Vous assurez la gestion quotidienne des Halles sur les plans administratif, technique et financier en bon père de famille en veillant au contrôle et suivi rigoureux de l’établissement et de ses usages. Vous veiller au respect du règlement intérieur du site et êtes chargé de porter son adaptation, et veiller au strict suivi des process internes à la collectivité. Véritable relais entre les occupants du site (commerçants, bureaux et services situés en mezzanine) et la collectivité (propriétaire du bâtiment), vous serez garant de la bonne application et du respect des règles et process au sein de ce bâtiment municipal en veillant à maintenir les équilibres et enjeux notamment commerciaux pour les occupants.

Gestion administrative et financière des Halles
Fonction accueil : accueillir, renseigner, et veiller à l’installation des nouveaux occupants (accueil physique et téléphonique). Etre à l’écoute des commerçants et instaurer un dialogue de confiance
Supervision et coordination des occupants et intervenants extérieurs (entreprises extérieures au sens du Code du travail) en lien avec le responsable unique de sécurité au sens du CCH,
Rédige et assure le suivi des dossiers et des conventions établis avec les commerçants
Suivi des indicateurs de gestion dans le respect du budget alloué, procéder au suivi des charges annuelles
Préparer et suivre le budget des halles y compris analyse des demandes de subventions, rédaction des bons de commande. Etablissement des décomptes de charges.
Veiller à la bonne application des procédures de gestion et de fonctionnement des Halles
Animer la commission de concertation des Halles : organisation de la commission (ordre du jour, présentation Powerpoint, préparation de salle, animation de la séance, élaboration et diffusion du compte rendu)
Rédaction de courrier, notes, consignes et tout autre document administratif nécessaire à la bonne gestion et tenue du site
Assister le responsable unique de sécurité dans l’accomplissement de ses missions (planification des formations incendie avec les occupants, mise à jour du registre de sécurité)
Assurer une veille juridique nécessaire à la mise à jour des documents internes (règlement intérieur, conventions, etc.)
Rédaction et amendement du règlement intérieur
Gestion technique des Halles :
Acquérir une parfaite maitrise du bâtiment sous tous les angles et le rôle des principaux intervenants
Coordination des services municipaux et des entreprises intervenantes sur le bâtiment pour les opérations de maintenance et des travaux à réaliser en lien avec le référent bâtiment et le responsable unique de sécurité
Accueillir les entreprises et prestataires divers intervenant au sein du bâtiment
Faire appliquer le règlement intérieur du site auprès des différents occupants / rappeler les consignes autant que de besoin / proposition de mise en œuvre d’actions correctives si nécessaire auprès du SHD et indicateur de suivi / mise en œuvre et suivi des procédures de sanctions
Assurer le suivi des entreprises prestataires de service :
-nettoyage en lien et en appui avec le service entretien des locaux : contrôle du site après intervention du prestataire + contrôle commerçant (reportage photo et compte rendu à l’appui pour transmission moyen généraux pour suite à donner auprès de l’entreprise- être force de proposition dans les actions à mener.
-prestation de surveillance des Halles : planification du temps de travail de l’agent de sécurité, établissement des bons de commande, reporting si nécessaire auprès de la société et passation des consignes aux agents présents etc.
Participer et assurer le suivi des commissions de sécurité en qualité de chef d’établissement et en lien avec le RUSI (levée des observations, préparation des visites, mise à jour du registre et des consignes d’évacuation etc.)
Recensement et analyse de 1er ordre des demandes d’évolution et ou d’intervention formulées par les occupants sur les installations
Promotion du site
Travailler en lien avec l’association pour la promotion du marché des Halles (APMH) et la direction de la communication de la Ville à la promotion du site
Proposer et mettre en œuvre des actions en faveur du développement commercial des Halles
Etre acteur et force de proposition dans la modernisation des Halles et de ses usages, participer à faire évoluer positivement les mentalités et être porteur des messages de la collectivité tout en contribuant à renforcer la cohésion interne des occupants.

Vous assurez la gestion quotidienne des Halles sur les plans administratif, technique et financier en bon père de famille en veillant au contrôle et suivi rigoureux de l’établissement et de ses usages. Vous veiller au respect du règlement intérieur du site et êtes chargé de porter son adaptation, et veiller au strict suivi des process internes à la collectivité. Véritable relais entre les occupants du site (commerçants, bureaux et services situés en mezzanine) et la collectivité (propriétaire du bâtiment), vous serez garant de la bonne application et du respect des règles et process au sein de ce bâtiment municipal en veillant à maintenir les équilibres et enjeux notamment commerciaux pour les occupants.

