET PALIER L’ABSENCE DE L’AGENT D’ACCUEIL
a) Assurer le secrétariat du service assistance de direction
b) Assurer l’accueil de l’état-major
c) Assurer la gestion du site internet et intranet
a) Assurer le secrétariat du service assistance de direction
b) Assurer l’accueil de l’état-major
c) Assurer la gestion du site internet et intranet
Missions / conditions d'exercice
Assurer les accueils physique et téléphonique du service Direction
Gérer les agendas électroniques et les rendez-vous du Directeur et de son adjoint
Suivre le traitement du courrier adressé aux Président du CA, au Directeur départemental et au Directeur départemental adjoint
Gérer le suivi des parapheurs mis à la signature de M. le Président du conseil d’administration et de M. le Préfet
Assister le Directeur départemental et le Directeur départemental adjoint
Etablir les recueils des actes administratifs du SDIS
Organiser les manifestations et cérémonies
Gérer les demandes de réservation de véhicules du pool général et en assurer le suivi
Gestion de l’accueil physique et téléphonique
Gestion du courrier
Gérer le site internet et intranet du SDIS
Gérer les agendas électroniques et les rendez-vous du Directeur et de son adjoint
Suivre le traitement du courrier adressé aux Président du CA, au Directeur départemental et au Directeur départemental adjoint
Gérer le suivi des parapheurs mis à la signature de M. le Président du conseil d’administration et de M. le Préfet
Assister le Directeur départemental et le Directeur départemental adjoint
Etablir les recueils des actes administratifs du SDIS
Organiser les manifestations et cérémonies
Gérer les demandes de réservation de véhicules du pool général et en assurer le suivi
Gestion de l’accueil physique et téléphonique
Gestion du courrier
Gérer le site internet et intranet du SDIS
Profils recherchés
• Savoir :
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement du SDIS
- Connaissance des missions de chaque service de l’état-major
- Maitriser les techniques de standard téléphonique et d’accueil du public
- Maitriser internet et l’intranet du SDIS
- Maitriser les logiciels Word et Excel
• Savoir-faire :
- S’exprimer clairement
- S’adapter aux différents publics
- Réguler l’entrée des visiteurs et assurer la traçabilité
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
- Conserver neutralité et objectivité en toutes situations
- Appliquer l’obligation de discrétion professionnelle d’information
- Appliquer le règlement interne de l’établissement public
- Filtrer les appels téléphoniques et les transmettre aux agents compétents ou bien en cas d’absence prendre un message
- Recevoir et transmettre les messages et courriers informatiques dans les plus brefs délais
- Identifier et anticiper les problèmes
- Signaler à sa hiérarchie toutes anomalies
- Organiser son temps de travail
- Rendre compte de l’avancée des travaux confiés
• Savoir être :
- Accueillir le public avec amabilité
- Faire preuve d’écoute et de compréhension
- S’exprimer avec politesse
- Porter une tenue vestimentaire convenable et adaptée au poste
- Avoir une bonne hygiène corporelle
- Organiser méthodiquement son espace de travail
- Posséder des qualités relationnelles et le sens de l’entraide
- Savoir travailler en équipe
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement du SDIS
- Connaissance des missions de chaque service de l’état-major
- Maitriser les techniques de standard téléphonique et d’accueil du public
- Maitriser internet et l’intranet du SDIS
- Maitriser les logiciels Word et Excel
• Savoir-faire :
- S’exprimer clairement
- S’adapter aux différents publics
- Réguler l’entrée des visiteurs et assurer la traçabilité
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
- Conserver neutralité et objectivité en toutes situations
- Appliquer l’obligation de discrétion professionnelle d’information
- Appliquer le règlement interne de l’établissement public
- Filtrer les appels téléphoniques et les transmettre aux agents compétents ou bien en cas d’absence prendre un message
- Recevoir et transmettre les messages et courriers informatiques dans les plus brefs délais
- Identifier et anticiper les problèmes
- Signaler à sa hiérarchie toutes anomalies
- Organiser son temps de travail
- Rendre compte de l’avancée des travaux confiés
• Savoir être :
- Accueillir le public avec amabilité
- Faire preuve d’écoute et de compréhension
- S’exprimer avec politesse
- Porter une tenue vestimentaire convenable et adaptée au poste
- Avoir une bonne hygiène corporelle
- Organiser méthodiquement son espace de travail
- Posséder des qualités relationnelles et le sens de l’entraide
- Savoir travailler en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0325435819
Informations complémentaires
Le SDIS de l'Aube participe à hauteur de 25 euros/mois au risque santé.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.