Gestion administrative et financière des Halles
Fonction accueil : accueillir, renseigner, et veiller à l’installation des nouveaux occupants (accueil physique et téléphonique). Etre à l’écoute des commerçants et instaurer un dialogue de confiance
Supervision et coordination des occupants et intervenants extérieurs (entreprises extérieures au sens du Code du travail) en lien avec le responsable unique de sécurité au sens du CCH,
Rédige et assure le suivi des dossiers et des conventions établis avec les commerçants
Suivi des indicateurs de gestion dans le respect du budget alloué, procéder au suivi des charges annuelles
Préparer et suivre le budget des halles y compris analyse des demandes de subventions, rédaction des bons de commande. Etablissement des décomptes de charges.
Veiller à la bonne application des procédures de gestion et de fonctionnement des Halles
Animer la commission de concertation des Halles : organisation de la commission (ordre du jour, présentation Powerpoint, préparation de salle, animation de la séance, élaboration et diffusion du compte rendu)
Rédaction de courrier, notes, consignes et tout autre document administratif nécessaire à la bonne gestion et tenue du site
Assister le responsable unique de sécurité dans l’accomplissement de ses missions (planification des formations incendie avec les occupants, mise à jour du registre de sécurité)
Assurer une veille juridique nécessaire à la mise à jour des documents internes (règlement intérieur, conventions, etc.)
Rédaction et amendement du règlement intérieur
Gestion technique des Halles :
Acquérir une parfaite maitrise du bâtiment sous tous les angles et le rôle des principaux intervenants
Coordination des services municipaux et des entreprises intervenantes sur le bâtiment pour les opérations de maintenance et des travaux à réaliser en lien avec le référent bâtiment et le responsable unique de sécurité
Accueillir les entreprises et prestataires divers intervenant au sein du bâtiment
Faire appliquer le règlement intérieur du site auprès des différents occupants / rappeler les consignes autant que de besoin / proposition de mise en œuvre d’actions correctives si nécessaire auprès du SHD et indicateur de suivi / mise en œuvre et suivi des procédures de sanctions
Assurer le suivi des entreprises prestataires de service :
-nettoyage en lien et en appui avec le service entretien des locaux : contrôle du site après intervention du prestataire + contrôle commerçant (reportage photo et compte rendu à l’appui pour transmission moyen généraux pour suite à donner auprès de l’entreprise- être force de proposition dans les actions à mener.
-prestation de surveillance des Halles : planification du temps de travail de l’agent de sécurité, établissement des bons de commande, reporting si nécessaire auprès de la société et passation des consignes aux agents présents etc.
Participer et assurer le suivi des commissions de sécurité en qualité de chef d’établissement et en lien avec le RUSI (levée des observations, préparation des visites, mise à jour du registre et des consignes d’évacuation etc.)
Recensement et analyse de 1er ordre des demandes d’évolution et ou d’intervention formulées par les occupants sur les installations
Promotion du site
Travailler en lien avec l’association pour la promotion du marché des Halles (APMH) et la direction de la communication de la Ville à la promotion du site
Proposer et mettre en œuvre des actions en faveur du développement commercial des Halles
Etre acteur et force de proposition dans la modernisation des Halles et de ses usages, participer à faire évoluer positivement les mentalités et être porteur des messages de la collectivité tout en contribuant à renforcer la cohésion interne des occupants.

SAVOIRS
Bonne connaissance du bâtiment des halles et de ses annexes et du fonctionnement et des missions des services municipaux
Bonne connaissance des procédures applicables aux collectivités territoriales
Bonne maîtrise des outils informatiques courants
Connaissance juridique et administrative propre au métier
Connaissance de la culture territoriale

SAVOIR-FAIRE
Sens de l’accueil et de l’organisation
Polyvalence
Rigueur, réactivité, autonomie
Capacités rédactionnelles
Capacités à régler des situations parfois tendues
Capacité à rendre compte et à référer
Capacité d’adaptation, volontaire au changement
Capacité à interroger et à changer les habitudes

SAVOIR-ETRE
Dynamique, positif, force de proposition
Sens du relationnel et du travail en équipe
Disponible
Sens du service public